ISO 9001:2026 on julkaistu – 8 vinkkiä käytäntöön

Mikä kaikki ISO 9001:2026 muuttui?

Painopiste siirtyi asiakastyytyväisyydestä koko laadunhallintajärjestelmän vaikuttavuuteen ja asiakastyytyväisyyden sijaan puhutaan yhä enemmän asiakasymmärryksestä.

Näihin asioihin tuli muutoksia ISO 9001:2026 -standardissa:

• Yhdenmukaistettu rakenne HS, Harmonized structure (yhtenäisempi termistö ja rakenne muiden ISO-järjestelmästandardien kanssa, esim. ISO 27001).
• Ilmastonmuutoksen huomioiminen.
• Johdon vastuun korostuminen sisältäen laatukulttuurin ja eettisen toiminnan.
• Laatupolitiikan on nimenomaisesti huomioitava organisaation konteksti ja tuettava sen strategista suuntaa.
• Riskit ja mahdollisuudet käsitellään erillisinä kokonaisuuksina.
• Muutosten hallinta.
• Organisaation tietoisuus.
• Asiakasviestintä.

Siirtymäaika: Aikataulu ISO 9001:2026 uudistuksille

• ISO 9001:2026 julkaistiin 16.9.2026.
• Standardin julkaisun jälkeen sertifioidulla organisaatiolla alkaa siirtymäaika, joka kestää 3 vuotta.
• Mikäli organisaatiollasi on ISO 9001 -sertifikaatti, säilyy sertifikaatti voimassa koko siirtymäkauden ajan.
• Suosittelemme aloittamaan päivitysten tekemisen saman tien.
• Arviolta syyskuussa 2029 kolmen vuoden siirtymäaika tulee loppumaan.

Ilmastonmuutoksen huomioiminen

Uudet vaatimukset:

Organisaatiosi on arvioitava, onko ilmastonmuutos relevantti tekijä sen toiminnalle (4.1 – toimintaympäristö).

Lisäksi pitää selvittää, onko merkityksellisillä sidosryhmillä (asiakkaat, henkilöstö, omistajat, viranomaiset, toimittajat) ilmastonmuutokseen ja kestävyyteen liittyviä vaatimuksia tai odotuksia (4.2 – sidosryhmät).

Käytännössä nämä kohdat voisivat tarkoittaa:

• Ilmastonmuutos ja siihen liittyvät riskit/mahdollisuudet mukaan toimintaympäristön analyysiin (esim. energiakustannukset, sääilmiöiden vaikutus toimitusketjuun, asiakkaiden hiilijalanjälkivaatimukset).
• Sidosryhmäkartan päivitys huomioiden ne tahot, joilla on ilmasto-/vastuullisuusvaatimuksia, tunnistaen mitkä niistä katetaan toimintajärjestelmän kautta ja mitkä vaativat toimenpiteitä.
• Ei pakota ”ympäristöjärjestelmää”, mutta vaatii näyttämään, että ilmastokysymys on oikeasti mietitty myös osana laatujärjestelmää.

Laatukulttuuri ja eettinen toiminta

Mitä vaatimuksia ISO 9001:2026 asettaa?

• Johto ”edistää laatukulttuuria ja eettistä käyttäytymistä” – tämä lisäys tulee suoraan kohtaan 5.1.1.
• Prosessien toimintaympäristö (7.1.4) ulottuu fyysisen ympäristön lisäksi psykologiseen ja sosiaaliseen ympäristöön – mukana mm. eettinen kulttuuri, syrjimättömyys, työhyvinvointi. Tämä on hyvä huomioida myös riskien arvioinnissa.
• Tietoisuus (7.3) laajenee: henkilöstön pitää olla tietoinen myös organisaation laatukulttuurista ja eettisistä periaatteista, ei pelkästään laatupolitiikasta, laatutavoitteista ja omasta roolistaan.

