Kognitiivinen ergonomia ja ylikuormituksen välttäminen asiantuntijatyössä

Etätyöskentely on tullut jäädäkseen. Suomessa etätöitä on tehty ahkerasti jo ennen Covid-19 pandemiaakin. Euroopan työ- ja elinolojen kehittämissäätiön kevään 2020 tutkimuksen mukaan Suomi on myös EU- mittapuulla kärjessä etätyön tekemisessä, Suomen jälkeen seuraavina tulevat Benelux-maat ja muut Pohjoismaat.

• Tilastokeskuksen mukaan 2018 etätyötä tekevien työntekijöiden osuus oli 28 %.
• Manpowerin lokakuussa 2020 toteuttaman tutkimuksen mukaan 26 % kaikista suomalaisista ja 45 % toimihenkilöistä työskentelisi mieluiten muutaman päivän viikossa etätä.
• Samainen tutkimus kertoo, että 9 % haluaisi siirtyä kokonaan etätyöskentelyyn.

Työterveyslaitoksen kysely kertoo etätyöskentelyn vaikutuksien olevan isossa kuvassa positiivisia

Työterveyslaitoksen Miten Suomi voi? -kyselyn mukaan etätyöhin siirtyneillä työn imua ovat kasvattaneet uusien ja parempien työtapojen oppiminen. Myös itsenäisempi päätöksien teko on vaikuttanut positiivisesti työn imuun.

Etätyöskentelyssä sosiaalisten voimavarojen heikentyminen tunnistettiin yhdeksi tekijäksi, mikä voi vaarantaa työhyvinvointia. Etätyöhön siirtyneistä tutkimuksen mukaan lähes puolet 49 % ilmoitti pitäneensä aiempaa vähemmän taukoja työstään ja vähemmän taukoja pitäneet kokivat muita useammin työuupumusoireita.

Samaisen kyselyn tulosten perusteella havaittiin myös se, että johtajien ja esihenkilöiden työhyvinvoinnissa voidaan havaita riskejä, sillä työuupumus oli lievässä kasvussa.

Vaikka kyselyn avulla tunnistettiin haasteita on kokonaiskuva etätyöskentelystä positiivinen:

Koronakevät ei näytä merkinneen huomattavaa suomalaisten työhyvinvoinnin heikentymistä eri osoittimilla tarkasteltuna, vaan päinvastoin lievää myönteistä kehitystä”, Työterveyslaitos kertoo.

Kognitiivinen ergonomia

Etänä työskentelyssä on hyvät ja huonot puolensa. Kotona työskennellessä on tärkeää kiinnittää huomiota kognitiiviseen ergonomiaan, palautumiseen sekä hyvinvoinnistasi huolehtimiseen.

Kognitiivisella ergonomialla tarkoitetaan ajattelun, havaitsemisen, muistin ja tarkkaavaisuuden rajoitusten huomioon ottamista tietotyössä. Kun kuormitus pysyy sopivissa rajoissa, työskentely on innostavaa, sujuvaa sekä motivoivaa.

Tiedonkäsittelyn vaatimukset korostuvat nykypäivän työelämässä ja vaativien tehtävien suorittaminen kuormittaa työmuistia.

Millaiset asiat aiheuttavat kognitiivista kuormitusta?

❌ Yhteisöllisyyden vähäisyys,
❌ pitkittynyt stressi,
❌ keskittymiskykyvaje, jolloin avoit hyppivät asiasta ja tehtävästä toiseen,
❌ usean tehtävän yhtäaikainen suorittaminen,
❌ epäselvät ohjeistukset,
❌ työympäristön häiriötekijät: viesti-, ääni- ja kuvahäly sekä liikkuvat kohteet,
❌ keskeytykset,
❌ tietotulva,
❌ työvälineet ja järjestelmät.

Kuinka tunnistaa liiallinen kuormitus?

Muistin kuormittuminen ilmenee yleensä unohteluna ja oppimisen vaikeutumisena. Liiallisen kuormituksen tunnistamista voi lähestyä kuormituksen kehän avulla:

❌ Koko ajan tekemistä, on kiire!
❌ Et ehdi syömään etkä ehdi rauhoittumaan uneen.
❌ Virheet lisääntyvät: Työmuisti salapautuu, keskittymis- ja aloitekyky heikkenee.
❌ Toiminta hidastuu ja takkuaa: Tekemiset ja tehtävät ruuhkautuvat entisestään. Olennaista tietoa hukkuu ja saatat eksyä tietojärjestelmiin.
❌ Olet ylivireä, ärsyynnyt helposti, kielteinen minäkuva nostaa päätään ja uniongelmia ilmenee.

Jos tunnistat jonkin kohdan itsestäsi, on järkevää kääntyä oman esihenkilön, työnantajan tai työterveyden puoleen keskustelemaan asioista.

Näin vähennät työmuistin kuormittumista

Tapoja on monia ja omaan tekemiseen kannattaakin rohkeasti kokeilla erilaisia keinoja, sillä vain kokeilemalla selviää, mitkä keinot sopivat juuri sinulle tai tiimillesi. Alla listaus keinoista, joita voit soveltaa omaan toimintaansi sopivaksi:

✅ Häiriötekijöiden vähentäminen: Sopikaa hiljainen aika työnteolle, jolloin keskeytyksiä pyritään välttämään. Laita sähköpostin ja muiden viestintävälineiden äänet ja ilmoitukset pois päältä. Paljon ajatustyötä vaativaan tehtävään syventyminen voi viedä jopa 20 minuuttia aikaa, vältä siis jatkuvia keskeytyksiä erityisesti silloin, kun teet ajatustyötä vaativia kokonaisuuksia.

