Blogi

Kehitä auditointiosaamistasi

Johtamisjärjestelmästandardit ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001  on uudistettu, mutta yksi asia niissä on pysynyt muuttumattomana kolmekymmentä vuotta eli standardien sisäistä auditointia koskeva ”shall be” vaatimuskohta. Erikoista on, että vaatimuskohdassa ei edelleenkään puhuta tai vaadita auditointien raportoinnista muuta kuin poikkeamien kirjaamisen ja käsittelyn.

Kuitenkin standardien muutoksissa vaaditaan tunnistamaan mahdollisuuksia aina johtoryhmätasolta toiminnan tasolle asti ja laatimaan tarvittaessa toimenpiteitä kiinnostavien mahdollisuuksien toteuttamiseksi.

Toki voidaan pohtia sitä, että sisäinen auditointikin on yksi prosessi ja prosessien riskejä ja mahdollisuuksia pitää tunnistaa ja näin saada lähtökohta niin sisäisen auditointiprosessin riskien ja kehittämismahdollisuuksien tunnistamiselle kuin myös sille, että sisäiset auditoijat tunnistavat auditointikohteissaan myös kehittämismahdollisuuksia. Tätä ei kuitenkin tuoda esille auditointien raportointivaatimuksissa.

Miten auditoijien taitoja ja osaamista voidaan syventää?

Yksi edelleenkin monessa organisaatiossa oleva heikkous sisäisissä auditoinneissa on johdon vaihteleva panostus auditointien tavoitteisiin ja heitä kiinnostaviin painopisteisiin. Laimea kiinnostus himmentää asiantuntijoiden motivaatiota auditointeja kohtaan ja sitä kautta auditiointien tuloksia, jolloin negatiivinen kierre jatkuu. Auditointeja tehdään Suomessakin kymmeniä tuhansia kappaleita vuodessa, mutta niistä keskustelua ei juuri näy missään. Hiljaisuus herättää ei aina niin myönteisiä ajatuksia auditointien tuloksellisuudesta.