Käytännössä nämä tarkoittaa:

• Johto näyttää esimerkkiä: ei hyväksytä ”oikaisuja” tarkastuksissa, ei piiloteta poikkeamia, toimittajilta vaaditaan samoja eettisiä pelisääntöjä.
• Periaatteet (code of conduct), esim. eettiset ohjeet ja epäkohtien ilmoituskanava voitaisiin liittää mukaan toimintajärjestelmään (ei välttämättä uutena prosessina, vaan osana johtamista).
• Koulutusten ja infojen kautta tuodaan esille, mitä laadukas ja eettinen toiminta tarkoittaa juuri teillä – ei pelkkää standarditekstiä.
• Johdon katselmuksessa olisi hyvä jatkossa käsitellä myös laatukulttuurin ja eettisen toiminnan tilaa/kehittämistä, vaikka sitä ei suoraan standardissa esitetä.

Riskit ja mahdollisuudet

Riskit ja mahdollisuudet käsitellään nyt erillisinä kokonaisuuksina. Pelkkä riskilista ei enää riitä: riskit ja mahdollisuudet on tunnistettava, analysoitava ja arvioitava, ja toimenpiteiden vaikuttavuutta on seurattava:

• 6.1 -kohdassa jaetaan riskit ja mahdollisuudet selkeämmin:
  • 6.1.2 = riskit,
  • 6.1.3 = mahdollisuudet.

Vinkit käytäntöön:

• Varaa johdon pöydälle aikaa myös mahdollisuuksien pohtimiseen omana asianaan. Jos käytät IMS-ohjelmistoa, voit erotella riskit ja mahdollisuudet jo nyt.
• Näytä, miten riskit ja mahdollisuudet vaikuttavat tavoitteisiin ja prosesseihin.
• Todenna esim. katselmuksissa, että määritetyt toimenpiteet (sekä riskien pienentäminen että mahdollisuuksien hyödyntäminen) on arvioitu, ja että ne ovat olleet tehokkaita.

Muutosten hallinta

Muutosten hallinta syvenee:

1. Muutoksia suunnitellessa on huomioitava tarvittava tieto, resurssit ja
2. suunniteltava viestintä sekä
3. arvioitava vaikutukset toimintajärjestelmään, prosesseihin, riskeihin ja asiakaskokemukseen.
4. Lisäksi muutokset on katselmoitava jälkikäteen: saavutettiinko tavoiteltu lopputulos, ja syntyikö ei-toivottuja sivuvaikutuksia?

Käytännössä tämä tarkoittaa:

• Määritetty prosessi muutosten hallintaan tai vastaava käytäntö, jossa muutokset suunnitellaan huomioiden muutoksen syy, vaikutukset, viestintä, vastuuhenkilö, arvio toteutuksen jälkeen.
• Toimintajärjestelmän muutokset (esim. uudet järjestelmät, organisaatiomuutokset, prosessimuutokset) viedään systemaattisesti muutostenhallintaprosessin läpi, ei ”hiljaa taustalla”.

Mistä tietää, että kyseessä on muutos? Tässä yksi nyrkkisääntö muutoksen tunnistamiseen:

• Aina kun muutat prosessia, rakennetta, toimintajärjestelmää tai tuotetta tai palvelua, muutos kuuluu hallita.
• Mieti myös, mihin muutos heijastuu: Jos se vaikuttaa toiseen prosessiin, on kyseessä muutos, josta on hyvä käynnistää muutoksenhallinta prosessi.

Organisatorinen tieto ja sen merkitys

Organisatorisen tiedon merkitys kasvaa. Ei riitä, että vain yksi avainhenkilö tietää:

Tieto on dokumentoitava, jaettava ja pidettävä ajan tasalla esimerkiksi ohjeiden, työparimallien, perehdytyksen ja tietopankkien avulla.

