Tiedonhallintamalli – Case: Taipalsaari & Sisäministeriön pelastusosasto

Case: Taipalsaaren kunta

Taipalsaaren kunnassa aloitettiin vuoden 2020 alkupuolella tiedonhallintamallin rakentamisen suunnittelu ja sen eri osa-alueiden kartoitus. Visuaalisten työkalujen käyttämisen tarve nousi samaan aikaan kunnassa ajankohtaiseksi, minkä myötä Taipalsaaressa päädyttiin hyödyntämään tiedonhallintamallin rakentamisessa Arterin ARC-ohjelmistoa.

Taipalsaaren kunnassa tiedonhallintalain velvoitteisiin vastaaminen on jaettu kolmeen osakokonaisuuteen:

• Valmisteluvaihe, jossa neljän kunnan kesken käytiin läpi kuntien toimintaprosessit.
• Asiakirjanhallinta eli TOS-projekti = tiedonohjaussuunnitelman projekti, jota toteutetaan yhdessä asiakirjanhallintaohjelmiston toimittajan kanssa.
• ARC-projekti, jossa kuvauksia tuotetaan tiedonhallintalain velvoitteiden mukaisesti kyseiseen ohjelmistoon.

ARC-ohjelmistossa tehtävien osuuksien projektissa mukana ovat Taipalsaaren kunnasta hallintojohtaja, tietohallintoasiantuntija, organisaation sisäinen kokonaisarkkitehti sekä TOS-projektin projektikoordinaattori.

ARC-ohjelmisto toimii kunnassamme tiedonhallintalain vaateiden toteutuksen työkaluna. Mutta pystymme hyödyntämään ohjelmistoa jatkossa laajemminkin, esimerkiksi johtamisjärjestelmänä sekä osana toiminnanohjausta. ARC tarjoaa mahdollisuuden visualisoida organisaation tavoitteet, mittarit ja tulostenseurannan”, Taipalsaaren hallintojohtaja Jarkko Koho luettelee.

Arterin osaava henkilökunta on ollut alusta asti mukana tiedonhallintamallin rakentamisen vaiheessa. ARC-ohjelmiston joustavat käyttöominaisuudet tiedonhallintamallin rakentamisessa ja ylläpidossa sekä kokonaisuuksien tarkastelukulmat ovat ohjelmistossa tehokkaan monipuoliset käyttäjän näkökulmasta”, Koho kertoo.

2021 vuoden alkuun mennessä Taipalsaaren kunnassa ovat valmiina tiedonhallintamallin:

• Toiminnankuvaukset,
• tiedonkuvaukset,
• tietojärjestelmien kuvaukset: tietojärjestelmät ja integraatiot.
• 2018 valmistuneet GDPR:ään liittyvät osiot,
• asiakirjajulkisuuskuvaukset sekä
• muutosvaikutusten arviointi.

Vuodesta 2022 eteenpäin asiakkaamme on tarkoitus toteuttaa muun muassa:

• asiakirjahallintarekisteri ja asiahallinta
• sekä tietoturvallisuustoimenpiteet.

Arterin konsultin kanssa käytyjen keskusteluiden kautta meille on syntynyt tiedonhallintamalliimme jatkokehitystarpeita, ja projekti on koonnut kunnan toimintaa toiminnalliseksi kartaksi tulevaisuutta ajatellen” Koho alleviivaa.

Case: Sisäministeriön pelastusosasto

Tiedonhallintalaki edellyttää julkishallintoista sisäministeriön pelastusosastoa kuvaamaan toimintaansa lain edellytyksien mukaisesti.

Myös tulevat muutokset pelastustoimien siirtämisestä maakunnalliseksi toiminnaksi vaikuttavat merkittävästi toimialan ohjaamiseen ja johtamiseen niin ministeriössä kuin pelastuslaitoksilla.

Sisäministeriössä pelastusosaston strategialähtöistä toiminnan kehittämistä lähdettiin miettimään vanhan Tiedonhallintalain aikaan. Laki asetti selkeät vaatimukset, joihin valtionvarainministeriö tarjosi työkalut. Malli ei kuitenkaan tuottanut sisäisen turvallisuuden toimijan edellyttämiä tuloksia eikä lähestymistapa tuntunut omalta, jolloin toisenlainen lähestymistapa koettiin tarpeelliseksi.

Pelastusosastolla toimintojen kuvaamistyötä on pelastusosaston erityisasiantuntija Jari Soinisen mukaan tehty erilaisilla välineillä ja merkintätavoilla. Merkintätapojen ja -käytäntöjen kirjavuus on johtanut siihen, että kokonaiskuvan muodostaminen on ollut haastavaa. 

Kun kokonaiskuvasta puuttuu selkeys, on sen avaaminen sidosryhmille haastavaa ja sitä kautta toimintatavat saattavat vaihdella organisaation sisällä suurestikkin”, Soininen alleviivaa.

Asiakkaamme keskeisiä tavoitteita toiminnan kehittämisessä ovat:

• Toiminnan kuvaamisen yhtenäistämistä, kuvauksien ymmärrettävyys sidosryhmissämme ja kuvattujen toimintamallien mukaan toimiminen.
• Asioiden ja toimintojen välisten yhteyksien tunnistaminen, jotta johtamistyössä voidaan keskittyä isompiin kokonaisuuksiin.

Pelastusosaston erityisasiantuntija Jari Soininen kertoo heidän tunnistaneen entistä selkeämmin organisaation perustoimintaa ARC-ohjelmiston avulla. Prosessien kuvaaminen ja kehittämishankkeiden liittäminen kokonaisuuteen, on auttanut jäsentämään kokonaisuuksia entistä paremmin organisaation kaikilla tasoilla.

Tiedonhallintamallin checklist

2021 vuoden alusta alkaen tulee olla valmiina:

• Asiakirjajulkisuutta toteuttavan kuvauksenpäivittäminen.
• Tiedonhallintayksikön laatimantiedonhallintamallin ylläpito.
• Toisen viranomaisen tietoaineistojenhyödyntäminen teknisen rajapinnan taikatseluyhteyden avulla.

Vuoden alusta 2022 tulee olla valmiina:

• Asianhallinta ja palvelujen tiedonhallinnanjärjestäminen lain vaatimusten mukaista.
• Tietoaineistot saatavilla koneluettavassamuodossa (jos mahdollista).
• Olemassa olevien tietojärjestelmienmuuttaminen vastaamaan lokitietojenkeräämistä koskevia vaatimuksia.
• Saapuneiden asiakirjojen muuttaminendigitaaliseen muotoon.

Lue lisää:

👉 Ylä-Savon SOTE: Tiedonhallintamalli osana kokonaisarkkitehtuuria ja kehitystyötä | Asiakastarina
👉 Mercuria oppilaitos: Tiedonhallintalain edellytyksiin vastaaminen ja toiminnan kokonaisvaltainen kehittäminen | Asiakastarina
👉 Tiedonhallinta valmis, mitä seuraavaksi? – Ota haltuun muutosvaikutusten arviointi | Blogi