Juuso Lakso toimii Arterin presalesina. Hän kartoittaa nykyisten ja tulevien asiakkaiden tarpeita, ja auttaa löytämään ratkaisuja kokonaisarkkitehtuurin ja laadunhallinnan haasteisiin.
Johtamisjärjestelmä tekoälyn aikakaudella
Kirjoittaja:
Ella Lindroos
Tekoäly on osa johtamisjärjestelmää se on kuin yksi järjestelmän käyttäjistä
Tekoälyaikakauteen sopiva johtamisjärjestelmä on elävä kokonaisuus, jossa strategia, prosessit, vastuut, järjestelmät ja ohjeet ovat samassa paikassa ja yhteydessä toisiinsa.
Tekoäly on osa johtamisjärjestelmää se on kuin yksi järjestelmän käyttäjistä:
- Työntekijä voi kysyä tekoälyltä, miten jokin asia tehdään, ja saa vastauksen, joka perustuu voimassa olevaan ohjeeseen.
- Tekoäly auttaa myös tiedon ylläpidossa ja luomisessa: se osaa antaa esimmäisen luonnoksen uudesta prosessikuvauksesta, huomauttaa vanhenevista dokumenteista, löytää ristiriitoja ohjeiden välillä ja tiivistää poikkeamista ja palautteesta havaintoja johdon käyttöön. Se osaa myös mallintaa yhteyksiä tietojärjestelmien ja prosessien välillä.
- Tekoälyn aikakaudella johtamisjärjestelmästä tulee organisaation luotettavin tietolähde sekä ihmisille että koneille.
Johtamisjärjestelmä tarjoaa kontekstin toimia niin ihmisille että koneille
Samalla johtamisjärjestelmä on entistä ihmisläheisempi ja henkilökohtaisempi:
- Johtamisjärjestelmä ei lisää byrokratiaa, vaan helpottaa arkea: oikea tieto löytyy nopeasti, uusi työntekijä pääsee kiinni työhön ja jokainen näkee, miten oma työ liittyy organisaation tavoitteisiin.
- Vaatimukset, kuten kyberturvallisuuden ja tekoälyn sääntely, hoituvat osana normaalia toimintaa eivätkä erillisinä projekteina.
- Hyvä johtamisjärjestelmä vuonna 2030-luvulla kevyt käyttää, vahva rakenteeltaan ja valmis muuttumaan yhtä nopeasti kuin toimintaympäristö.
- Se tarjoaa konteksin toimia niin ihmisille kuin koneille tavalla, jossa ihminen johtaa kokonaisuutta ja tekoälyn toimia.
Kuinka valmis organisaatiosi johtamisjärjestelmä on tekoälyn aikakauteen?
Alla muutama kysymys, joiden avulla voit selvittää nykyisen johtamisjärjestelmäsi tasoa. Mitä useampaan voit vastata kyllä, sitä lähempänä johtamisjärjestelmänne on tulevaisuuden tarpeita.
Tiedon ajantasaisuus
1. Ovatko strategia, prosessit, vastuut, riskit ja ohjeet samassa paikassa ja yhteydessä toisiinsa?
Kyllä: Hienoa, että johtamisjärjestelmän perusta on kunnossa. Varmista, että yhteydet pysyvät ajan tasalla myös muutosten jälkeen.
Ei: Kokoa keskeiset osat yhteen järjestelmään ja aloita prosesseista. Kun prosessit on kuvattu, niihin on helppo kytkeä vastuut, riskit ja ohjeet.
2. Päivitetäänkö johtamisjärjestelmää jatkuvasti, eikä vain ennen auditointia?
Kyllä: Järjestelmä elää työn mukana. Seuraa, että päivitysvastuut jakautuvat laajasti eivätkä jää muutaman ihmisen varaan.
Ei: Määritä jokaiselle sisällölle katselmointiväli ja vastuuhenkilö. Tee päivittämisestä osa normaalia työtä, esimerkiksi prosessimuutosten yhteydessä.
3. Ovatko laatu, ympäristö, tietoturva ja tiedonhallinta osa samaa kokonaisuutta?
Kyllä: Pystytte välttämään päällekkäistä työtä. Hyödynnä yhteisiä prosesseja myös riskienhallinnassa ja sisäisissä auditoinneissa.
Ei: Kartoita, missä eri järjestelmät käsittelevät samoja asioita. Yhdistä ensin yhteiset osat, kuten dokumenttienhallinta, poikkeamat ja katselmoinnit.
4. Näetkö muutoksen tullessa nopeasti, mihin prosesseihin, ohjeisiin ja riskeihin se vaikuttaa?
Kyllä: Organisaatiosi pystyy reagoimaan muutoksiin hallitusti.
Ei: Kuvaa riippuvuudet näkyviksi, esimerkiksi kokonaisarkkitehtuurin avulla. Kun yhteydet on dokumentoitu, muutosten vaikutukset voi arvioida etukäteen.
