Prosessit - Pinnan alla piilevä suuri ja vaikuttava osa

Prosessit – Pinnan alla piilevä suuri ja vaikuttava osa

Jaa myös muille

Tiedätkö mikä upotti aikansa mahtituotteen, uppoamattoman Titanicin? No kaikkihan sen tietävät, jäävuori tietenkin. Mutta oletko ajatellut mikä osa jäävuoresta sen sai aikaan? Sitä ei saanut aikaan se pieni pinnan yläpuolella näkyvissä oleva jäävuoren osa, vaan se valtaisa massa, joka on pinnan alla piilossa.

Organisaatioissa keskitytään usein vain jäävuoren huippuun, siihen pieneen osaan organisaation kokonaisuudesta ja kuvitellaan, että strategiset muutokset tarkoittavat vain organisaation ylimpien osien järjestelyä sekä niihin liittyviä asioita. Jäävuoren huipulla olevalla muutoksella vaikutetaan kuitenkin vain pieneen osaan organisaatiosta, jolloin ruohonjuuritason operatiivinen toiminta jatkaa muutoksitta. Prosessijohtamisen tavoitteena on vaikuttaa jäävuoren pinnan alla olevaan suureen osaan, jolloin saadaan aikaan todellisia muutoksia.

Johdon rooli

Toiminnan kehittäminen prosessimaisen ajattelun kautta lähtee organisaation johdosta. Prosessien kehittäminen ei ole erillinen osa yrityksen toimintaa, vaan se liittyy aina organisaation muuhun kehittämiseen ja suunnitteluun. Prosessien kehittämisen tulisikin aina pohjautua organisaation visioihin, strategioihin ja toimintaperiaatteisiin.

Prosessimainen kehittäminen tarkoittaa organisaation toiminnan prosessien muodostamien kokonaisuuksien tarkastelua, ja niihin muutoksien tekemistä. Muutoksien tavoite on tehdä prosesseista sellaisia, että ne lisäävät asiakkaille ja muille sidosryhmille tuotettujen tuotteiden ja palvelujen arvoa suhteessa käytettyihin panoksiin.

Asiakkaan kasvanut rooli ja prosessikeskeinen ajattelu

Jos vastakohtia halutaan hakea, niin prosessikeskeisen ajattelun vastakohdaksi voidaan mieltää organisaatiokeskeinen ajattelu. Organisaatiokeskeinen ajattelu on vanhaa perua, millä monet yritykset ovat luoneet menestyksensä jo yli sadan vuoden ajan. Näistä menestyjistä on otettu mallia, ja tästä syystä on syntynyt uusia samoin toimivia yrityksiä.

Organisaatiokeskeisessä ajattelussa, ja niin toimivissa yrityksissä, ei sinänsä ole mitään vikaa, ja ne ovatkin luoneet monia menestystarinoita. Maailma on kuitenkin muuttunut, ja se on luonut tarpeen uudistukselle. Kehittyvä teknologia, markkinoiden globalisoituminen ja asiakkaiden kasvaneet vaatimukset valtavien valinnanvarojen ympäröimänä ovat tehneet perinteisestä toiminnasta valitettavan vanhanaikaista. Asiakkaan rooli on nykyaikaisessa organisaatiotoiminnassa kasvanut suureksi.

Usein tuijotetaan vain yksittäisiä työvaiheita sen sijaan, että keskityttäisiin päätavoitteeseen, eli asiakkaan tarpeen tyydyttämiseen. Yksittäiset työvaiheet ovat tietenkin tärkeitä, mutta yksikään niistä ei yksinään tyydytä asiakkaan tarvetta, vaan siihen tarvitaan koko prosessin toimivuutta. Usein keskitymmekin prosessien sijasta tehtäviin, ihmisiin ja rakenteisiin.
Organisaatioiden vastaaminen nykyajan haasteisiin helpottuu muuttamalla toiminta organisaatiokeskeisestä ajattelusta prosessikeskeiseksi. Prosessikeskeinen ajattelu pohjaa toimintatapaan, jossa keskitytään asiakkaalta asiakkaalle ulottuviin toimintaprosesseihin ja niiden muodostamiin kokonaisuuksiin. Näin voidaan välttää yksikkö- ja yksilökeskeisyyden aiheuttamia ongelmia.

IMS-ohjelmisto prosessikeskeisen ajattelun tukena

IMS-ohjelmisto sisältää helppokäyttöisen työkalun prosessien mallintamiseen. Sen avulla saadaan visualisoitua koko organisaation toiminta prosesseina. Prosessit kuvataan hierarkkisesti ylhäältä alaspäin, edeten karkeimman tason kuvauksista kohti yksityiskohtaisempaa työnkulkua. Yksikään prosessikuvaus ei jää irralliseksi, vaan ne kytkeytyvät tiiviisti toisiinsa prosessipuun avulla. IMS mahdollistaa myös sen, että prosesseihin voidaan liittää kaikki niihin liittyvä sisältö.

Lähteet:

  • Hammer, Michael (1996). Beyond reengineering - How the process-centered organization is changing our work and our lives
  • Hammer, Michael & James Champy (suom. Mela, E.) (1994). Reengineering: toiminnan uudelleenrakentaminen
  • Hannus, Jouko (1994). Prosessijohtaminen - Ydinprosessien uudistaminen ja yrityksen suorituskyky
  • JHS 152
  • Toivonen, Matti, Tiina Ramstedt-Sen & Ari-Veikko Anttiroiko (2011). Prosessien kehittäminen kuntien teknisellä sektorilla – Kupera -hankkeen raportti

Tutustu IMS-ohjelmistoon ilmaisen demon avulla

Tagged , .

Aki Kärnä on laatujohtamisen asiantuntija, jolla on vuosien työkokemus julkiselta sektorilta. Aki nostaa toiminnan kehittämisessä aina asiakkaan keskiöön ja tunnistaa asiakkaita sekä heidän tarpeitaan. Prossien kehittäminen ja toiminnan mittaaminen ovat Akin vahvuuksia ja hän etsiikin aina kokonaisuuden kannalta syy ja seuraus- suhteita. Aki on toiminut IMS-toimintajärjestelmän pääkäyttäjänä ja sen käyttöönottajana. Akilta löytyy myös Lean Six Sigma Green Belt sertifikaatti.