Tietoarkkitehtuuri tiedonhallinnan työvälineenä

Tietoarkkitehtuuri tiedonhallinnan työvälineenä

Jaa myös muille

Tietoarkkitehtuuri on yksi kokonaisarkkitehtuurin osa-alueista, jolla voidaan vastata organisaation tiedonhallintaa koskeviin kysymyksiin:

Mitä organisaation tiedosta tulisi tietää?

Mitä tietoa on olemassa?

Mitä tietoa tarvitaan?

Miten ja mihin tietoa hyödynnetään?

Miten ja mistä tietoon pääsee käsiksi?

Tiedonhallintaa onkin helppo toteuttaa yksinkertaisesti tietoarkkitehtuurin ympärille kuvattavan ratkaisuarkkitehtuurin keinoin.

Arkkitehtuurikuvaukset ovat tiedonhallinnan osa

Tiedonhallinnan arkkitehtuurikuvaukset käsittävät kolme kerrosta:

  • Alimpana: tiedon infrastruktuuri, eli mihin tieto varastoituu, missä järjestelmissä sitä siirretään ja miten järjestelmien väliset integraatiot ovat toteutettu/ovat mahdollisia.
  • Keskellä: tiedon rakenne, eli minkälaista tietoa on olemassa (+tiedon rakenteet) ja missä prosesseissa tietoa luodaan/käytetään/muokataan/poistetaan.
  • Ylimpänä: tiedon visuaalinen kerros, eli minkälaisista tietoaineistoista tietoa tarkastellaan (tiedon fyysinen ilmentymä esim. raportti tai asiakirja). Kerrokseen linkittyy myös keskeisesti se mitkä roolit hyödyntävät tietoaineistojen tietoja.
Tietoarkkitehtuurin hallinta

Tietoarkkitehtuurin hallinta

Nämä tietoarkkitehtuurin kuvaukset ovat itsessään tiedonhallinnan osa. Kuvausten avulla voidaan määrittää ja hallita sitä, mihin tietty tieto tulee tallentaa, mikä on oikea ja ajantasainen sijainti tarkastella tietoa ja minkälainen tieto on kaikista arvokkainta organisaatiolle ja sen prosesseille.

Keskeinen päämäärä tietojohtamisessa on hallita yllä esitettyjä kerroksia ja siksi tiedon infrastruktuurin tulee olla tämän kuvatun arkkitehtuurin ohjaamaa. Arkkitehtuurikuvausten avulla tunnistetaan ja tehdään näkyväksi viralliset järjestelmät ja tietovarannot. Tiedon rakenne-tason avulla määritellään tietotarpeet ja tiedon elinkaaren hallinta. Tiedon visuaalisen kerroksen tulisi puolestaan ohjata oikeanlainen tieto oikealle roolille ja olla visuaalisesti mahdollisimman yksinkertaisessa ja ymmärrettävässä muodossa. Tavoitteena tietoarkkitehtuurissa on kokonaisvaltaisesti parantaa tiedonkulkua näiden eri kerrosten välillä.

Tehokkuutta ja laatua päätöksentekoon

Tiedon ja sen infrastruktuurin ymmärtäminen ovat arvokkaita organisaatiolle. Näiden avulla mahdollistetaan tehokkaampi ja informatiivisempi päätöksenteko, kun hahmotetaan missä mikäkin organisaation aineettoman pääoman resurssi sijaistee ja mihin kaikkiin muihin elementteihin ne ovat sidoksissa.

Tiedon eli käytännössä siis organisaation aineettoman pääoman voidaan katsoa koostuvan rakennepääomasta (tietojärjestelmissä liikkuva tieto), inhimillisestä pääomasta (yksilöiden osaaminen) ja sosiaalisesta pääomasta (sidosryhmäsuhteet).  Näitä kaikkia voidaan helposti mallintaa ARC-ohjelmistoon tehdyillä kuvauksilla, jotka voidaan luonnollisesti yhdistää osaksi organisaation kokonaisarkkitehtuuria. Mitä nopeammin tämä arvokas ja oikea tieto saadaan mukaan päätöksentekoon, sitä enemmän sillä on arvoa. Siksi tietoarkkitehtuuri kannattaa kuvata ja tuoda laatua organisaation päätöksentekoon!

Tagged , , , .

Lassi toimii Arterilla konsulttina.