Share

• Copy link
• Send email
• Share on Facebook
• Share on Twitter

22 syyskuun, 2026

Miten parantaa yrityksen prosesseja?

Kirjoittaja:

Ella Lindroos

Mietityttääkö prosessien parantaminen? Mitä kannattaa tehdä ja mitä asioita on syytä välttää?

Miksi prosessien parantaminen tuntuu usein vaikealta?

Moni organisaatio yrittää parantaa toimintaansa ilman, että prosesseja on ensin kuvattu kunnolla. Silloin kehittäminen jää arvailun varaan: korjataan yksittäisiä ongelmia sitä mukaa kun ne huomataan, mutta kokonaiskuva jää hämäräksi. Kuka oikeastaan omistaa tämän prosessin? Missä kohtaa työ pysähtyy useimmin? Mitä tapahtuu, jos avainhenkilö on lomalla?

Ensimmäinen askel parempaan toimintaan ei siis ole työkalu tai menetelmä, vaan selkeä näkymä siihen, miten organisaatiosi oikeasti toimii tänään.

Mistä prosessien kehittäminen kannattaa aloittaa?

Prosessien kehittäminen kannattaa aloittaa tunnistamalla ja kuvaamalla organisaatiosi ydin- ja tukiprosessit:

• Ydinprosessi = mitkä toiminnot tuottavat suoraan arvoa asiakkaalle, asiakas voi olla organisaatiosi sisäinen tai ulkoinen asiakas.
• Tukiprosessi = luo edellytyksen toisen prosessin toteutumiselle.

Kun tämä on selvillä, rakennetaan prosessikartta ja määritetään jokaiselle prosessille selkeä omistaja, joka vastaa sen toimivuudesta ja kehittämisestä.

Tässä vaiheessa moni organisaatio huomaa, missä kohtaa toiminta on kaikkein hajanaisinta. Usein se on juuri niissä rajapinnoissa, joissa vastuu siirtyy henkilöltä tai osastolta toiselle.

👉 Opi lisää prosessikartasta ja prosessihierarkian merkityksestä.
👉 Joko hallitset prosessien lyhyen oppimäärän?
👉 Tätä on prosessien kuvaaminen kolmisivutekniikalla

Alla esimerkki organisaation prosessikartasta, johon on kuvattu ydin- ja tukiprosessit.

Selvitä millä tasolla organisaatiosi prosessit ovat tällä hetkellä

Prosessien kypsyyttä voi arvioida karkeasti 6 tasolla: tuntematon, ymmärretty, vakiintunut, toistettavissa, kyvykäs ja suorituskykyinen.

1. Tuntemattomalla tasolla prosessit ovat hajanaisia ja tieto asuu yksilöiden päissä ilman dokumentaatiota.
2. Ymmärretyllä tasolla ydinprosessit on jo kuvattu ja kehittäminen alkaa.
3. Vakiintuneella tasolla keskeiset ongelmat on ratkaistu, ja
4. toistettavissa olevalla tasolla toiminta on standardisoitu ja mitattavaa.
5. Kyvykkäällä tasolla prosesseja johdetaan ennustavilla mittareilla, ja
6. suorituskykyisellä tasolla toimintaa optimoidaan jatkuvasti ja sopeutuvasti.

Kun tunnistat, missä kohtaa organisaatiosi tällä hetkellä on, tiedät myös, mihin kannattaa seuraavaksi panostaa.

Jos prosesseja ei ole vielä kuvattu, ensimmäinen tavoite on lisätä tietoisuutta ja kouluttaa henkilöstöä prosessiajatteluun, malta olla hyppäämättä suoraan mittareihin ja jatkuvaan optimointiin.

Mitkä keinot toimivat käytännössä?

Prosessien parantaminen etenee tehokkaimmin, kun se tehdään pienissä osissa:

• Kuvaa prosessit. Kuvatkaa koko organisaation toiminta prosesseina, eli kuvatkaa ainakin ydin- ja tukiprosessit. Kuvaa toiminta esimerkiksi uimaratakaavioina ja pyri linkinttämään prosessit toisiinsa, jotta ymmärrätte millaisia vaikutussuhteita milläkin prosessilla on mihinkin prosessiin.
• Osallista työntekijät prosessien kuvaamiseen ja vastuuta heidät ylläpitämään prosessikuvaukset ajantasalla. Prosessin kuvaa parhaiten se, joka tekee työtä käytännössä.
• Mittaa tuloksia. Ilman mittareita on vaikea tietää, onko muutos oikeasti parannus vai vain toisenlainen tapa tehdä samat virheet. Mittarit voivat olla esimerkiksi läpimenoaika, poikkeamat ja asiakaspalautteet.
• Auditoi säännöllisesti. Sisäiset auditoinnit paljastavat, toimiiko prosessi käytännössä niin kuin se on kuvattu.
• Päivitä kuvaukset, kun toiminta muuttuu. Vanhentunut prosessikuvaus on usein pahempi kuin ei kuvausta lainkaan, koska se ohjaa tekemään asioita väärin.

