Blogi

Valmiita kysymyksiä sisäisiin auditointeihin

Millaisia kysymyksiä esittää sisäisessä auditoinnissa? Listasimme käytettäväksesi ison määrän valmiita kysymyksiä, joita voit hyödyntää sisäisessä auditoinnissa. Jaottelimme kysymykset ISO-standardien, laatukulttuurin, johtajuuden, prosessien ja riskienhallinnan mukaan.

Hyödynnä ISO-standardien runkokysmyksiä organisaationne omaan liiketoimintaan sekä sisäiseen auditointiin sopivaksi

Kysymyksiä ISO-standardin sisäiseen auditointiin:

1. Ohjeistus, jota aiheesta laadittu?
2. Ohjeet ajan tasalla? Löydettävissä?
3. Mitä tietoa tallennetaan? Tiedosto? Raportti tms?
4. Mistä löydät tallennetun tiedon, raportin?
5. Kuka, ketkä ovat vastuussa teemaan liittyvästä toiminnasta? Tiedostavatko he vastuunsa, valtuutensa?
6. Johdon vastuu teemassa? Miten ilmenee?
7. Onko teemassa asetettu tavoitteita? Jos, niin miten mitataan ja seurataan? Reagointi vaihteluihin?
8. Toimenpiteet tavoitteisiin pääsemiseksi?
9. Sisäinen /ulkoinen viestintä aiheessa?
10. Resurssointi–ihmiset / oikea osaaminen OK?
11. Laitteet, järjestelmät –kapasiteetti OK?
12. Kunnossapito jos soveltuu? Oma, ostettu, sujuuko?
13. Työympäristö, työolosuhteet kunnossa?
14. Toimintaprosessi, jossa teemaa hallitaan? -kuvaus, roolit, kriittiset seikat, työkalut, työohjeet, mittarit, prosessin parantaminen?
15. Toimittajien, urakoitsijoiden toiminta hankintasopimuksen mukaista? Opastus talon tavoille?
16. Palautteen anto toimittajille? Kelpoisuuden arviointi?
17. Palautteet, tunnusluvut, mittarit, niiden käsittely, poikkeamat, häiriöt, mahdolliset hätätilanteet?
18. Korjaavat toimenpiteet? Onnistuivatko? Toistuvia ongelmia samoista asioista?
19. Jatkuva parantaminen teema-asiassa, näyttöä? Vielä voimassa olevat std:t2008, 2004, 2007
20. Liiketoimintaympäristön ulkoiset ja sisäiset haasteet?
21. Sidosryhmien olennaiset vaatimukset ja odotukset?
22. Prosessikuvausten ajantasaisuus ja noudattaminen?
23. Ylimmän johdon sitoutumisen näkyminen?
24. Politiikan yhdenmukaisuus strategian kanssa?
25. Roolit ja vastuut kaikilla tiedossa?
26. Prosessikohtainen riskien ja mahdollisuuksien käsittely?
27. Tavoitteiden asettaminen, mittaaminen, toimenpiteet ja seuranta?
28. Merkittävien järjestelmämuutosten suunniteltu läpivienti?
29. Henkilöresurssien riittävyys ja pullonkaulat?
30. Fyysisten puitteiden toimivuus, kunto ja kehitystarve?
31. Prosessiolosuhteiden toimivuus ja tuki tavoitteiden kannalta?
32. Mittaus-ja testausvälineiden kalibrointi ja huolto?
33. Kerätyn tietämyksen ja kokemusten hallinta?
34. Osaamisen ylläpito ja kehittäminen? Kirjaukset?
35. Tietoisuuden jatkuva ylläpito, oman työn merkitys?
36. Sisäisen ja ulkoisen viestinnän toimivuus?
37. Ohjeiden ja arkistoitavien dokumenttien hallinta?
38. Tuotanto –ja palveluprosessien suunnittelu ja valvotut olosuhteet? Tunnistus- ja jäljitettävyysvaatimukset?
39. Asiakastarpeiden tunnistamisesta tilaukseen, sopimukseen?
40. Tuotteiden ja palveluiden kehittämisen hallinta?
41. Toimitusten hallinta?
42. Toimituksen jälkeisten palvelujen hallinta?
43. Ulkoistettujen prosessien ja ulkoisten toimittajien hallinta?
44. Ostotietojen määrittäminen, ostetun aineiston vastaanotto?
45. Asiakastyytyväisyyden selvittäminen?
46. Prosessien ja tuotteiden sekä palveluiden mittaritulokset?
47. Riskien ja mahdollisuuksien käsittelyn toimivuus, tulokset?
48. Poikkeavien tuotteiden ja palveluiden käsittely? Korjaavat toimenpiteet?
49. Mittari-ja muun palautetiedon analysointi ja hyödyntäminen?
50. Sisäisten auditointien toimivuus ja hyöty?
51. Johdon katselmusten hyöty ja rooli kehittämisessä?
52. Jatkuvan parantamisen toimivuus?

👉 Tutustu tarkemmin ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 tai ISO 45001:2018 sisäisen auditoinnin kysymyksiin tästä.