Valmius tekoälyyn
5. Onko jokaisella dokumentilla ja ohjeella nimetty omistaja?
Kyllä: Tiedon luotettavuudesta vastaa joku. Tämä on tekoälyn hyödyntämisen yksi tärkeimmistä edellytyksistä.
Ei: Nimeä omistajat ensin kriittisimmille dokumenteille. Ilman omistajaa kukaan ei vastaa siitä, että tekoälyn käyttämä tieto on oikeaa.
6. Onko sisältö rakenteista, eli onko se luokiteltu, kuvattu ja kytketty prosesseihin?
Kyllä: Tekoäly ymmärtää, missä tilanteessa ja kenelle tieto on tarkoitettu.
Ei: Sovi yhteinen luokittelu ja metatiedot, esimerkiksi prosessi, omistaja, voimassaolo ja luottamuksellisuus. Siirrä tärkeimmät ohjeet vapaista tiedostoista rakenteiseen muotoon.
7. Ovatko käyttöoikeudet selkeät, niin ettei luottamuksellinen tieto päädy vääriin käsiin tekoälyn kautta?
Kyllä: Voitte alkaa suunnitella tekoälyn käyttöönottoa laajemminkin.
Ei: Luokittele tieto luottamuksellisuuden mukaan ja tarkista käyttöoikeudet ennen kuin tekoäly kytketään järjestelmään.
9. Ylläpitääkö organisaatiosi johtamisjärjestelmän sisältämää tietoa järjestelmällisesti?
Kyllä: Johtamisjärjestelmän tieto kehittyy osana arkea. Varmista, että ylläpito jatkuu myös silloin, kun ihmiset ja prosessit muuttuvat.
Ei: Jos johtamisjärjestelmä on rakennettu kertaluontoisena projektina eikä sen sisältöä ole päivitetty, aloita nimeämällä sisällöille omistajat ja katselmointivälit. Tee ylläpidosta osa normaalia työtä, jotta tieto pysyy luotettavana sekä ihmisille että tekoälylle.
Arjen helpottaminen
10. Löytääkö työntekijä tarvitsemansa tiedon muutamassa minuutissa?
Kyllä: Johtamisjärjestelmä palvelee arkea.
Ei: Kysy työntekijöiltä, mitä he etsivät useimmin ja mistä. Selkeytä rakennetta ja harkitse tekoälyhakua, kun sisältö on ensin saatu kuntoon.
11. Pääseekö uusi työntekijä johtamisjärjestelmän avulla nopeasti kiinni työhön?
Kyllä: Osaaminen ei ole yksittäisten ihmisten varassa.
Ei: Kokoa perehdytys johtamisjärjestelmään roolikohtaisiksi kokonaisuuksiksi. Kirjaa hiljainen tieto ohjeiksi ennen kuin avainhenkilöt vaihtuvat.
12. Näkeekö jokainen, miten oma työ liittyy organisaation tavoitteisiin?
Kyllä: Strategia näkyy arjessa.
Ei: Kytke strategiset tavoitteet prosesseihin ja mittareihin. Kun yhteys on näkyvä, jokainen ymmärtää oman työnsä merkityksen.
13. Onnistuuko muutoksien läpivienti helposti ja ilman isoja yllätyksiä?
Kyllä: Johtamisjärjestelmä auttaa näkemään mihin kaikkeen suunniteltu muutos vaikuttaa, ja muutoksien läpivienti onnistuu nopeasti ja ketterästi ilman isoja yllätyksiä.
Ei: Organisaatiosi on hyvä mallintaa oma toiminta prosessilähtöisesti, jotta teillä on näkymä toimintoihin sekä prosessien, tietojärjestelmien ja palveluiden/tuotteiden riippuvuus- ja vaikutussuhteisiin.
Jos vastasit enemmän kuin 3 kysymykseen ei, organisaatiosi kannattaa ottaa kehityskohteeksi oman johtamisjärjestelmän kehittäminen tekoälyaikaan sopivaksi.
Opi lisää jatkuvasta johtamisjärjestelmästä ja tekoälystä:
👉 Näin onnistut tekoälyprojekteissa prosessien avulla
👉 Mikä on johtamisjärjestelmä?
Miten Arter voi auttaa organisaatiotasi johtamisjärjestelmän rakentamisessa ja kehittämisessä?
- Kauttamme saat koulutusta ja konsultointia niin johtamisjärjestelmän rakentamiseen kuin kehittämiseen.
- Tarjoamme ohjelmiston johtamisjärjestelmän rakentamiseen – tutustu ARTER-ohjelmistoon AI-aikakauden johtamisjärjestelmään tästä.
Miten voisimme helpottaa organisaatiosi arkea?
Ota suoraan yhteyttä Juusoon, tai lähetä yhteydenottopyyntö oheisella lomakkeella.
-
Tietoa