✅ Järjestä työnteko siten, että voit tehdä asian kerrallaan valmiiksi. Varaa esimerkiksi kalenteristasi aikaa, jonkin kokonaisuuden valmiiksi saamiseksi. Voit tehdä aamupäivästä ajatustyötä enemmän vaativia kokonaisuuksia ja jättää iltapäivään mekaanisempia tehtäviä.

✅ Kiinnitä huomiota siihen, että ajatukset ja keskittyminen pysyy hoidettavassa tehtävässä. Voit hyödyntää tässä esimerkiksi Pomodoro-tekniikkaa, jossa tietyn tehtävän suorittamiseen varataan tietty aika esimerkiksi 2 tuntia. Jaa kahden tunnin mittainen aikaslotti esimerkiksi 25 minuutin mittaisiin kokonaisuuksiin, joiden välissä pidät 5 minuutin tauon. Lopuksi kahden tunnin täytyttyä pidä pidempi tauko, esimerkiksi 15 minuuttia ennen seuraavaan tehtävään siirtymistä. Laita puhelimen kello pirisemään 25 minuutin välein tauon merkiksi.

✅ Pidä huolta energiatasapainostasi. Nälkäisenä tekee huonompia päätöksiä eikä uuden oppimisen eteen jaksa ponnistella. Muista taukojen tärkeys!

✅ Vältä pitkittyvää stressiä. Ihmisaivojen mekanismit muokkautuvat stressin seurauksena ja tällöin ihminen on taipuvaisempi nopeasti mielihyvään tuoviin päätöksiin – stressi ruokkii itse itseään. Ja tällöin suunnitelmallinen toiminta, oppiminen ja ajattelu heikkenee.

✅ Palaverikäytännöt: Palaverit kuormittavat etänä enemmän. Lyhennä tunnin palavereita vaikkapa 5-10 minuutilla ja mahdollista lyhyt tauko ennen seuraavaa palaveria osallistujille. Muista myös palaverin pitäjänä hyvä valmistautuminen palaveriin – palaverin pitämisen syy selkeäksi kaikille ja palaverin tavoitteet.

✅ Palautteen pyytäminen ja antaminen. Etänä työskennellessä työntekijällä on korostunut vastuu tuoda esille asiat, jotka vaikuttavat omaan työntekoon. Myös työnantajan puolesta on tärkeää kysyä ja antaa palautetta henkilökunnalle.

Tarkistuslista kognitiiviseen ergonomiaan ja sen tukemiseen:

✅ Näkö- ja kuuloergonomia: Fyysiset puitteet kuntoon, muista myös lepuuttaa silmiäsi esimerkiksi katsomalla ikkunasta jonnekkin kaukaisuuteen tietokoneen ruudun sijaan.
✅ Kiinnitä huomiota muistikuormaan ja tarvittaessa pohdi sille keventämiskeinoja.
✅ Kommunikointi ja ohjeistukset: selkeys ja ristiriidattomuus ovat avainasemassa. Panosta viestintään!
✅ Päätöksenteko: onko riittävästi tietoa ja tukea ongelmanratkaisuun?
✅ Osaaminen: Ovatko osaamisvaatimukset selkeät ja osaaminen ajan tasalla?
✅ Uuden oppiminen: Onko opittavaa sopiva määrä? Onko oppimiselle varattu tarpeeksi aikaa?
✅ Työympäristön häiriötekijät: Huomioi puhe-, ääni- tai kuvahäly sekä liikkuvat kohteet.
✅ Keskeytykset ja niiden vähentäminen. Mieti vastaavasti missä tilanteissa itse keskeytät kollegan työskentelyn.
✅ Tietotulva tai monitehtävävaatimukset: Pohtikaa miten organisaatiossa tai tiiminä voitte tukea tällaisista tehtävistä suoriutumisessa sekä keinoja tietotulvan selkeyttämiseen.
✅ Työvälineet ja järjestelmät kunnossa ja ajantasalla.
✅ Yhteisöllisyyden lisääminen: Millaiset rakenteet tai foorumit tukevat yhteisöllisyyttä? Entä esihenkilöiden rooli ja miten kukin työntekijä voi kehittää yhteisöllisyyden kokemusta?

Fyysinen työergonomia

Tutkimusten valossa optimaalista työergonomiaa tärkeämpää on:

1️⃣ Löytää itselleen mukavia asentoja sekä
2️⃣ liikkua usein päivän aikana.

Ryhdikäs työskentelyasento tai hyvä ryhti ei siis ole parhaan työergonomian saavuttamisen tae, vaan:

✅ Liikkeessä pysyminen: Liikkumattomuus vaikuttaa terveyteemme isossa kuvassa.
✅ Vaihda työpäivän aikana asentoja ja huolehdi taukojen pitämisestä.
✅ Liiku tavalla, josta nautit.
✅ Huolehdi palautumisestasi sekä tauoista.

Suosittelemme sinulle:

👉 Lue lisää siitä, kuinka Arterilla olemme kehittäneet etätyökulttuuria ja millaisia vinkkejä arterlaiset antavat etätyöhön. | blogi + webinaari
👉 Laadukkaat tauot, miksi niistä puhuminen on helpompaa kuin niiden pitäminen? | blogi

* Tämän tekstin lähteenä on käytetty Arterin työterveyden, Lääkärikeskus Aava, asiantuntijoiden pitämien luentojen materiaaleja. Koko Arterin henkilöstölle tarkoitettujen luentojen aiheina olivat: Kognitiivinen ergonomia ja Fyysinen työergonomia.