Blogi

Arterin ISO 9001 -template tuo vaikeaselkoiseksi mielletyn laatustandardin käytännönläheiselle tasolle ja vauhdittaa laatutyötä

Arterilla templatella tarkoitetaan tyypillisesti ohjelmistoon valmiiksi koottuja rakenteita ja pohjia, jotka helpottavat käyttöönottoa ja edistävät käytännön tekemistä haluttuun suuntaan. Ajatus IMS-templaten kehittämiselle on syntynyt asiakaspalautteista, joissa toivotaan tukea siihen, ettei toimintajärjestelmän rakentamista tarvitsisi aloittaa täysin tyhjältä pohjalta. Templaten aiheeksi tuntui loogiselta valita ISO 9001 – laatustandardi, sillä se on yksi yleisimmistä IMS-ohjelmiston käyttökohteista.

ISO 9001 -template on suunniteltu organisaatioille, jotka kaipaavat kättä pidempää laatutyön tueksi. Nopeasti käyttöön otettavat pohjat, selkeät ohjeistukset sekä valmiit rakenteet ohjaavat kohti standardinmukaista laadunhallintajärjestelmää.

👉 Lataa tästä itsellesi Näin rakennat ISO 9001 mukaisen laatujärjestelmän -pikaopas. 

Näitä asioita ISO 9001 -template sisältää – selkokielelle käännetty ISO 9001, valmiita rakenteita ja pohjia

IMS-ohjelmistossa sijaitseva ISO 9001 -template sisältää seuraavia asioita:

  • Selkokielelle käännetty ISO 9001 –standardi ja sen vähimmäisvaatimukset.
  • Malli organisaation prosessikarttalle.
  • Valmiita prosessikuvauksia – sisäiset auditoinnit, johdonkatselmukset, laatupolun rakentaminen.
  • Auditointiohjelman suunnittelun tueksi tarkoitettu dokumenttipohja.
  • ISO 9001 –standardin mukaisen laatukäsikirjan valmis sisällysluettelo.
  • Raporttipohjia – auditointi, havainto/poikkeama, asiakaspalaute, kehitysehdotus ja läheltäpiti.
  • Riskienhallinta – riskienjaottelu strategiset, operatiiviset, turvallisuus- ja vahinko, taloudelliset ja määrittelemättömät riskit.
  • ISO 9001 –templaten etuisvunäkymän, joka on PDCA-mallin mukainen. Näkymä kerää dokumentoidun tiedon organisaation toiminnasta yhteen PDCA-mallin mukaisiin kokonaisuuksiin: suunnitteluun, toimintaan, arviointiin ja johtamiseen.

Kenelle ISO 9001 -template sopii?

Organisaatiot, joilla ei ole vielä käytössä IMS-ohjelmisto:

  • Laadunhallintajärjestelmän rakentamista harkitseville organisaatioille – mallipohja vauhdittaa laatujärjestelmän rakentamista.
  • ISO 9001 -sertifikaattia tavoitteleville organisaatioille.

Organisaatiot, joilla on jo IMS-ohjelmisto käytössä:

  • Laadunhallintajärjestelmän uudistamisen pohjaksi.
  • ISO 9001 -sertifiointiin tähtäävien projektien tueksi.

Suosittelemme lämpimästi, että arvioit yhdessä Arterin asiantuntijan kanssa ISO 9001 -templaten sopivuutta omalle organisaatiollenne, jotta saat mallipohjan tuottamista hyödyistä realistisen kuvan. Voit jättää yhteydenottopyynnön tästä.

Tutustu tarkemmin ISO 9001 -templateen alla olevan webinaaritallenteen avulla. 

ISO 9001 -mallipohjan rakentaminen toteutettiin asiakaslähtöisesti 

Kehitysprojekti lähti käyntiin selvittämällä niin sisäisiä kuin ulkoisiakin toiveita ja tarpeita templatea kohtaan. Haastatteluihin osallistettiin asiakkaita sekä omaa henkilöstöämme.

Tärkeää oli ymmärtää mahdollisimman kattavasti laatutyöhön liittyviä näkökulmia ja kuinka erilaisten toimintaympäristöjen tarpeet voidaan huomioida uudessa ISO 9001 -mallipohjassa.

Haastatteluiden tulokset summattiin yhdeksi kattavaksi koosteeksi, jota kävimme läpi projektiryhmämme kanssa ja analysoimme tulosten yhdenmukaisuutta sekä hyödynnettävyyttä pohjana ISO 9001 -templaten kehittämiselle. Projektiryhmään kuului oman henkilöstömme lisäksi asiakkaita, joille laatutyö sekä IMS-ohjelmisto ovat ennestään tuttuja.  

Valmiit rakenteet ja mallipohjat auttavat laadunhallinnan kehittämisessä ja ISO 9001 -standardin edellytyksiin vastaamisessa

Sisällön suhteen päätimme pitäytyä mahdollisimman tarkasti tärkeimmissä perusasioissa sekä tukea tyypillisesti haastaviksi koettuja aihealueita.

Tavoitteenamme oli luoda valmiita rakenteita ja pohjia – esimerkiksi erilaisia vaihtoehtoja prosessien kuvaamiseen – nopeuttamaan laatutyön haltuunottoa, mutta välttää liian valmiin sisällön luomista.

Esimerkiksi prosessikartan pohjalle listasimme tyypillisimpiä johtamisen prosesseja, mutta emme yrittäneet luoda jokaiselle organisaatiolle sopivaa täysin valmista prosessikarttaa. Näin pyrimme välttämään sitä harhaa, että pelkkä mallipohja eli template, tekisi organisaatiosta automaattisesti laadukkaan.  

