Ennaltaehkäisevä toiminta – Uudet pelivälineet käyttöön

Jaa myös muille

ISO 9001 ja 14001 standardit on uudistettu vuonna 2015

Yksi merkittävä asia molempien standardien uudistuksessa on ollut ns. ennaltaehkäisevien toimenpiteiden (preventive actions) korvaaminen uusilla ”lääkkeillä”. Aikaisemmin voimassa olevien standardien vaatimus ennaltaehkäisevistä toimenpiteistä on ollut yllättävänkin heikosti toteutettu, usein se on vielä sekoitettu toteutuneiden ongelmien toistumista estäviin toimenpiteisiin. Englanninkielinen termi ”POTENTIAL FAILURES” on kuvaavampi, mitä vikoja saattaisi tulla esille ja aiheuttaa ongelmia eri osapuolille. Ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä on vuosien aikana yritetty avata esim. ilmaisulla ”early warning indicators”, heikot signaalit, epäsuotuisa trendikehitys jne. Hyvin usein koko hyvä ajatus on jäänyt kuolleiksi sanoiksi toimintajärjestelmissä.

Standardien uudistuksessa koko käsite on poistettu ja sitä korvaamaan on otettu RISKIEN JA MAHDOLLISUUKSIEN tunnistaminen prosesseissa. Kun katsotaan nykystandardin sanoja ”Potential failures” niin ajatus riskien tunnistamisesta todella korvaa tehokkaasti  ”preventive actions” käsitteen ja tekee siitä huomattavasti konkreettisemman toteuttaa. Kun riskien ja mahdollisuuksien tunnistus vielä tehdään nykytilan prosesseille ja aina merkittävissä muutoksissa ollaan todella ennakoivassa moodissa. ISO 9001:2015 DIS rajaa riskien ja mahdollisuuksien tunnistamisen niihin seikkoihin, jotka voivat vaikuttaa tuotteiden ja palveluiden vaatimusten täyttämiseen ja asiakastyytyväisyyteen. Tämän rajauksen avulla laajuus pysyy samalla tasolla kuin voimassa vielä olevien standardien ”preventive actions”  vaatimuksen ideassa on esitetty.

Millaisia ”preventive actions” ajatuksia riskien ja mahdollisuuksien tunnistus saattaa nostaa esille?

Joitain vuosia sitten Quality Progress lehdessä julkaistiin amerikkalaisen ISO 9001 työhön osallistuvan asiantuntijan kirjoitus, jossa hän määritteli 4 tasoa riskien ja mahdollisuuksien tunnistamiselle:

  1. Organisaatioiden välinen taso – mitä tuotteisiin ja palveluihin sekä asiakastyytyväisyyteen liittyviä riskejä ja mahdollisuuksia voisi olla organisaatioiden välisessä toiminnassa? Esim. puolin ja toisin puutteellinen kommunikaatio, tulkintaerot, versioerot, väärin ymmärretyt odotukset, suunnitelmien kohtaamattomuus, avainhenkilöiden vaihtuminen puolin ja toisin jne.
  2. Strateginen taso – mitä riskejä ja mahdollisuuksia saattaa kätkeytyä organisaation strategiseen suunnitteluun? Esim. väärät oletukset markkinoiden kehityksestä, kilpailevien tuotteiden huomiotta jättäminen, pintatiedoilla tehty ”swot”-analyysi ja jatkotoimet jne.
  3. Lakisääteisten vaatimusten täyttämisen taso – mitä riskejä ja mahdollisuuksia voisi olla organisaatiota velvoittavien lakien, asetusten, viranomaismääräysten, lupaehtojen ja sovittujen standardivaatimusten täyttämisessä? Esim. liian myöhäinen reagointi uusiin määräyksiin, voimassa olevien vaatimusten tai lupaehtojen seurannan unohtaminen tai epäsäännllisyys, lakien ja asetusten heikko jalkauttaminen arkeen niille henkilöille, joiden tulisi työssään ottaa ne huomioon jne.
  4. Prosessien operatiivinen toiminta – mitä riskejä ja mahdollisuuksia voisi kätkeytyä organisaation ydin- ja tukiprosesseihin? Esim. tämä näkökulma on käytännössä kaikkein laajin. Prosessien eri vaiheissa voi olla monenlaisia riskejä niin vastuissa, valtuuksissa, viestinnässä, ohjeistuksessa, ICT- käytössä tai häiriöissä, resurssien riittävyydessä, osaamisessa, koneissa, laitteissa, materiaaleissa, teknologiassa jne.

Standardit eivät määrittele työkaluja, joilla riskejä ja mahdollisuuksia tunnistetaan. Oli valittu menetelmä mikä tahansa, sen soveltamisen tulee olla kuitenkin yhtenäistä, jotta tunnistetut riskit ja mahdollisuudet olisivat samalla skaalalla arvotettavissa. Tähän mennessä pidetyissä avoimissa ja yrityskohtaisissa koulutuksissa ja soveltamisissa on havaittavissa vahva keskittyminen RISKI-sanaan MAHDOLLISUUS-sanan jäädessä helposti lähes unohduksiin. MAHDOLLISUUS-sanaan kätkeytyy ISO 9001:2015 standardin johtajuuskohdassa korostama sana innovatiivisuus. Riskien tunnistamisessa katse on taaksepäin mitä on tapahtunut tai voisi tapahtua kun taas mahdollisuuksien tunnistamisessa katseen tulisi olla eteenpäin miettien mitähän voisi prosessissa tehdä asiakastyytyväisyyden ja tuotevaatimusten täyttymisen suhteen.

Artikkelin on kirjoittanut Arterin perustaja ja QF-kouluttaja Jussi Moisio.

Qualitas Fennica -koulutuksissa käydään läpi vastaavia aihealueita, jos kiinnostuit ilmottaudu nyt mukaan arter.fi/kalenteri!

Tagged , , .

Jussi Moisio on toinen Arterin perustajajäsenistä ja hänellä on vuosikymmenten kokemus laadunhallinnan, ympäristö- ja turvallisuusasioiden, riskien hallinnan, jatkuvan parantamisen, prosessiajattelun ja prosessien mittaamisen kuin myös erilaisten arviointien ja auditointien parista.