Jotta tietoa voidaan johtaa ja hallita, tulee ensin ymmärtää mistä tiedossa on kyse.
Tieto on organisaatioiden keskeisintä aineetonta pääomaa, jonka arvo kasvaa jaettaessa ja toteutuu vasta hyödynnettäessä. Tieto on luonteeltaan monimuotoista, rakenteista ja usein organisaatio/tilanne kohtaista.
Tiedosta suurin osa sitoutuu yksilöihin hiljaisena tietona ja osaamisena, joten henkilöstöhallinnon merkitystä tiedonhallinnassa ei voida unohtaa. Hiljainen tieto on kuitenkin jo määritelmältään sellaista, jota on erittäin hankala siirtää organisaation rakennepääomaan dokumentoiduksi tiedoksi.
Osaamisen kasvattaminen ja jakaminen ovat kuitenkin keinoja, joilla hiljaista tietoa voidaan siirtää yksilöistä toiseen. Kun hiljaista tietoa saadaan jaettua organisaatiossa useampiin yksilöihin, tietoon kohdistuvat riskit pienenevät.
Tiedonhallinta on osa tietojohtamista
Kun puhutaan tiedonhallinnasta, keskustelu kohdistuu tyypillisesti kuitenkin vain eksplisiittisen tiedon eli dokumentoidun ja artikuloitavissa olevan tiedon hallintaan. Se muodostaakin oman hallittavissa olevan kokonaisuutensa, mutta ei ole koko totuus.
Tiedonhallinnassa keskeistä on varmistaa toimivat rakenteet ja käytännöt koko tiedon elinkaaren ajalta.
- Mistä tieto saadaan?
- Miten tieto varastoidaan?
- Miten tietoa käsitellään/hyödynnetään?
- Miten tiedot lopulta arkistoidaan tai poistetaan?
Nämä ovat kysymyksiä, joihin tiedonhallinnalla pyritään vastaamaan.
Tiedonhallinta on omana kokonaisuutenaan tietojohtamisen osa-alue
Tietojohtamisella tarkoitetaan tiedon kokonaisvaltaista johtamista, eli siinä huomioidaan myös osaamisen hallinta sekä tiedon hyödyntämisen näkökulma. Koska tietoa käytetään lopulta päätöksenteossa, asettaa tiedon hyödyntämisvaihe tavoitteet tiedonhallinnalle.
Jokaisessa organisaatiossa toteutetaan tiedonhallintaa riippumatta siitä, onko sen rakenteita kuvattu.
Kokonaisarkkitehtuuri on menetelmä, jonka avulla tiedonhallintaa voidaan kehittää tavoiteltuun suuntaan. Jotta tiedonhallintaa voidaan lähteä kehittämään, tulee meidän ensin ymmärtää tiedonhallinnan nykytila.
Kuvaamalla kokonaisarkkitehtuurin menetelmin tiedonhallinnan rakenteiden nykytila saadaan luotua tietoa siitä, mihin asioihin tiedonhallinnan kehittämisessä tulisi keskittyä.
Tiedonhallintamalli visualisoi organisaation tiedon – kolme keskeistä osaa
Tiedonhallinnan rakenteet kuvataan tiedonhallintamalliin.
Kuvaamalla tietovaranto-, palvelin-, tietojärjestelmä- ja integraatiorakenteet, saadaan kattava kuva siitä minkälaiset väylät ja käytännöt tiedon liikuttelulle on asetettu. Kehittämällä tätä kokonaisuutta, mahdollistetaan tietojen nopea ja hallittu käsittely.
Toisen kokonaisuuden tiedonhallintamalliin muodostaa tietojen rakenne, eli määritelmät siitä, millaista tietoa organisaatiolla on ja miten tieto liittyy organisaation operatiiviseen toimintaan.
Tiedon osalta on mahdollista mallintaa relaatioita organisaation toiminnan prosesseihin niin, että jokaiselle tietoryhmälle voidaan osoittaa tiedon lähde- sekä kohdeprosessi.
Tiedonhallintamallin kolmantena kokonaisuutena ja kattona toimii tiedon hyödyntämisen kerros. Tiedon infraan sisältyvien teknisten rajapintojen lisäksi huomioon tulee ottaa visuaalinen rajapinta tiedon esittämisen ja tiedon tarkastelijan välille.
Kun tietoa hyödynnetään lopulta päätöksen teossa, tapahtuu tämä ihmisen toimesta. Tieto tulee saattaa tiedon käyttäjälle personoidussa ja visuaalisessa muodossa, jotta siitä voidaan tehdä oikeat tulkinnat. Määrittelemällä tiedon tarvitsija roolit ja tietotuotteet, myös tämä näkökulma tule huomioiduksi.
Tiedonhallintamalli perustuu siis kokonaisarkkitehtuurimenetelmään, jossa tiedonhallinnan kannalta keskeiset rakenneosat sekä niiden väliset suhteet ovat kuvattu ja mallinnettu.
Tiedonhallintamalli on siis käytännössä kokonaisarkkitehtuurin näkökulma, jossa keskitytään tiedon kannalta keskeisiin kokonaisuuksiin. Arterin ARC ohjelmisto mahdollistaa kokonaisarkkitehtuurin visuaalisen mallintamisen myös tästä näkökulmasta. Tiedonhallinnan sisällyttäminen kokonaisarkkitehtuuriin mahdollistaa myös tiedonhallinnan sujuvuuden säilyttämisen tilanteissa, joissa muutos ei kohdistu suoraan tietorakenteisiin.
Suosittelen sinulle:
👉 Tietojärjestelmäsalkun rakentaminen ja ylläpito – Näin onnistut | blogi
👉 Kevyesti mutta tehokkaasti liikkeelle kokonaisarkkitehtuurityössä | blogi + webinaari
👉 Luo edellytykset palvelujen digitalisaatiolle ja organisaation muutoskyvykkyydelle tiedonhallintamallin avulla | blogi
