Blogi

Analysoi riskejä ekosysteemimallinnuksen avulla

Mieli muuttuu nopeasti

Kuluneen vuoden aikana olen joutunut haastamaan ajatteluani monella tavoin. Uskomukset, omat ja toisten, ovat saaneet kyytiä, kun ennennäkemättömällä vauhdilla on pitänyt uskaltaa muuttaa totuttuja toimintatapoja ja tehdä päätöksiä, joiden pituudesta tai vaikutuksista ei ole voinut sanoa mitään muuta kuin että tehdään sitten uusi päätös, jos tämä ei toimi.

Yhtenä päivänä olen kaivannut sitä aiempaa arkea. Sitä joka silloin tuntui kaoottiselta, vaikealta tai uuvuttavalta, mutta joka tähän epävarmaan uuteen verrattuna oli kuitenkin tuttua.

Toisena päivänä olen pohtinut, että olisinko enää halukas palaamaan siihen aiempaan. Muistanko edes, millaista se oikeasti oli?

Ekosysteemi muuttuu hitaasti

Kaikki arjessani ei kuitenkaan ole muuttunut. Ekosysteemi, jossa yrityksenä toimimme, on pysynyt hyvinkin samana, vaikka välineet pitää yhteyttä kollegojen ja asiakkaiden kanssa ovat muuttuneet.

Asiakkaamme ovat olleet hyvin pysyvää sorttia, eli vaihtuvuus on ollut pientä. Omistajataho on pysynyt samana, eli meitä ohjaava taho tavoitteineen on jatkanut samalla ”fix the core and grow” -teemalla edelleen. Palvelutuottajissa on tapahtunut jonkin verran muutoksia, mutta esimerkiksi työterveyden kilpailuttaminen ja uusi palvelutuottaja on tuonut pelkästään iloisia uudistuksia ja tukenut meitä hyvin etätyö- ja terveysasioissa.

Toimintaamme valvovissa viranomaisissa ei ole tapahtunut muutoksia. Tosin olemme halunneet itse lisää ulkoista ”valvontaa” esimerkiksi osallistumalla Great Place to Work -arviointiin ja ISO27001 rakentamiseen liittyvään esiauditointiin. Pian myös siihen varsinaiseen. Olemme siis olleet halukkaita tekemään luotettavuuttamme näkyväksi keskeisille sidosryhmillemme myös tällä tavoin.

Tuntuisiko samalta, tai olisimmeko yrityksenä päätyneet näihin ratkaisuihin, jos emme olisi täällä pyöritelleet erilaisia canvas-pohjia ja miettineet jo ennen koronaa, millainen toimija me yrityksenä olemme? Uskallan väittää, että ei tuntuisi.

On tärkeää ymmärtää omaa rooli ja toimintamme vaikutukset ekosysteemissä, jossa elämme. Meillä jokainen tietää, että yrityksenä haluamme olla luotettava ja haluttu laadunhallinnan kumppani ja että ilman toista ei voi olla toista. Ohjelmistojen ja niihin liittyvien palveluiden pitää toimia ja tuottaa lisäarvoa joka päivä luvatulla tavalla.

Virheitä ei saa pelätä, vaan niistä pitää oppia. Uudistettu poikkeamien kirjaamisen lomake on tarkoitettu meidän kaikkien täytettäväksi, myös pienet havainnot ovat arvokkaita.

Hidas muutos on vaikea nähdä ilman hyvää analysointia

Kaikessa liiketoiminnassa tärkeää on tunnistaa omassa toimintaympäristössä meneillään olevia ja mahdollisia tulevia muutoksia, jotta niihin voidaan valmistautua. Toimintaympäristön muutokset vaikuttavat kaikkiin sidosryhmiin. Toisiin enemmän ja toisiin vähemmän. Siksi myös riskien ja mahdollisuuksien pohtiminen kannattaa aloittaa analysoimalla omaa ekosysteemiä.

Koska ekosysteemin muutokset usein tapahtuvat yksi toimija kerrallaan, niitä on hankala nähdä ja ymmärtää ilman hyvää mallinnusta. Ekosysteemissä toimimiseen tarvitaan systeemisyyden ymmärrystä ja herkkyyttä.

Pidin aiheesta 20.4. myös webinaarin, jossa kävin tarkemmin läpi ekosysteemianalyysin vaiheita. Voit katsoa webinaarin lataamalla itsellesi tallenteen sivun alalaidasta.

Täydellistä mallinnusta tuskin pystyy tekemään, mutta esimerkiksi seuraavin askelin etenemällä voi saada kuvatuksi riittävän tarkan yleiskuvan, jonka pohjalta voi arvioida riskejä.

Ekosysteemimallinnuksen 11 askelta:

1. Mallinna kuva ekosysteemistänne, hyödyntämällä esimerkiksi canvas-, tai muuta pohjaa. Työkaluksi sopii esimerkiksi Arterin ARC-ohjelmisto, jolla voit visualisoida isojakin kokonaisuuksia.

2. Suunnittele millaisella arviointiprosessilla olisi hyvä arvioida oman systeemin riskejä ja mahdollisuuksia.

3. Käy keskustelu avainhenkilöiden kanssa ja muokkaa kuvaa sen perusteella.

4. Merkitse ekosysteemimalliisi myös lukuja tai muita merkintöjä, joiden pohjalta on helppo arvioida kyseisen toimijan merkitystä suhteessa toimintaanne.

