5 lokakuun, 2023

Laadunhallinta ja kokonaisarkkitehtuuri – miten ne täydentävät toisiaan?

Kirjoittaja:

Ella Lindroos

Laadunhallinta ja kokonaisarkkitehtuuri ovat osa johtamista ja arjen toimintaa

Laadunhallinta korostaa toimintaa ja kehittämistä. Kokonaisarkkitehtuuri korostaa strategiatyötä ja muutosta.

Molemmat tarjoavat keskitetyn kehitys- ja viestintäympäristön.
Kummatkin sisältävät samoja elementtejä kuten organisaation kontekstin, riskienhallinnan, tuotteiden ja prosessien kehittämisen sekä selkeät roolit, vastuut ja valtuudet.

Käsitteenä kokonaisarkkitehtuuri on laajempi ja se määrittää laadunhallinnan paikan organisaation arkkitehtuurissa.

Kokonaisarkkitehtuurin hengen mukaisesti näkökulmat tulisi suunnitella niin, että päällekkäisyydet vältetään, ja nämä eri näkökulmat mahdollisimman hyvin täydentävät ja tukevat toisiaan. Todennäköisesti laadunhallinta- tai toimintajärjestelmästä löytyykin valmiita kuvauksia linjauksista, tuotteista, palveluista ja prosesseista kokonaisarkkitehtuurissa hyödynnettäväksi.

Kokonaisarkkitehtuuri auttaa organisaatiota suunnittelemaan tulevaisuuttaan strategisesti ja varmistamaan, että eri osatekijät tukevat organisaation liiketoimintatavoitteita.

Laadunhallinta voi täydentää tätä tarjoamalla tietoa siitä, miten laatuvaatimukset ja asiakasvaatimukset liittyvät organisaation strategisiin tavoitteisiin. Tämä auttaa organisaatiota varmistamaan, että sen laatu- ja toimintastrategiat ovat yhteensovitettuja.

Mitä laadunhallinnassa on olennaista?

Laadunhallinnassa on olennaista saattaa tavoitteet, tuotteet ja palvelut sekä niiden tuottamistavat läpinäkyviksi. Näin varmennetaan, vakioidaan ja yhtenäistetään toimintaa, sekä sen lopputulosta.

Ohjeistuksen lisäksi laadunhallinta korostaa kehityksen ajureina konkreettisia tekijöitä, kuten mittaaminen, arvioinnit sekä sisäisten ja ulkoisten palautteiden hallinta.

Laadunhallinnan kuvaukset ovat nykytilan kuvauksia, joissa aukot vaatimustasoon on paikattu, puutteet korjattu ja tuotteen lopputulos varmistettu.

Näin laadunhallinta ohjaa koko henkilöstön toimintaa, ja kukin tietää mitä tehdä ja miten toimia.

Mikä kokonaisarkkitehtuurissa on olennaista?

Kokonaisarkkitehtuuria käytetään johdon ja ICT:n päätöksenteon tukena.

Liiketoiminnan ja tietohallinnon tulee toimia yhteistyössä. Asia korostuu entisestään luotaessa uusia liiketoimintamalleja ja palveluita. Kokonaisarkkitehtuuri soveltuu erityisen hyvin tilanteisiin, kun halutaan selvittää asioiden välisiä riippuvaisuuksia ja vaikutuksia (strategia, liiketoimintamalli, kyvykkyydet ja kehityshankkeet).

Kokonaisarkkitehtuuri tähtää ensisijaisesti muutosten hallintaan.

Otetaan esimerkiksi perinteisen myyntiorganisaation ja palvelujen muuttaminen verkkokaupaksi. Muutos vaikuttaa palvelujen, prosessien, tiedonhallinnan ja järjestelmien, sekä niihin liittyvään osaamiseen ja hankintoihin.

Muutoksen tekemisessä tarvitaan kokonaisarkkitehtuurin avulla tuotettuja tavoitetila kuvauksia ja skenaarioita. Näiden kuvauksien avulla on helpompi ymmärtää esimerkiksi mitkä prosessit vaativat digitalisoitumista, verkkokaupan toimivuuden näkökulmasta tai millaisia ohjelmistojja tai palveluita organisaation tulee hankkia verkkokauppaa ajatellen.

Laadunhallinnan ja kokonaisarkkitehtuurin synergia edut

Laadunhallinta ja kokonaisarkkitehtuuri tarjoavat kaksi tärkeää näkökulmaa organisaation toiminnan kehittämiseen, ja niiden yhteistyöllä on useita etuja.

Kokonaisarkkitehtuuri auttaa organisaatiota hahmottamaan organisaation eri osatekijät, kuten liiketoimintaprosessit, tietotekniikka, tietovarannot ja infrastruktuuri, yhtenäisenä kokonaisuutena.
Laadunhallinta puolestaan keskittyy varmistamaan, että tuotteet, palvelut ja prosessit täyttävät organisaation sisäiset ja ulkoiset laatuvaatimukset.

Yhdistämällä nämä kaksi näkökulmaa organisaation mahdollista saada kokonaisvaltainen kuva siitä, miten laatu liittyy organisaation eri osa-alueisiin ja miten se vaikuttaa koko organisaation toimintaan:

Laadunhallinta auttaa organisaatiotasi noudattamaan erilaisia laatuun liittyviä standardeja ja sääntelyvaatimuksia.
Kokonaisarkkitehtuuri taas auttaa varmistamaan, että organisaatio ymmärtää toimintaansa kokonaisavaltaisesti – organisaation rakenteet, toiminnot ja niiden väliset yhteydet ja riippuvuussuhteet.

Kokonaisuudessaan laadunhallinnan ja kokonaisarkkitehtuurin yhteistyö auttaa organisaatiotasi saavuttamaan paremman toiminnan hallinnan, suorituskyvyn ja strategisen suunnittelun tason. On kuitenkin tärkeää, että määrittelette selkeät prosessit ja vastuuhenkilöt näiden kahden näkökulman integroimiseksi.

Integroi laatujärjestelmä ja kokonaisarkkitehtuuri: IMS- ja ARC-ohjelmistot – parhaat yhdessä

Kehittämämme IMS-ohjelmisto on laadunhallinnan työkalu, jonka avulla organisaatio voi rakentaa ja kehittää sen omiin tarpeisiin sopivaa laatujärjestelmää. ARC-ohjelmisto puolestaan on kokonaisarkkitehtuurin työkalu, jonka avulla organisaatio voi mallintaa ja hallita toiminnan muodostamaa kokonaisuutta kokonaisarkkitehtuurin keinoin.

IMS-toimintajärjestelmä ja ARC kokonaisarkkitehtuuriohjelmisto ovat kaksi erilaista tietojärjestelmätyyppiä, jotka voivat tukea organisaation tehokasta toimintaa ja strategista suunnittelua.

Ohjelmistot on mahdollista integroida toisiinsa, jolloin IMS-ohjelmistoon kuvatut prosessit tulevat automaattisena syötteenä ARC-ohjelmiston käyttöön kokonaisarkkitehtuurin rakentamista varten. Pitämässäni webinaarissa esittelin, miten IMS- ja ARC-ohjelmistojen integraatio toimii ja miten ohjelmistot hyödyntävät toisiaan. Katso tallenne alta. 👇