Erityisen haastavaa on hiljainen tieto. Vaikka kaikki kirjaukset olisivat tallessa, pitkään talossa olleen kollegan lähtiessä asiakkuudet kannattaa käydä läpi myös keskustellen.

Painopiste ei ole enää vain tuotteiden ja palveluiden vaatimustenmukaisuudessa, vaan siinä, että organisaation tieto tukee koko laadunhallintajärjestelmän haluttujen tulosten saavuttamista.

Tietoa pitää ylläpitää, jakaa ja päivittää niin, että organisaatio pysyy toimintakykyisenä muutoksissa (resilienssi, jatkuvuus).

Tätä kaikkea on organisatorinen tieto:

• Prosessit ja ”näin meillä tehdään” -tieto,
• tuote- ja palvelutieto,
• asiakas- ja markkinatieto,
• toimittaja- ja kumppanitieto,
• lainsäädäntö, standardit ja vaatimusten tulkinta,
• hiljainen tieto ja kokemuspohjainen osaaminen,
• jatkuvan parantamisen ”opit” ja
• järjestelmä- ja työkalutieto…

Asiakasviestintä

Tällaisia uudistuneita vaatimuksia ISO 9001:2026 -standardi asettaa asiakasviestinnälle:

• Tiedot hätätilanteissa toteutettavista toimista, mukaan lukien tarvittaessa tiedot tarjottujen tuotteiden tai palvelujen häiriöistä.
• Tiedot jatkuvuuden hallinnasta, mukaan lukien tarvittaessa mahdolliset häiriöt tarjottavissa tuotteissa tai palveluissa.

Vinkki:

• Käy organisaatiosi viestintäsuunnitelman läpi ja varmista, että suunnitelmasta löytyy määrittelyt sille, mistä viestitään ja kenelle.

Huomioi myös nämä seikat ISO 9001:2026 uudistuksesta

Muista, että nämä tutut toimintatavat säilyvät jatkossakin:

• Jatkuvan parantamisen toimintalogiikka eli PDCA-malli,
• prosessilähtöinen toimintatapa,
• riskiperusteinen ajattelu ja
• ISO-standardin rakenne.

Uusia vaatimuksia esimerkiksi tekoälystä tai digitalisaatiosta ei ole tulossa.

Laita korvan taakse myös nämä muutokset:

• 9.2.2 Jokaiselle sisäiselle auditoinnille on määriteltävä tavoitteet.
• 9.3.2 Johdon katselmuksessa kaikki lähtötiedot ovat vaadittuja käsiteltäviä tietoja.
• 10.1 Parantamisessa huomioitava analyysi-, mittaus- ja johdon katselmuksen tiedot parannusmahdollisuuksien tunnistamiseksi.
• 10.2 Tarvittaessa päivittettävä riskit ja mahdollisuudet ja toimintajärjestelmä.

8 vinkkiä, joiden avulla vastaat ISO 9001:2026 -standardin uudistuksiin

Tässä 8 vinkkiä muutoksessa onnistumiseen:

1. Tilaa tai lataa uudistunut standardi Suomen Standardeilta.
2. Varaa ylimmän johdon palaveriaika ja käy läpi uudistukset ja niiden vaikutukset ainakin johdon katselmointiin ja riskienhallintaan.
3. Päivitä sisäisten auditointien lomakepohjat ja ohjeistus.
4. Pätevöitä sisäiset auditoijat ja prosessien omistajan uudistuksista.
5. Mieti järkevät PDCA-syklit muutosvaiheeseen, milloin siirrytään ja miten.
6. Varmista, että tiedot päivittyvät, eikä vaikkapa laaturyhmän tiedostoihin jää vanhoja pohjia tai koulutusmateriaaleja.
7. Suunnittele sisäinen viestintä, mikä muuttuu ja miten päivitystyössä edetään.
8. Hyödynnä tekoälyä, mutta muista kysyä mitä tietolähteitä se käyttää.