5. Hyväksytä arviointisuunnitelmasi johdolla ja varmista, että siihen on merkitty myös missä ja miten johto hyödyntää mallinnusta ja arvioinnin tulosta (jos ei hyödynnä, niin ei kannata mallintaa eikä arvioida).

6. Varaa aikaa arviointiin avainhenkilöiden kanssa (½ päivää tai 1 päivä hyvin fasilitoituna).

7. Valmistaudu arviointiin kysymyspatteristolla, joka auttaa käydään läpi mallinnuksessa esiin tulleet keskeiset tekijät (sisäiset ja ulkoiset).

8. Valmistaudu valmiilla yhteenvetopohjalla, johon sinun on fasilitoijana helppo kirjata havainnot (esim. SWOT tai vastaava pohja toimii vallan hyvin tässäkin).

9. Tee yhteenveto ja toimita se sovitusti avainhenkilöille (mikäli sovittu, että yhteenveto saa julkisuutta vaikkapa intrassa, tee tiivistelmä viestinnälle).

10. Pidä materiaalia esillä tilanteissa, joissa asiakkaista, toimittajista, henkilöstöstä, omistajuudesta tai viranomaistahoista (keskeiset sidosryhmät) keskustellaan ja niihin liittyviä toimintatapoja kehitetään + muista päivittää mallinnustasi.

11. Pidä yllä keskustelua siitä miten ekosysteeminne toimii ja mitä asioita siinä on tärkeää vaalia ja ylläpitää jatkuvuuden varmistamiseksi.

Esimerkkikysymyksiä ekosysteemin riskienhallintaan ja arviointiin:

  • Onko tahoja, jotka tukevat meitä taloudellisesti ja voisivat käyttää valtaansa myös väärin?
  • Mitä riskejä tuotteiden, palveluiden ja raaka-aineiden hankintaan liittyy tällä hetkellä?
  • Millaisia ympäristöjalanjälkiä jätämme tällä hetkellä? Onko vaaraa, että joku taho voisi tehdä meistä ilmiannon viranomaisille tai medialle?
  • Toimimmeko työsuhteisiin liittyen vastuullisesti? Onko riski, että rekrytointi-, johtamis- tai irtisanomismenettelymme eivät kestäisi ulkoista tarkastelua?
  • Voimmeko luottaa valitsemiimme kumppaneihin? Onko olemassa riski, että emme valvo riittävästi koko elinkaarta?
  • Olemmeko itse luotettava toimija, vai onko asioita, joissa pidämme ”kulisseja yllä”?
  • Onko tapanamme kiertää lakeja, sääntöjä tai suosituksia?
  • Kestävätkö yhteistyösuhteet sen, että olemme eri mieltä?
  • Miten riidat ratkaistaan?
  • Onko meillä ollut tilanteita, joissa emme ole tienneet kuka saa puuttua tai kenen vastuulla on puuttua, ja sen vuoksi tilanne on päässyt liian pitkälle?
  • Olemmeko tietoisia siitä, miten voimme irtautua yhteisistä sopimuksista tai toimintaketjuista?

Analysointi auttaa huolehtimaan oman ekosysteemin monimuotoisuudesta ja jatkuvuudesta

Toiminnan riippuvuuksien ja vaikutussuhteiden tunnistaminen on myös ISO 9001 -standardin vaatimus. Arviointiraporteista on apua vain, kun niitä käytetään osana liiketoiminnan suunnittelua. Käyttämätön analysoitu tieto on kuin ottamatta jäänyt lääke.

Kun riskit tiedostetaan, voidaan tehdä päätöksiä siitä, pidetäänkö riski vai halutaanko sitä vähentää.

Riski ei ole pelkästään uhka, vaan riski voi olla myös mahdollisuus. Jos ekosysteemimallinnuksen ja sen arvioinnin pohjalta havahdumme esimerkiksi siihen, että yhteistyö jonkun tahon kanssa sujuu vain silloin kun olemme samaa mieltä, niin eikö siinä ole tyrkyllä hyvä mahdollisuus kehittää yhteistyötä ennen kuin se johtaa irtisanomisiin tai riitoihin?


Suosittelen myös:

Katso webinaarini ekosysteemianalyysin hyödyntämisestä täyttämällä alla oleva lomake! Saat tallenteen sähköpostiisi.

Täytä tietosi ja lataa webinaaritallenne

Lähettämällä hyväksyn, että antamani henkilötiedot tallennetaan Arter Oy:n suoramarkkinointirekisteriin.

Kirjoittaja

Arterin vanhempi konsultti KM Elina Mäkinen on toiminut liiketoiminnan ja laadun kehittämistehtävissä yli 20 vuotta. Hän on EFQM:n akkreditoima arvioijakouluttaja ja EFQM -pääarvioija, ISO9001 Lead Auditor sekä EFQM Sustainability Assessor.

Elinalla on erittäin laaja tietämys erilaisten prosessi-, laatu-, arviointi-, riskienhallinta- ja innovointityökaluista. Hän omaa vahvaa osaamista myös kokonaisarkkitehtuurissa ja palvelumuotoilussa sekä IMS- ja ARC -ohjelmistojen hyödyntämisessä kehittämisen ja johtamisen välineinä. Käytännön kokemusta kokonaisvaltaiseen toiminnan kehittämiseen on kertynyt yli 200:n asiakasorganisaation kanssa työskentelystä. Ominaista Elinan vetämille työpajoille on se, että niissä ei junnata teorioissa, vaan tehdään yhdessä asioita eteenpäin.

Liittyvät materiaalit