Esimerkiksi organisaatio, jossa asiakaspalautteet ja poikkeamat kirjataan systemaattisesti osaksi prosessia, huomaa toistuvat ongelmakohdat nopeasti ja pystyy korjaamaan ne ennen kuin niistä tulee isompi kriisi.

Työkaluja prosessien parantamiseen

• Aloita prosessien kuvaamisesta, jos et tiedä miten prosessi toimii, et voi onnistua prosessin kehittämisessä.
• Tunnista pullonkaulat, jotka hidastavat työnkulkuja.
• Vähennä turhat vaiheet prosesseista.
• Automatisoi toistuvat tehtävät tehokkuuden parantamiseksi.
• Paranna laatukontrollia ja minimoi virheet.
• Optimoi resurssit tuottavuuden maksimoimiseksi.

Lue lisää:

👉 Ongelmanratkaisumenetelmä Six Sigma DMAIC
👉 15 työkalua prosessien kehittämiseen
👉 Prosessit ja AI

Miten varmistat, että kehittäminen jää elämään? Vastaus löytyy jatkuvasta parantamisesta = PDCA-mallista

Yksi yleisimmistä syistä, miksi prosessien parantaminen jää kertaluontoiseksi projektiksi, on se, että jatkuvan parantamisen ideologia puuttuu organisaatiosi arjesta.

PDCA-malli eli Plan, Do, Check, Act tai kotoisammin suunnittele, toteuta, tarkista ja korjaa.

👉 Opi lisää PDCA-mallista.

5 vinkkiä jatkuvaan parantamiseen:

1. Oppiminen ja epäonnistuminen kulkevat käsikädessä – Jotta jatkuvan parantamisen kulttuuri voi juurtua, on organisaation hyväksyttävä se tosiasia, että virheet ovat osa oppimisprosessia. Kulttuurin tulisi kannustaa kokeilemaan uutta ja jakamaan oppeja – myös silloin, kun lopputulos ei ole odotettu.
2. Muista myös PDCA-mallin Check- ja Act-osiot – PDCA-malli on tehokas työkalu, mutta usein kiireessä keskitytään liikaa suunnitteluun ja tekemiseen Plan ja Do, unohtaen vaiheet Check ja Act. Varaa siis aikaa tarkastelulle ja johtopäätösten tekemiselle. 
3. Jonkun tulee johtaa kokonaisuutta – Kehittämistyö tarvitsee suuntaa, yhteistä tahtotilaa ja koordinaatiota. Ilman selkeää vastuuhenkilöä tai johtoa vaarana on osaoptimointi – kehitetään yksittäisiä prosesseja ilman, että kokonaisuus paranee.
4. Viesti, viesti & viesti – Kulttuuri ei synny hiljaisuudessa. Onnistumiset, opit ja kehitysideat kannattaa tuoda esiin säännöllisesti – esimerkiksi viikko- tai kuukausipalavereissa.
5. Muista vakiointi – Jatkuva kehittäminen ei tarkoita jatkuvaa muutosta. Kun jokin toimii, siitä on järkevää tehdä uusi normaali. Vakiointi varmistaa, että hyvät käytännöt jäävät elämään. Ilman tätä kehitystyö voi jäädä ikuiseen kokeilumoodiin, jossa mikään ei koskaan asetu uomiinsa.

Kiinnostaako prosessiajattelu ja sen kehittäminen? Suosittelen sinulle näitä sisältöjä:

👉 Kuinka nostaa prosessityö seuraavalle tasolle? | blogi
👉 Prosessien kuvaaminen kolmisivutekniikalla | blogi
👉 Prosessien kuvausohje | ladattava materiaali

Miten Arter voi auttaa organisaatiotasi prosessien kehittämisessä?

• Olemme kumppani toiminnan kehittämisessä. Kauttamme saat koulutusta ja konsultointia prosessilähtöiseen toimintaan liittyen.
• Tarjoamme suomalaisen alustan, IMS-ohjelmiston, jonka avulla kuvaat prosessit ja toteutat prosessilähtöistä toimintaa organisaatiossasi. Tutustu IMS-ohjelmistoon tarkemmin tästä.