👉 Suunnittelu apua sisäisiin järjestelmäauditointien kysymysten suunnitteluun tästä. 

Laatukulttuuri – kysy näitä kysymyksiä laatukulttuurin sisäisessä auditoinnissa

Kysy sisäisessä auditoinnissa miten:

1. Vastuullisuus on sisäänrakennettua?
2. Systemaattinen oppiminen ja kokeilun kulttuuri toteutuu?
3. Faktapohjaiselle päätöksenteolle luodaan edellytykset?
4. Toteutuu diagnotisoiva ote asioihin: Mistä johtuu? Mihin on puututtava?
5. Henkilökuntaa osallistetaan?
6. Avoin ja läpinäkyvä tiedonkulku ja kommunikointi toteutuu?
7. Parantaminen kytkeytyy organisaation tavoitteisiin?
8. Opit jaetaan toisille?
9. Tutkitaanko useita vaihtoehtoja ennen parhaan ratkaisun toteuttamista?
10. Prosesseilla on selkeät tuotokset?
11. Organisaation tuloksekkaan toiminnan merkittävä parantaminen edellyttää organisaation kulttuurin muuttamista, auditoi millaiset edellytykset auditointikohteissanne ovat.

Kysy sisäisessä auditoinnissa miten seuraavat asiat toteutuvat organisaatiossanne:

1. Jotta kulttuuria voi muuttaa, pitää ymmärtää miten voidaan auttaa henkilöstön kaikkia jäseniä muuttamaan omaa käyttäytymistään.
2. Käyttäytymisemme juontaa niihin arvoihin joita itsekukin arvotamme tietoisesti tai tiedostamattamme eniten.
3. Mielemme arvostukset viestivät uskomuksiamme ja ohjaavat käyttäytymistämme.
4. Organisaatiomme koostuu erilaisista ihmisistä, joilla kaikilla on erilaiset omat arvonsa ja sitä myötä erilaiset käyttäytymismallit
5. Organisaation toimintaperiaatteet / menestystekijät perustuvat tuloksiin vaikuttaviin syyseuraussuhteisiin. Arvosta jokaista, johda nöyrin mielin, ajattele systeeminäkökulmasta, vahvista yhtenäistä toiminnan tarkoitusta ja luo lisäarvoa asiakkaille.
6. Kun ihmiset ohjautuvat toimintaperiaatteiden mukaan, heidän huomionsa kiinnittyy itsestä toisiin.
7. Työssä sovellettavat työkalut ja menetelmät ovat tulosten aikaansaannin apuna.
8. Työkalujen ja menetelmien käytön pitää tukeutua organisaation toimintaperiaatteisiin.
9. Johdolla on suurin vaikutus siihen toimitaanko toimintaperiaatteiden mukaan.
10. Esimiestasolla on suurin vaikutus astetta konkreettisempien toimintaperiaatteiden suhteen.

Johtajuus – Auditoi, miten johtoryhmäläiset toimivat – kysy heiltä ja heidän alaisiltaan näistä asioista sisäisessä auditoinnissa:

  1. Miten ylimmän johdon edustajat jalkautuvat kentälle.
  2. Johtajien ja esimiesten on osattava kysyä hyviä kysymyksiä ja kuunnella huolellisesti, mitä henkilöstöllä on sanottavaa.
  3. Tunnistettava tapoja, joilla toteuttaa henkilöstön arkisten ongelmien ratkaisemiseen löytämiä ideoita ja ratkaisuja.
  4. Autettava henkilöstöä toteuttamaan henkilökohtaisesti omia kehitysideoitaan.
  5. Hyvästä työstä pitää kiittää julkisesti ja kahden kesken.
  6. Tavoitteiden saavuttamista tukevasta käyttäytymisestä tulee palkita sopivin keinoin.
  7. Otettava käyttöön visuaalisia tauluja, joiden avulla henkilöstö näkee ollaanko edistymässä ja taantumassa ja vahvistamassa erottautumista kilpailijoista.

Auditoi, miten parantamiskulttuuria ylläpidetään:

  1. Johdon näkyvä sitoutuminen ja oma esimerkki.
  2. Visio ja toimintajatus tukevat jatkuvaa parantamista.
  3. Resurssien saatavuudesta huolehditaan.
  4. Kommunikoinnissa ylläpidetään viestiä miten kukin hyötyy eteenpäin menosta.
  5. Aikaansaannoksia mitataan ja niistä viestitään.
  6. Johto seuraa aktiivisesti kehitystä ja kommunikoi avoimesti.
  7. Kannuste- ja palkitsemismenettelyt tukevat parantamista.

Toimintajärjestelmän sisäisessä auditoinnissa voit esittää tällaisia kysymyksiä:

  1. Miten aloitteellisuus ilmenee.
  2. Miten informaatiota ja kokemuksia jaetaan ryhmien kesken.
  3. Mitä henkilöstötyytyväisyystutkimukset kertovat nykytilasta ja kulttuurista sekä esimiesrooleista.
  4. Miten asiakkaan rooli ja avainasema tiedostetaan ja sisäistetään ryhmässä tai arvoa tuottavassa prosessissa.
  5. Miten resurssitehokkuuden ja virtaustehokuuden tasapainoa optimoidaan.
  6. Miten virtausta jarruttavia kapeikkoja hallitaan.
  7. Miten ajanhallinta toimii käytännössä.

