Blogi

Kellarista vaatekomeroon ja etälankutuksesta nettipeleihin – Näin Arterilla toimitaan koronatilanteen aikana

Koronavirustilanteen johdosta etätöiden tekeminen kotikonttorilta käsin on yleistynyt kertaheitolla. Myös Arterilla on kirjoitushetkellä oltu hieman yli 3 viikkoa etätöissä koko henkilöstön voimin. Samalla on totuteltu uudenlaiseen arkeen ja luotu uusia rutiineja muun muassa palaverikäytäntöihin, yhteistyöhön ja tiimihengen ylläpitoon. Lue myös konsulttimme vinkit etätyöpäivien leanaamiseen.

Kokosimme tähän blogiin yhteen jaettavaksi arterlaisten oppeja ja vinkkejä tilanteessa, jossa on opittu samalla kun on tehty!

Tavoista työskennellä ja pitää yhteyttä työkavereihin

Arterilla Teams-sovelluksen käyttö on luonnollisesti ollut reippaasti korkeammalla asteella kuin yleensä. Aamulla hyvän huomenen toivotuksia ei enää kuulekaan toimiston keittiön pöydän ääressä hakiessa kahvia, vaan niitä voi lukea yhteiseltä Teams-kanavalta. Samalla videotapaamiset, kuulumisten vaihtaminen ja yhdessä vitsailu ovat tuoneet yhteisöllisyyttä yksinäisiin etätyöpäiviin. Joka iltapäivän yhteiset etäkahvihetket ja säännölliset etätaukojumpat venytyksineen ja lankutuksineen onkin koettu hyviksi tavoiksi pitää yllä tiimihenkeä. Myös lautapelikillan iltamat on siirretty onnistuneesti etäpelihetkiksi, ja palvelun etälanseerauksen yhteydessä järjestettiin perinteinen Kahoot-tietovisa.

Työterveydenhuollon lisäergonomiaohjeistukset ovat myös olleet tarpeen kotitoimistolle siirtyessä. Työpaikalta kotiin tuodut näytöt, hiiret ja näppäimistöt ovat tuoneet helpotusta pelkän läppärin varassa työskentelyyn.

Mitä olemme oppineet?

  • Työn tekemiseen kannattaa etsiä rauhallinen ja tietoturvallinen paikka. Arterlaisilla käytössä olleita tiloja ovat esimerkiksi: olohuone, keittiö, makuuhuone, kellari sekä vaatekomero.
  • Netin pätkiessä kärsivällisyys on valttia!
  • Kuulumisten vaihtaminen on tärkeää, etätyössä saattaa helposti tulla myös yksinäinen olo ja on ollut hienoa nähdä, miten toisten hyvinvoinnista meillä huolehditaan.
  • Haasteena on selkeästi huomattu se, että selkeää eroa työ- ja vapaa-ajan välillä ei ole. Työ saattaa jatkua puolihuolimattomasti pidemmälle, kun vaihdosta toimiston ja kodin välillä ei tapahdu. Tässä ovat monen mielestä olleet avuksi päivittäiset happihyppelyt jaksottamaan työtä ja virkistämään mieltä!
  • Olemme ilolla huomanneet, että myös asiakkaamme ovat olleet valmiita jatkamaan projekteja etätoteutuksella. Tämä on signaali siitä, että organisaatioissa katsotaan eteenpäin ja varaudutaan jatkamaan töitä normaalisti mahdollisimman pian. Kehittäminen ei ole pysähtynyt, vaan vauhtia uuteen nousuun haetaan jo nyt.

Tiimien kuulumisia ja vinkkejä etätyön sujuvoittamiseen

Greete Kriik, asiakaspalvelupäällikkö

Asiakastiimissä aloitamme ja päätämme jokaisen päivän yhteisellä Teams-palaverilla. Palavereissa käydään läpi meneillään olevat työtehtävät, jaetaan tietoa ja tehdään yhteistyötä asiakaskeissien suhteen, vaihdetaan vapaa-ajan kuulumisia sekä pohditaan porukalla yrityksen sekä maailman menoja. Yhteiset ja säännölliset rutiinit tuovat etätyöhön rakennetta ja työn tekemiseen energiaa.

Kynnys lähestyä työkaveria voi etänä olla vaikeampaa kuin toimiston käytävällä hihasta nykäisy. Tämän takia yhteiset palaverit voivat helpottaa satunnaiseltakin tuntuvan tiedon jakamista.

