Yhteenvetosivu selkeyttää prosessikuvauksia ja sitoo ne yhteen

Prosessin yhteenvetosivu on prosessikuvauksiin sovellettavan kolmisivutekniikan ensimmäinen sivu.

Kolmisivutekniikka on alkujaan Jussi Moision ja Ossi Ritolan kehittämä tapa kuvata prosesseja ja sitä hyödyntää myös IMS-ohjelmisto. Tekniikka kehitettiin selkeyttämään prosessikuvauksia sekä nostamaan esiin prosessin keskeiset tekijät paremmin esiin.

Kolmisivutekniikalla tarkoitetaan prosessinkuvausta, joka sisältää prosessikaavion lisäksi yhteenvetosivun prosessin keskeisistä asioista sekä ”vaiheiden kuvaus”-sivun, jossa puolestaan kerrotaan tarkemmin jokaisesta prosessin työvaiheesta. Yhdestä prosessista tuloksena syntyy siis kolme sivua: yhteenveto, prosessikaavio ja vaiheiden kuvaus.

Prosessikaavioiden piirtely on jokaiselle se kaikkein tutuin osa prosessien kuvaamista. Prosessikaavioita piirretään usein uimaratakaavioina, joiden tarkoituksena on hahmottaa: kuka tekee, mitä tekee ja missä järjestyksessä.

Kun hypätään suoraan piirtämään kaaviota, jää usein miettimättä tai ainakin dokumentoimatta, miksi prosessi ylipäätään on olemassa. Myös prosessin vastuu, ketkä toimivat prosessin asiakkaina, mitä inputteja ja outputteja prosessilla on, sekä mihin muihin prosesseihin kyseinen prosessi vaikuttaa. Näitä asioita kuvataan kolmisivutekniikan ensimmäisellä sivulla yhteenvetosivulla.

Tärkeimmät asiat ja prosessirajapinnat löytyvät yhteenvetosivulta

Yhteenvetosivun tarkoituksena on koota tärkeimmät asiat prosessista yhteen sivuun. Yhteenveto pääasiassa prosessiomistajan työkalu ja se voi myös toimia ikään kuin tarkastuslistana prosessikaavioille. Itse prosessikuvaustakin on huomattavasti helpompi lähteä piirtämään, kun tärkeimmät asiat on kirjoitettu ylös.

Yhteenvetosivulle dokumentoidaan usein myös prosessirajapinnat, joiden avulla nähdään prosessien väliset yhteydet toisiinsa.

Prosessirajapintojen dokumentointi yhteenvetosivulle auttaa hahmottamaan kokonaisuutta etenkin niissä tapauksissa, kun prosessit eivät ole toistensa jatkumo. Joskus ilmenee, ettei prosessissa ole tietoa mihin muihin prosesseihin heidän toimintansa vaikuttaa.

Silloin prosessin on myös vaikea huomioida toiminnassaan toisen prosessien mahdollisia tarpeita tai vaikutuksia. Esimerkkinä voisi olla myyntiprosessin ja laskutusprosessin yhteys. Usein laskutusprosessi on kuvattu osaksi talousprosesseja, vaikka laskuttaminen liittyykin myyntiprosessiin keskeisesti.

Yhteenvetosivulla käydään läpi prosessin perusasiat, joka selkeyttää huomattavasti kuvattavaa kokonaisuutta. Esimerkiksi mistä prosessi alkaa ja mihin se loppuu, on hyvä käydä läpi jo ennen itse piirtämistä. Yhteenvetosivu antaa hyvän lähtölaukauksen prosessin piirtoon ja helpottaa huomattavasti kokonaisuuden hahmottamista.

Tietopankki IMS-ohjelmiston käyttäjän apuna

Arterin IMS- ja ARC-ohjelmiston käyttäjän tukena toimii Tietopankki asiakaspalvelun ja teknisentuen lisäksi. Tietopankkiin on viety erilaisia käytännön ohjeistuksia ohjelmistojen eri toiminnallisuuksista. 

👉 Tutustu Tietopankkiin tästä: TIETOPANKKI