31 tammikuun, 2023

Tehtävien ja hakutyökalujen hyödyntäminen IMS-ohjelmistossa

Kirjoittaja:

31.1.2023 pidetyssä webinaarissa käsiteltiin IMSin Tehtävät-osiota sekä ohjelman hakuominaisuuksia. Webinaarissa käytiin läpi ideoita työkalujen tehokkaampaan hyödyntämiseen sekä niiden keskeisiä ominaisuuksia.

⬇️ Katso webinaaritallenne alta ja ota vinkit talteen IMS-ohjelmiston Tehtävät-osion ja hakuominaisuuksiin liittyen.

Mihin kaikkeen IMS-ohjelmiston Tehtävät-osiota voi hyödyntää?

IMSin Tehtävät-osiota voit hyödyntää esimerkiksi:

Toistuviin muistutuksiin,
osana vuosikelloja,
käsikirjojen katselmointiin,
IMSissä olevien sisältöjen hallintaan ja ylläpitoon,
Raportit-osion jatkeena,
poikkeamista johdettuihin toimenpiteisiin ja
riskienhallinnan toimenpiteisiin.

Tehtävät-osio vuosikellojen, raporttien ja riskienhallinnan tukena

Katso yllä olevasta tallenteesta miten voit hyödyntää Tehtävät-osiota vuosikellojen, raporttien sekä riskienhallinnan tukena.

Raporttien osalta, tehtävillä voit jatkaa raporttien käsittelyä: Esimerkiksi poikkeaman korjaamiseksi tehtäviä toimenpiteitä ja niiden ohjaamista IMS-ohjelmisto Tehtävät-osion avulla.
Riskeihin liittyen, tehtäviä käytetään pääasiassa riskienhallintakeinoihin liittyvien toimenpiteiden hallinnassa.

Vuosikelloissa tehtävät toimivat vuosikelloissa muistutuksina sekä tehtävien seurannassa. Tehtävät-osioon tulee ensin avata käyttöoikeudet, jotta se näkyy muille kuin pääkäyttäjille. Tämän jälkeen tehtävät näkyvät niille, jotka tehtävissä ovat osallisina, tekijöinä tai vastuuhenkilöinä. Tehtävä näkyy alussa kaikille asetetuille osallisille, joista yksi tehtävän varaa tehtäväksi. Tämän jälkeen tehtävä menee piiloon muilta osallisilta paitsi itse tehtävän varanneelta tekijältä.

👉 Lataa tästä itsellesi PNG-kuvamuodossa oleva Vuosikellon pohja.

Hakutyökalujen käyttö IMS-ohjelmistossa – hakunäkymä ja hakutyökalu

Hakunäkymät mahdollistavat haut IMS-ohjelmisto Dokumentit-osiossa, kansioiden sisältä, haut suoraan dokumenttien sisällöstä ja tarkemmin määritellyt hakuehdot, kuten haun luokittelutiedoilla.

Hakunäkymiä voidaan määritellä useampia, joko valmiilla hakuehdoilla tai ilman ehtoja, jolloin käyttäjä voi itse päättää miten hakua lähtee tekemään.

Hakunäkymät pitää ottaa ensin käyttöön ylläpidosta, jonka jälkeen ne ilmestyvät IMS-ohjelmiston Dokumentit-osioon.

Webinaarissa esiteltiin hakutyökalun:

sisältöhaku,
vastuuhenkilöiden haku sekä
tallennetut haut.

Hakutyökalussa voi tallentaa valmiita hakuja ehdoilla, joko itselle tai kaikille järjestelmässä.

Katso yllä oleva webinaaritallenne ja ota Tehtävät-osio sekä hakutyökalut paremmin haltuun. Tallenteessa käydään läpi webinaarissa esitettyjä kysymyksiä ja annetaan vinkkejä esimerkiksi näistä asioista:

Miten Tehtävät-osion saa aktivoitua ohjelmiston pääkäyttäjien käyttöön.
Miten paikallinen pääkäyttäjä voi antaa oikeuksia oman vastuualueensa toimijoille Tehtävät-osiossa?
Vuosikellon luomiseen liittyviä vinkkejä.