Kysymyksiä prosessien sisäiseen auditointiin

Prosessien arviointi- yleiskysymyksiä prosessiomistajalle:

  1. Kuka on prosessin omistaja?
  2. Keitä ovat prosessin sisäiset ja ulkoiset asiakkaat ja mitä ovat asiakkaiden vaatimukset?
  3. Mitä ovat prosessin päävaiheet ja miten kuvattu?
  4. Miten prosessin vaiheet on vastuutettu?
  5. Mitä ovat prosessin kriittiset laadunvalvontapisteet tuotteen / palvelun laadun kannalta? Mikä on olennaista?
  6. Mitä resursseja, taitoja, informaatiota ja työkaluja tässä prosessissa tarvitaan? Olennaisimmat?
  7. Mitä ovat prosessilta odotetut tavoitteet / tulokset ja millä mittareilla niitä seurataan? Missä ollaan nyt?
  8. Miten koko prosessia jatkuvasti kehitetään?

Löydä auditoitavan prosessin kriittiset ja tärkeät tehtävät – kysy ja selvitä:

1. Mitkä työvaiheet ovat erityisen tärkeitä?
2. Mitkä asiat on ehdottomasti tehtävä oikein?
3. Missä on suuri virheen mahdollisuus?
4. Missä on palanut paljon aikaa ja rahaa?
5. Mihin asioihin kannattaa tarttua prosessien auditoinneissa?
6. Työn kulku ja rationaalinen toimintatapa.
7. Tiedon virta ja jäljitettävyys.
8. Asiakkaan määrittely ja heidän tarpeiden täyttyminen.
9. Kriittiset tekijät, laadunvarmistuspisteet, totuuden hetket, tarkastukset, testaukset, tarkastustila.
10. Vastuut.
11. Toimintatavat ja ohjeet.
12. Tavoitteet, mittarit ja tulosten käsittely.
13. Kehittämismenettely ja toiminnan kehittäminen.
14. Palautteet.
15. Yhteistoiminta ja rajapinnat.
16. Tarvittavat resurssit, tilat, laitteet, osaaminen, tiedot, taidot, ohjelmisto.

Riskienhallinnan auditointikysymyksiä ovat:

1. Millaisella prosessilla riskejä hallitaan?
2. Miten ko. prosessista ilmenee ketkä, milloin, miten riskejä käsitellään?
3. Miten prosessista ilmenee millaista riskienhallintahierarkiaa käytetään riskien käsittelytoimenpiteissä?
4. Miten riskienkäsittelyä tekevät henkilöt on pätevöitetty asiaansa?
5. Miten eri prosessien riskityössä ”kalibroidaan” saman tyyppisten riskien riskilukutekijöitä?
6. Miten riskienhallintaprosessissa otetaan huomioon osaamisvaatimukset, riskienhallintatyökalujen käyttö, sovellukset ja niiden käyttövaatimukset?
7. Miten riskienhallinnassa otetaan aiemmat kokemukset ja toimenpiteet huomioon?
8. Miten riskienhallintaan haetaan vertailutietoa omalta toimialalta tai muualta?
9. Mikä on itse asetettu riskiluku, jonka yli mentäessä edellytetään toimenpiteitä?
10. Miten perustellaan sellaiset korkeat riskiluvut, joille ei kuitenkaan tehdä mitään?
11. Miten hyvin riskienhallintatoimenpiteillä on saatu riskejä lievennettyä?
12. Miten todelliset toteutuneet riskit suhtautuvat riskien arvottamiseen (tapahtumataajuus, seurausten vakavuus, nykyinen valvontatapa)?
13. Miten säännöllisesti toteutuneet riskit viestitään sovituille johtamistasoille?

Suosittelen sinun tutustumaan myös näihin sisäisen auditoinnin materiaaleihin:

👉 Onnistu sisäisessä auditoinnin toteutuksessa | blogi
👉 Sisäisen auditoinnin kehittäminen | ladattava pikaopas
👉 Sisäisen auditoinnin malliraporttipohja | ladattava materiaali

Kirjoittaja

Jussi Moisio on toinen Arterin perustajajäsenistä ja vanhempi konsultti. Hänellä on vuosikymmenten kokemus laadunhallinnan, ympäristö- ja turvallisuusasioiden, riskien hallinnan, jatkuvan parantamisen, prosessiajattelun ja prosessien mittaamisen sekä erilaisten arviointien ja auditointien parista.

Jussi on menestyksellisesti ohjannut kymmeniä toimintajärjestelmän rakennus- ja jatkokehitysprojekteja ja toimii myös Inspecta Oy:n pääarvioijana. Jussi on tehnyt laajoja yksityisen alan kuin julkisen alan prosessien arviointeja, taustaselvityksiä ja haastatteluja sekä priorisoinut niiden perustalta kehittämiskohteet niin Suomessa kuin kansainvälisesti.

Liittyvät materiaalit

{# GA Library #}