Share

• Copy link
• Send email
• Share on Facebook
• Share on Twitter

26 elokuun, 2025

Prosessien kuvausohje

Vähemmän on enemmän myös prosessien kuvaamisessa – heitä hyvästit sekaville kaavioille ja onnistu kuvaustyössä

Prosessikuvaus on oma taitolajinsa, jossa kehittyy mestariksi harjoittelemalla. Me Arterilla olemme kuvanneet prosesseja eri kokoisten organisaatioiden kanssa vuodesta 1998 lähtien.

Tämä prosessien kuvausohje kertoo sinulle, miten kuvata organisaatiosi toiminta selkeästi ja järkevästi eri tasoilla – ydinprosesseista aina tuki- ja osaprosesseihin saakka.

Prosessikuvaus – lataa ohje käyttösi ja opi kuvaamaan koko organisaatiosi toiminta prosesseina

Tämän mallipohjan avulla saat käyttöösi 30 vuoden edestä vinkkejä seuraaviin kokonaisuuksiin:

• Kokonaisuuden suunnitteluun,
• Prosessikartan ja prosessipuun luomiseen,
• Prosessien hierarkian määrittämiseen,
• Prosessien kuvaamiseen,
• Samalla opit prosessien kuvaamisen kolmisivutekniikalla:
  • eli siihen mitä tarkoitetaan prosessin yhteenvetosivulla, prosessikaaviolla ja vaiheiden kuvaussivulla.

Kuvaa koko organisaatiosi toiminta prossesseina – tällä ohjeella onnistut

Email(Required)

Suoramarkkinointirekisteri(Required)

Hyväksyn tietojeni tallennuksen Arterin suoramarkkinointirekisteriin saadakseni sisällön.(Required)

Suoramarkkinointiviestejä

Kyllä kiitos! Haluan kehittää osaamistani ja saada arkea helpottavia vinkkejä suoraan sähköpostiini tilaamalla Arterin uutiskirjeen.

Email

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Mitä prosessilla tarkoitetaan?

Prosessi on toistuva ja strukturoitu toimintokokonaisuus.

• Prosessi koostuu useista vaiheista, joissa syötteitä esim. raaka-aineita tai tietoa muutetaan tuotoksiksi esim. tuotteiksi tai palveluiksi määritellyn tavoitteen mukaisesti.
• Prosesseja pyritään mallintamaan ja kehittämään, jotta prosessin vaikutusalueen laatua, tehokkuutta ja tuottavuutta voitaisiin ohjata ja parantaa.

Näistä tekijöistä tunnistat prosessin

• Selkeä tavoite: Esimerkiksi tuotteen valmistaminen tai palvelun tuottaminen.
• Rajattu alku ja loppu: Prosessi alkaa tietystä syötteestä ja päättyy määriteltyyn lopputulokseen.
• Vastuuhenkilö: Usein prosessilla on omistaja, joka vastaa sen kehittämisestä ja suorituksesta.
• Toistettavuus: Prosessi toistetaan samankaltaisena useita kertoja.

Mikä on prosessikuvaus?

Prosessikuvaus tai prosessikaavio on graafinen esitys, joka kuvaa prosessin vaiheet, tehtävät ja niiden väliset yhteydet. Se auttaa havainnollistamaan, miten prosessi etenee alusta loppuun, ja tarjoaa tavan analysoida, kehittää ja viestiä prosessiin liittyviä asioita.

Alla esimerkkejä prosessien kuvaamistavoista.

Prosessikuvaus– tuulahdus menneisyyttä vai sittenkin luovuuden mahdollistaja?

Prosesseja pidetään tunkkaisena tuulahduksena menneisyydestä, jolloin ihmiset sijoitettiin standardoiduksi palaseksi standardoituun prosessiin linjaston ääressä ja ainut mitä häneltä odotettiin, oli toimimista prosessin mukaan.

Tänä päivänä prosessikuvauksilla helpotetaan arkea, tunnistetaan prosessien uhkia ja mahdollisuuksia, kehitetään toimintaa ja vastataan sidosryhmien vaatimuksiin.

Prosessikuvaus ja prosessiarkkitehtuuri – niistä on tehty laadunhallinnan kivijalka

Miksi selkeä prosessiarkkitehtuuri ja laadukkaasti toteutetut prosessikuvaukset ovat tärkeitä organisaation laadukkaalle toiminnalle? Ei ole sattumaa, että ISO 9000 -standardi, EFQM Excellence -malli, Common Assessment Framework, JHS179 -suositus ja TOGAF-malli viittaavat kaikki enemmän tai vähemmän prosesseihin tärkeänä osana toiminnan suunnittelua ja dokumentointia.

Tulokulmat toki ovat hieman erilaisia:

• ISO 9000 -standardin yksi laadunhallinnan periaatteista on ”Prosessimainen toiminta”.
• EFQM Excellence -mallin yksi erinomaisuuden tunnuspiirteistä on ”Ketteryys (prosessien) johtamisessa”.
• Common Assessment Framework yksi erinomaisen suorituskyvyn tunnusmerkeistä on ”Tosiasioihin perustuva prosessijohtaminen”.
• JHS 179-suositus kehottaa kuvaamaan toiminta-arkkitehtuurin osana prosessikartan, prosessien välisen vuorovaikutuksen sekä prosessit itsessään.
• TOGAF-mallin arkkitehtuurin kehitysmallin yksi osa-alueista on ”Business Architecture”.

Miten Arter voi auttaa yritystäsi prosessilähtöisessä toiminnassa?

• Olemme kumppani toiminnan kehittämisessä. Kauttamme saat koulutusta ja konsultointia prosessilähtöiseen toimintaan liittyen.
• Tarjoamme suomalaisen alustan, IMS-ohjelmiston, jonka avulla toteutat prosessilähtöistä toimintaa organisaatiossasi. Tutustu IMS-ohjelmistoon tarkemmin tästä.

Lue lisää prosessien kuvaamisesta ja kehittämisestä:

👉 Prosessien kuvaaminen kolmisivutekniikalla
👉 Näin selvität organisaatiosi prosessien kypsyystason
👉 Saavuta tuloksia prosessityössä