ISO 9001 -template eli mallipohja, prosessikartta, Arter Oy
ISO 9001 -template eli mallipohjassa oleva pohja organisaation prosessikartalle. KLIKKAA KUVA ISOMMAKSI.

ISO 9001 -mallipohja on rakennettu jatkuvan parantamisen eli PDCA-syklin mukaisesti – tältä mallipohja näyttää

Yhdessä projektiryhmän kanssa jatkoimme seuraavaksi kehittämistä templaten IMS-ohjelmistoon tulevaan etusivunäkymään.

Kävimme läpi erilaisia visuaalisia tapoja hahmottaa ISO 9001 -standardia sekä Arterin arkistoista löytyneitä materiaaleja aiempien template-projektien etusivuista. Yhteistuumin tulimme kuitenkin siihen lopputulokseen, että parhaiten laatutyön periaatteita palvelee selkeä jatkuvan parantamisen mukainen näkymä. Jatkuvan parantamisen lisäksi templaten IMSin etusivunäkymä tuo yhteen paikkaan standardin olennaisimmat vaatimukset ja toimii hyvin koostavana materiaalina esimerkiksi auditointitilanteessa. 

IMS-template ohjaa organisaation laadun kehittämistä ISO 9001-standardin vaatimusten mukaiseen suuntaan. Se on yhdessä asiakkaidemme kanssa kehitetty kokonaisuus, joka koostuu rakenteista, tuotettavasta sisällöstä sekä ISO 9001 -templaten etusivusta, joka kokoaa mallipohjan kokonaisuudet yhteen näkymään.

IMS-ohjelmiston ISO 9001 -template eli mallipohjan etusivu IMS-ohjelmistossa. KLIKKAA KUVA ISOMMAKSI.

 

Ensimmäinen versio 

Alustavien hahmotusten pohjalta lähdimme rakentamaan templaten prototyyppiä suoraan tyhjään IMS-ympäristöön nähdäksemme mahdollisimman pian, miltä suunnitelmamme näyttävät konkreettisesti ohjelmistossa.

Kokonaisuus alkoi hahmottumaan paremmin, ja malli alkoi olla valmis varhaiseen testaukseen, kun sisällöstä ja etusivusta saatiin valmiiksi ensimmäiset versiot. Sisäiset ja ulkoiset testaukset antoivat rohkaisevaa palautetta templatesta.

Saimme testauksen avulla myös erinomaisia uusia ideoita, kehitysehdotuksia sekä tarkentavia kommentteja jatkokehittämiseen.  

ISO 9001 -standardin vaatimukset on käännetty templatessa eli mallipohjassa yksinkertaiseen ja selkeään muotoon

Suuri rutistus templatessa oli standardin kääntäminen mahdollisimman yksinkertaiseen ja selkeään muotoon. 

Iteroimme sisältöä moneen kertaan eri näkökulmista ja pyrimme karsimaan kaiken ylimääräisen pois, mutta kuitenkin niin, että voimme tarjota vielä relevanttia sisältöä sekä vinkkejä toteutukseen. 

Tämän selkeytetyn standardin tarkoituksena ei ole syrjäyttää alkuperäistä, vaan toimia yhdessä rinnakkain sen kanssa vaatimusten tulkitsemiseksi. Selkokielisen standardin avulla pystyimme itsekin kohdentamaan templaten etusivulle ISO 9001-standardin vaatimusten näkökulmasta kaikista tärkeimmän sisällön.  

ISO 9001 -template tuo vaikeaselkoiseksi mielletyn ISO 9001 -laatustandardin käytännönläheiselle tasolle ja vauhdittaa laatutyötä sekä ohjelmiston käyttöönottoa.

ISO 9001 -templaten viimeistely 

Kehitys jatkui pikkuhiljaa kohti julkaistua versiota.

Otimme mukaan kehittämiseen vielä konkreettisemmin sisäistä tukea tarkkailemaan toivottuja yksityiskohtia kuten esimerkiksi visuaalista ilmettä, ohjeistusta ja käytön sujuvuutta. Näin iteroimme templatea kokonaisuutena kohti maalia. 

Loppusuoralla templatesta tuotettiin vielä sisäistä materiaalia ja tarvittavia ohjeistuksia, jotta osaamme viestiä siitä yhteneväisesti asiakkaillemme. Viimeisimpänä, muttei suinkaan vähäisimpänä template lanseerattiin valmiiksi kouluttamalla sitä sisäisesti. 

Tässä vaiheessa templaten voidaan sanoa tältä erää olevan valmis, vaikka kehittäminen jatkuukin vielä pitkälle tulevaisuuteen asiakaspalautteiden ja -toiveiden mukaisesti.   

Suosittelen sinulle:

👉 Kuinka vastata ISO 9001 -standardin vaatimuksiin? | blogi
👉 Näin rakennat ISO 9001 mukaisen laatujärjestelmän | ladattava pikaopas
👉 Tutustu ISO 9001- templateen ja tilaa demo

Yhteydenottopyynto IMS ja ISO 9001 -template

Kirjoittaja

Hanna Ahtola toimii palvelumuotoilijan roolissa ja hänen vastuulleen kuuluu palveluiden kehittäminen Arterilla. Hannalta löytyy käytännön kokemusta erilaisista asiakastoimeksiannoista ja -projekteista. Hän kertoo sydäntään lähellä olevan erityisesti asiakaskokemus – se, miten asiakas hahmottaa ja kokee asioita palvelun jokaisessa vaiheessa. Myös fasilitointi ja uuden ideointi ovat asioita, jotka inspiroivat Hannaa.

Liittyvät materiaalit