Sisäisen auditoijan minimitaidot

Mitä sisäisen auditoijan tulee vähintään osata ja tietää? Tässä blogissa käymme läpi, mitä sisäisen auditoijan tulee ymmärtää ja tietää sisäisistä auditoinneista, jotta hänellä olisi hyvät edellytykset onnistua sisäisten auditointien toteutuksessa.

Miten lähestyä auditointiosaamista? Pidä mielessä nämä 2 näkökulmaa

✅ Asiantuntijuus eli tiedosta ja tunne, mitä ulkoisia ja sisäisiä vaatimuksia auditoitavalla kohteella on. Tunne viitekehys tai standardi, mitä vasten toteutat sisäistä auditointia.

✅ Pidä kiinni ammattimaisuudesta eli siitä, miten toimit. Eli esimerkiksi: pidä aikatauluista kiinni, varaa tekemiselle tarpeeksi aikaa, ole asianmukainen sekä asiallinen ja toteuta objektiivisia raportteja auditointikohteista.

Sisäisen auditoijan muistilista

• Valmistaudu hyvin, varaa aikaa toteutukselle ja raporttien tekemiselle.
• Tutustu auditointikohteen liiketoiminnan peruselementteihin – mitä liiketoimintaa tekee, minkä kokoinen organisaatio on, mitkä ovat sen keskeiset sidosryhmät, mille asiakkaille tuotteita tai palveluita tuotetaan, mitä alihankkijoita hyödynnetään palveluiden ja tuotteiden valmistuksessa.
• Tutustu standardiin tai viitekehykseen, jonka pohjalta toteutatte sisäistä auditointia.
• Tutustu parin edellisen sisäisen auditoinnin tuloksiin ja sertifiointiauditoinnin raporttiin, mikäli sellainen on.
• Tutustu auditointikohteen mittareihin ja saatuihin palautteisiin.
• Muista, että sisäinen auditointi on vuorovaikutusta ja niin sanotusti kahden kauppa: Auditoinnin on tarkoitus tuottaa hyötyä myös auditoitavalle kohteelle itselleen ja sisäisenä auditoijana sinun on järkevää hyödyntää auditointikohdetta auditoinnin suunnittelussa.

Millaista on nykypäivän sisäinen auditointi?

Yksinkertaistettuna auditointi tutkii, mitä kapeikkoja liiketoimintaprosesseissa ilmenee ja sitä kautta ottaa esille merkittäviä kehittämiskohteita organisaation liiketoiminnasta.

Lisäksi jokaisen meistä on hyvä pitää mielessä, että auditointeja ei tehdä sertifikaattien tähden vaan oman liiketoiminnan kehittämisen vuoksi.

Nykyään sisäisissä auditoinneissa auditoidaan kokonaisuuksia, jotka liittyvät:

1. vaatimusten mukaisuuteen,
2.  parannustarpeiden tunnistamiseen tai
3. yhdessä oppimiseen.

Sisäisen auditoinnin elinkaari

Sisäisen auditoinnin elinkaaren voi ajatella koostuvan:

1. Toiminnan ohjauksesta – strategia, visio, tavoitteet, ulkoiset ja sisäiset vaatimukset, ohjeistukset…
2. Auditointien suunnittelusta,
3. toteutuksesta sekä
4. seurannasta.

Mitä auditoinnin suunnittelusta tulee tietää?

Koska sisäinen auditointi on vuorovaikutusta ja yhdessä tekemistä, suosittelemme osallistamaan yrityksen tai organisaation johtoa auditointiohjelman suunnitteluun esimerkiksi näin:

• Suunnittele auditointiohjelma yhdessä organisaation johdon kanssa. Pyydä johdolta näkemystä esimerkiksi siitä, mitkä liiketoiminnan perustehtävän kannalta ovat yritykselle ne tärkeimmät prosessit asiakastyytyväisyyden, tuloksenteon, kustannusten ja tuottavuuden osalta. Mitä strategian ja vision kannalta olisi järkevää huomioida sisäisissä auditoinneissa? Millaista tietoa johto odottaa tai toivoo saavansa sisäisistä auditoinneista?
• Määritä esimerkiksi organisation johdon kanssa, mitä sisäisillä auditoinneilla halutaan saavuttaa: tavoitellaanko pelkkien poikkeamien tunnistamista, kehitysajatuksien kokoamista vai onko tavoitteena organisaation jatkuva oppiminen tai valmistaudutteko sertifiointiauditointiin?
• Auditointiohjelma on pidemmän aikavälin suunnitelma auditointien toteutukseen. Auditointiohjelman suunnittelussa kannattaa suosia 3-6 vuoden aikaikkunaa, sillä 1 vuoden mittainen auditointiohjelma saattaa olla liian lyhyt aikajänne toiminnan kehittämiselle.
• Hae auditointiohjelmalle hyväksyntä organisaation johdolta ja varmista käytössä olevat resurssit.