Laura Huusari, henkilöstöpäällikkö

Etätyöt ovat sujuneet toistaiseksi oikein hyvin! Joskin Arterin mainion työpaikkaravintolan, Valajan, maukkaita ruokia alkaa olla ikävä, sillä kotona ollessa lounaiden ravintoarvot eivät aina ihan huipussa, ainakaan allekirjoittaneella..

On ollut hienoa huomata, että asiat ovat edistyneet suunnitellusti tilanteesta huolimatta: henkilöstökyselyt ja koko henkilöstön tavoitemallin käyttöönotto ovat pysyneet aikataulussa, työhaastattelut ovat sujuneet todella hyvin etäyhteyden välityksellä ja hakijoiden kanssa on pystytty tekemään loistavasti yhteistyötä.

Perinteiset kuukausikokoukset aamupaloineen ovat myös hoituneet näppärästi Teamsin kautta. Emme ole unohtaneet myöskään juhlistuksia, kuten erään arterlaisen eläkkeelle jäämistä, joka myös järjestyi viemällä muistamiset kotiinkuljetuksena ovelle, sekä kokoontumalla koko Arterin väen kesken videokahvihetkeen oikean kahvin tai teen äärelle.

Markus Meurman, asiantuntijapalveluiden päällikkö

Arterin asiantuntijapalveluista vastaavassa tiimissä etätyötilanne on toisaalta tuttua ja toisaalta uutta. Konsulttien työ on luonteeltaan itsenäistä, jolloin matkustamisen sekä muun itsenäisen asiantuntijatyön ohella meillä on yleensä melko vähän aikaa ja mahdollisuuksia tavata toisiamme toimistolla. Siinä mielessä tiimi on pystynyt jatkamaan toimintaansa tehokkaasti ilman merkittäviä muutoksia toimintatavoissa. Käytämme samoja työkaluja kuin ennenkin: IMS-ohjelmisto, Teams, Planner, SalesForce ja Excel.

Uutena asiana olemme lisänneet viikoittaisen vapaamuotoisen porinapalaverin kalenteriin, jolla mahdollistetaan ajatusten ja kuulumisten vaihtoa.

Asiakkaillemme toteutettavat koulutukset ja työpajat tehdään nyt kokonaan etänä. Etäkoulutukset ja webinaarit eivät ole meille sinänsä vieraita, mutta nyt konsultointi toteutetaan selvästi aikaisempaa laajamittaisemmin etänä. Niinpä Teamsin ja muiden työkalujen erilaiset ominaisuudet ovat nyt tulleet meille huomattavasti tutummaksi kuin aikaisemmin. Olemme myös opetelleet uusia keinoja etätyöpajojen fasilitointiin ja suunnitteluun liittyen.

Salla Aunola, tutkimus- ja kehityspäällikkö

Tuotekehityksessä tehdään töitä täyttä vauhtia. Scrumin mukainen itseohjautuvuus toteutuu hyvin etätyössäkin, ja joka-aamuinen daily on ollut hyvä käytäntö niin lähi-, kuin myös erityisesti nyt etätyössä. Olen huomannut etäpalaverien kenties olevan jopa tehokkaampia, kun on vähemmän sivuhälinää.

In-house -koulutuksia on myös pidetty onnistuneesti etänä. Tiimin koulutuskalenterista ei siirrellä mitään turhan päiten, vaan pannaan etäkoulutus pystyyn ja nauhoitetaan se, jolloin sen voi jakaa myös laajemmalle organisaatioon. Näin siitä hyötyy suurempikin yleisö.

Välillä tilanne koettelee kenen tahansa hermoja. Silloin tällöin esiin nousee harminpurkauksia, joihin monen on helppo yhtyä. Koronachat on ollut hyvä kohtauspaikka, sillä siellä voi huudella niin asiaa kuin epäasiaakin, ja vaihtaa ajatuksia tilanteen tiimoilta.

Mikko Hiltunen, myynti- ja markkinointipäällikkö

Myynnissä osa työstä asiakkaiden suuntaan tehdään yleisestikin etäyhteyksillä kuten sähköpostilla ja puhelinsoitoilla, mutta tällä hetkellä kaikki tapaamiset ovat siirtyneet etänä pidettäviksi. Tämä luo työhön ratkaistavaksi uusia haasteita, sillä keskustelu kasvotusten on yleensä vuorovaikutteisempaa ja aktiivisempaa.

Yhteistyö saattaa välillä tuntua hankalammalta kun työkavereita ei näe säännöllisesti, mutta kollegat saa hyvin kiinni onneksi myös Teamsin ja puhelimen välityksellä. Toimistolle on silti välillä ikävä!

Kirjoittaja

Liittyvät materiaalit