Jatkuva parantaminen | Arter blog

Jatkuva parantaminen

Jaa myös muille

Hiljattain lukemassani kirjassa Toyota Kata poraudutaan syvemmälle näkyvien toimintamallien ja työkalujen taustalla oleviin johtamisen ajattelutapoihin ja rutiineihin. Koin teoksen ydinviestin – ”jatkuvan parantamisen” ajatuksia herättävänä, josta syntyi idea tälle blogipostaukselle. Itse henkilökohtaisesti kiinnostuneena Lean-menetelmistä, olen opiskellut ja perehtynyt jos jonkinlaisten työkalujen käyttöön, sekä kuullut termistä jatkuva parantaminen, mutta vasta nyt tarkemmin ymmärtänyt sen merkityksen.

Standardit eivät muuta toimintaympäristöä

Lähtökohtaisesti yritykset työskentelevät toiminnan parantamiseksi ja asettavat tavoitteita tulevaisuuteen tiedostaen sen olevan elinehto kilpailukyvyn ylläpitämiseksi. Sertifikaattien saavuttaminen on keino osoittaa asiakkaille ja sidosryhmille oman toiminnan laatu ja näin vakuuttaa heidät luotettavuudesta. Laatustandardi alkaakin olla monilla aloilla ehto päästä edes mukaan kilpailutukseen.

Sertifikaatin eteen työskennellään lujasti, kehitetään toimintaa ja kuvataan sitä prosesseilla, käsikirjoilla ja muulla dokumentaatiolla. Mutta kysymys kuuluu ”Mitä sertifioinnin jälkeen tapahtuu, jäävätkö dokumentaatiot oman onnensa nojaan, kun niitä ei enää tarvita sertifikaattia varten?” Jos vastaus on ”Eihän toimintaa tarvitse kehittää, kun sertifikaatti on jo saavutettu” ollaan vaarallisilla vesillä.

Standardi ei yksinään estä prosessin liukumista – Toyota Kata

 

 

 

 

 

 

 

Standardin saavuttamista voidaan sinällään jo pitää hyvänä suorituksena toiminnan parantamisesta, mutta se ei yksinään riitä ylläpitämään saavutettua tasoa. Ilman jatkuvaa parantamista toiminnan tasolla on taipumus hiljalleen rappeutua. Syynä ei ole suinkaan työohjeita noudattamattomat työntekijät, vaan pienet, luonnolliset, ihmisistä johtumattomat ongelmat. Prosesseissa kohdataan laitteisiin tai tietojärjestelmiin liittyviin ongelmiin, jotka korjataan väliaikasilla ratkaisuilla, jotta prosessissa päästäisiin hetkellisesti eteenpäin. Ei ole aikaa perehtyä ongelman todelliseen luonteeseen ja tehdä kestäviä, korjaavia toimenpiteitä sen ehkäisemiseksi. Tuotannossa syntyy ylimääräisiä puskurivarastoja ja heikentynyttä tehokkuutta paikataan jopa ylimääräisellä työvoimalla.

Ennen pitkään huomataan pienten ongelmien kasaantuneen suureksi virraksi ja prosessin todellinen toteutus ei vastaa lainkaan suunniteltua. Väliaikaiset soveltavat ratkaisut korjaavat tilanteen hetkellisesti, mutta eivät todellista ongelmaa. Toimintaympäristössä esiintyvät luonnolliset ongelmat voidaan taklata vain parantamalla jatkuvasti.

Jatkuva parantaminen

Toiminnan jatkuva parantaminen ei tarkoita säännöllistä kehitysprojektien toteuttamista tai työpajojen järjestämistä. Toyota Katan mukaan jatkuva parantaminen tapahtuu päivittäin jokaisessa prosessissa, mutta se voi toki tapahtua vain pienin askelin.

Yksinomaan ajoittaisiin parannuksiin ja innovaatioihin turvautuminen – parantaminen vai, kun suoritamme jonkun erityisen hankkeen tai kampanjan – kätkee alleen staattisen ja haavoittuvan järjestelmän. – Mike Rother, Toyota Kata

Jatkuva parantaminen vaatii luovuutta ymmärtää tilanne ja luoda siihen sopivia, älykkäitä ratkaisuja. Ratkaisujen löytäminen on kokeilujen ja oivallusten kautta tapahtuvaa. Tavoitteena ei ole siis kerralla löytää yleispätevää ratkaisua, joka toimisi jatkossa ikuisesti kaikkialla. Myöskään benchmarkkaus, eli muiden ratkaisujen kopioiminen ei lopulta auta, koska oma toimintaympäristö on aina erilainen kuin vertailtavan kohteen.

Jatkuvan parantamisen prosessikulkua kuvataan PDCA-syklillä. Voidaan ajatella, että nykytilan ja tavoitetilan välillä on ennalta-arvaamaton maasto, jonka tuomia haasteita prosessille ei tunneta ennen kuin ne kohdataan. Suunnittelet (Plan) ensin halutun prosessin ja lähdet toteuttamaan (Do) sitä. Matkan aikana tarkkailet (Check) ympäröiviä olosuhteita ja teet parannuksia (Act) prosessiin, joilla taklaat vastaantulevat haasteet.

Tämän jälkeen jatkuvan parantamisen kehä käynnistyy uudelleen, jolloin toteutetaan edellisessä vaiheessa tehdyt parannukset.

Toivottavasti tämä kirjoitus auttoi herättämään ajatuksia jatkuvan parantamisen merkityksestä. Voidaan joko pyrkiä liikkumaan eteenpäin tai jättää prosessi oman onnensa nojaan, jolloin väistämättä liu’utaan taaksepäin. Kertaalleen saavutettu standardi ei itsestään takaa pysyvää toiminnan tilaa.

 

Lähteet: Mike Rother 2010: Toyota Kata. Kääntäjä: Marko Niemi, readme.fi
Tagged , .

Arter Oy - muutosta laadun ehdoilla!