Yksittäisten auditointien suunnittelussa:

• Määrittele etukäteen mitkä kohteet auditoidaan, määrittele myös se mitkä kokonaisuudet auditoidaan etänä ja mitkä paikan päällä.
• Auditointikohteena olevaa tiimiä tai prosessia kannattaa hyödyntää auditoinnin suunnitteluvaiheessa. Heiltä voit kysyä taustatietoja auditointia varten tai toiveita auditoitavaan kokonaisuuteen.
• Laadi kysymykset hyvissä ajoin ja lähetä ne halutessasi etukäteen auditoitavalle kohteelle.
• Tutustu auditoitikohteen liiketoiminnan peruselementteihin ja hanki tietoa viitekehyksestä, jonka mukaan tuleva auditointi tehdään.
• Varaa tarpeeksi aikaa auditoinnin suunnitteluun.

👉 Auditointiohjelman suunnittelutalukko | Ladattava materiaali

Mitä auditoinnin toteuttamisen osalta on hyvä pitää mielessä?

• Sisäisiin auditointeihin käytössä olevat resurssit määrittelevät pitkälti sen, miten auditointien toteutus on järkevää tehdä.
• Mikäli käytössäsi on paljon resursseja: tavoittele auditointiporukkaan mukaan henkilöitä, joilla on osaamista standardeista, näkemystä liiketoiminnan kehittämisestä sekä heitä, jotka ovat vasta perehtymässä organisaation toimintaan. Eri tasoiset asiantuntijat, uudet ja vanhat, tuovat monimuotoisuutta ja erilaisia näkökulmia sisäisiin auditointeihin.
• Suunnittele auditointiryhmän kanssa ketkä menevät auditoimaan mitäkin kokonaisuutta. On hyvä muistaa, että omaa työtä tai esihenkilöä ei saa auditoida.
• Mikäli auditoijia on useampi, tulee niin sanottu päävastuullinen sisäisestä auditoinnista päättää – vastuuvuoro voi olla vaihtuva.
• Mikäli resurssit ovat rajalliset, kahdestaan toteutetut auditoinnit ovat toimiva ratkaisu. Tällaisessa tilanteessa toinen voi keskittyä kirjurina toimimiseen ja toinen haatattelijan rooliin, tässäkin rooleja kannattaa vaihdella.
• Määrittäkää miten sisäiset auditoinnit ja niihin liittyvä tieto dokumentoidaan ja tee tarvittavat dokumenttipohjat valmiiksi kuten auditointiraporttipohja.
• Kouluta henkilöstöä ja kouluttaudu itse sisäisen auditoinnin saralla.

Mitä auditoinnin raportoinnista ja kehittämisestä tulee tietää?

• Pidä auditointiraportit selkeinä, objektiivisina ja kirjoita kokonaisia lauseita.
• Tee hyvät muistiinpanot sisäisistä auditoinneista – kirjoita muistiinpanoja, ota kopioita ja kuvia – jotta raportin kirjoittaminen on helppoa. Mitä nopeammin teet raportin auditoinnin jälkeen, sen helpompaa se on sinulle.
• Varaa aikaa raporttien kirjaamiselle ja pidä mielessä riskiperusteinen ajattelu – priorisoi ja pyri löytämään keskeisimmät havainnot sisäisestä auditoinnista ja kirjaa ne auditointiraporttiin.
• Pyydä palautetta sisäisistä auditoinneista, ja varaa aikaa sisäisten auditointien kehittämiseen esimerkiksi kouluttamalla organisaation sisäisiä auditoijia tai kehittämällä toimintaa saatujen palautteiden avulla.

👉 Sisäisen auditoinnin raporttipohja | Ladattava materiaali

Mitä ISO-standardien edellytyksistä tulee tietää?

• ISO-standardit edellyttävät, että organisaation on tehtävä suunnitelluin aikavälein sisäisiä auditointeja, joiden avulla organisaatio pystyy määrittämään onko heidän laadunhallintajärjestelmä vaatimusten mukainen ja standardin vaatimusten mukainen sekä onko laadunhallintajärjestelmä otettu käyttöön ja ylläpidetty vaikuttavasti.
• ISO-standardien tuntemus tuottaa hyötyä sisäisille auditoijille. Esimerkiksi ympäristöasioissa tai tietoturvallisuuden kannalta auditointeja voi olla haastavaa suunnitella tai kirjoittaa objektiivisia raportteja tehdyistä auditoinneista, mikäli ymmärrys puuttuu viitekehyksestä, johon peilaten sisäistä auditointia tehdään.

👉 Lue lisää ISO-standardeista täältä.

Hyödynnä valmiita työkaluja sisäisessä auditoinnissa

Olemme koonneet avuksesi vinon pinon työkaluja, joiden avulla helpotat sisäisen auditoinnin toteutusta tässä niistä muutama:

👉 Auditointi 7 askeleella – auditoinnin vauhtipyörä | ladattava materiaali
👉 Valmiita kysymyksiä sisäisiin auditointeihin | blogi
👉 Pikaopas sisäisen auditoinnin perusteisiin | ladattava materiaali