Näin hyödynnät prosessin yhteenvetosivua prosessikuvauksissa

Tämä blogikirjoitus perustuu 6.9.2022 pidettyyn webinaariin, jossa käsittelin prosessin kuvaamiseen käytettyä kolmisivutekniikan ensimmäistä osaa eli yhteenvetosivua. Voit katsoa webinaarin alta.

Kolmisivutekniikka ja yhteenvetosivu 

Kolmisivutekniikka on prosessien kuvaamiseen käytetty tekniikka, joka sisältää nimensä mukaisesti kolme erillistä sivua, joilla kuvataan prosessia. Nämä kolme sivua ovat nimeltään: yhteenveto, prosessikaavio ja vaiheiden kuvaukset. 

1. Prosessikuvauksista puhuttaessa, tarkoitetaan yleensä prosessikaaviota, joka on visuaalinen kuvaus siitä, mitä prosessissa tapahtuu ja kuka tekemisestä vastaa tai suorittaa. Yleinen tapa kuvata prosessikaavioita on niin sanottu uimaratakaavio. 
2. Vaiheiden kuvaukset ovat prosessin tarkempia materiaaleja, kuten ohjeistuksia varten. Vaiheiden kuvaus on paikka, johon voidaan kirjoittaa tarkemmin, miten prosessissa olevat vaiheet tehdään, jolloin prosessikaavio voidaan pitää yksinkertaisena ja helppolukuisena. Tällä tavalla kaikkea tietoa ei tarvitse kirjata itse kaavioon. 
3. Webinaarin pääaihe oli  yhteenvetosivu, johon voidaan listata koko prosessia koskevat yleiset tiedot. Yhteenvetosivun sisältö voidaan räätälöidä tarpeen mukaan, mutta tärkeää on, että se sisältää prosessiomistajalle ja kehittämisen kannalta tärkeät tiedot. 

👉 Tutustu tarkemmin kolmisivutekniikkaan tästä.

Yhteenvetosivun tarkoitus ja hyödyntäminen 

Yhteevetosivu on ennen kaikkea prosessiomistajan työkalu. Yhteenvetosivu täytetään prosessikohtaisesti ja organisaation prosessikuvaussääntöjen mukaan. 

Yhteenvetosivu on myös erityisen hyvä lähtökohta, kun prosessin kuvaamista ollaan aloittamassa. On tyypillistä aloittaa prosessin kuvaaminen kaaviosta, mutta yhteenvedon täyttäminen yleensä helpottaa huomattavasti kaavion tekemistä, koska yhteenvedossa käsitellään prosessin yleiset tiedot.

Yhteenvedossa yleisesti rajataan,

• mitä asioita prosessiin sisältyy,
• miksi prosessi on olemassa ja
• mitä muuta tärkeää prosessiin liittyy. 

Prosessin yhteenvetosivun päätarkoitus on kuitenkin prosessien kehityksessä. Siksi prosessin yhteenvedon sisältö muodostuu pitkälti siitä, miksi prosesseja on lähtedetty kuvaamaan. Jos tarkoituksena on lisätä prosessien välistä läpinäkyvyyttä, yhteenvetoon on hyvä kirjata muun muassa prosessin rajapinnat, inputit ja outputit tarkasti. 

Yhteenvetosivun sisältö 

Yhteenvetosivulle tulisi kerätä tietoja, joita on tarkoitus hyödyntää prosessikehittämisessä. Varsinkin prosessien kuvaamista aloittaessa, tulisi keskittyä ylläpitämään vain muutamia eri otsikoita, joita aktiivisesti hyödynnetään prosessien kehittämisessä.

Yleisiä täytettäviä kenttiä ovat:

• prosessin tarkoitus,
• omistaja,
• prosessin alku (tai inputit),
• prosessin loppu (tai outputit) ja
• asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset.

Näiden lisäksi muita kenttiä täytetään riippuen siitä, mitä asioita prosessien kuvaamisella on tarkoitus kehittää. Esimerkiksi, jos halutaan kehittää prosessien läpinäkyvyyttä ja yhteen toimivuutta, kirjataan prosessirajapinnat usein yhteenvetoon. 

Kiinnostaako prosessien kehittäminen? Suosittelen sinulle näitä sisältöjä:

👉 Työkaluja prosessien kehittämiseen | blogi
👉 Prosessijohtaminen | ladattava artikkeli
👉Prosessien pitkäjänteinen kehittäminen kuvauksia hyödyntämällä| blogi