Auditointien syventämiskeinoja

  • Tavoitteiden kytkeminen organisaation tavoitteisiin ja asiakkaille kriittisen tärkeisiin seikkoihin, mikä on olennaista tuottavuuden ja mikä on olennaista asiakaskokemuksen kannalta.
  • Johdon aktivoituminen, liiketoiminta- ja strategiakatsausten pitäminen auditoijien kanssa ja uusien auditointipainotusten yhdessä miettiminen.
  • Uusien näkökulmien ottaminen esille auditoinneissa kuten toiminnan eettisyys, erinomaisuutta tukevien elementtien tutkinta, kapeikkoajattelu niin virtauksessa kuin hallinnollisissa itse laadituissa säännöissä, johtamiskulttuuri, jatkuvan parantamisen kulttuuri, kehittämismenetelmien (lean, juurisyyanalyysi, six sigma jne) soveltamisen tutkinta, lakimuutosten tulkinta arjen kannalta, organisaatioiden välisten kumppanuuksien toimivuuden arvioinnit jne).
  • Auditoijille ja muillekin mahdolliset laatutekniikan, ympäristölainsäädännön, tietoturvavaatimusten koulutukset auditointien kohdistamiseksi olennaisiin osaamisiin, menetelmien hallintaan.
  • Auditoijien kokemusten ja näkemysten huomioon ottaminen seuraavan vuoden auditointikohteiden valinnassa – mitkä prosessit ovat asiakaslisäarvon kannalta tärkeitä, missä kulutetaan eniten resursseja, missä on tehty merkittäviä muutoksia, mitkä prosessit ovat menestyneet heikosti niin sisäisessä mittaroinnissa kuin asiakaspalautteissa, missä prosesseissa ei ole saavutettu tavoitteita.
  • Auditoijien käyttö prosessien riskien ja mahdollisuuksien päivittämisessä ja riskienhallintatoimenpiteiden vaikuttavuuden arvioinnissa, tämä lisää heidän riskienhallinta-ammattitaitoaan.
  • Haastattelu- ja vuorovaikutustaitojen kouluttaminen media-ammattilaisten toimesta; 2/3 osaa auditoinnin tiedosta tuotetaan haastattelujen avulla.
  • Järjestetyt auditointiryhmien vertailutestit – auditoijatiimit auditoivat saman kohteen ja tuloksia vertaillaan keskenään.
  • Virtuaalisen auditoinnin taitojen ja tekniikan koulutus – miten auditoija pystyy organisaation ohjelmien ja sovellusten avulla tutkimaan asioiden syy-seuraussuhteita, tunnistamaan kipukohtia ja kapeikkoja.
  • Prosessi- ja projektiauditointien parhaiden käytäntöjen opiskelu ja soveltaminen.
  • EFQM, CAF, Malcolm Baldrigekriteeristöjen sekä ISO 9004, ISO 14004, ISO 27002 jne should standardien hyödyntäminen auditointien sisällön suunnittelussa.
  • Mittaristojen lukutaidon kehittäminen ja mittaristojen käytön auditointitaitojen kehittäminen.
  • Auditoijien keskinäisen palautteenantamistaidon kehittäminen, palautteen anto jää suomalaisessa toimintaympäristössä aika ohuelle, ei viitsitä sanoa tiimin jäsenelle palautetta auditointia haitanneesta toimintatavasta.
  • Informaation jäsentely- ja analysointitaitojen harjoittelu mm. casekuvausten avulla, päätyvätkö eri auditoijat annetun materiaalin pohjalta samoihin johtopäätöksiin.
  • Auditointiprosessin riskien arvioinnit yhdessä auditoitujen yksiköiden edustajien kanssa ja toimenpiteiden suunnittelu auditointien vaikuttavuuden parantamiseksi.
  • Auditointiraporttien ”executive summaryjen” terävöittäminen vertaamalla auditointikohteen tilaa tunnettuihin kypsyysasteikkoihin (EFQM, CAF, Malcolm Baldrige, Process Maturity Scales, CIMM).
  • Palautteen antaminen auditointitapahtumista niin hyvässä kuin rakentavassa hengessä ja osoittaa johdon suunnasta mielenkiintoa omien ammattilaisten havaintoihin siitä missä mennään.

Sisäisen auditoinnin historiassa on  täyttymässä kolmekymmentä vuotta, mutta kuten jo edellä on todettu, on keskustelu auditoinnista toiminnan kehittämisen työkaluna ollut koko ajan vaimeaa.

Panostaminen sisäisten auditointien tuloksellisuuteen ja asiasta kiinnostuneiden rekrytointiin ovat asioita, joihin kannattaa panostaa. Auditoijille aikaresurssien antaminen, suunnittelutyön tekeminen yhdessä johdon kanssa ja auditoijan ohjaaminen tutkimaan liiketoiminnan ja asiakassuhteiden kannalta olennaisia asioita, ovat kokonaisuuksia, jotka on järkevää pitää mielessä.

Tutustu QF-auditointikoulutuksiin

QF-koulutuksista löydät auditointikoulutuksia ympäri vuoden!

Kirjoittaja

Jussi Moisio on toinen Arterin perustajajäsenistä ja vanhempi konsultti. Hänellä on vuosikymmenten kokemus laadunhallinnan, ympäristö- ja turvallisuusasioiden, riskien hallinnan, jatkuvan parantamisen, prosessiajattelun ja prosessien mittaamisen sekä erilaisten arviointien ja auditointien parista.

Jussi on menestyksellisesti ohjannut kymmeniä toimintajärjestelmän rakennus- ja jatkokehitysprojekteja ja toimii myös Inspecta Oy:n pääarvioijana. Jussi on tehnyt laajoja yksityisen alan kuin julkisen alan prosessien arviointeja, taustaselvityksiä ja haastatteluja sekä priorisoinut niiden perustalta kehittämiskohteet niin Suomessa kuin kansainvälisesti.

Liittyvät materiaalit