Blogi

Kolme oppia kokonaisarkkitehtuuri-projektista

Olen työskennellyt konsulttina Arterilla ARC-ohjelmiston, tietosuojan, tiedonhallinnan ja kokonaisarkkitehtuurin parissa hieman reilun vuoden nyt 2020 keväällä. Siirryin nykyiseen tehtävääni talon sisältä. Koulutustaustaltani olen IT:n sijaan opiskellut lähinnä markkinointia ja myyntiä. ARC-ohjelmistoa osasin käyttää kuitenkin hyvin ja tehtävään siirtymista puolsi aikaansaava työskentelytapa. 

Sanomattakin oli selvää, että pienestä loikasta tässä ei ollut kyse. Oli omaksuttava paljon uutta terminologiaa, uusia työtapoja, uusia rooleja ja vastuita. Konsulttina olemiseen liittyy paljon asiantuntemusta, ihmisten innostamista sekä selkeää ilmaisukykyä. Yksi kiinnostava osa työtä on ollut yhteistyö projektipäälliköiden kanssa, ja siihen liittyvä projektijohtaminen niin asiakkaan kanssa yhteistyössä kuin meillä Arterilla sisäisestikin. 

En väitä olevani projektijohtamisen mestari, mutta pyrin jatkuvaan kehittymiseen. Tähän kehitykseen liittyen olen laittanut merkille kolme asiaa, jotka mielestäni johtavat onnistuneeseen kokonaisarkkitehtuurin starttiprojektiin. 

1. Ylätason tavoitteet ja periaatteet kuntoon 

Jotta arkkitehtuuriprojekti voi kunnolla lähteä lentoon, pitää kiitoradan olla kunnossa. Useassa suosituksessa esiintyvät arkkitehtuurityön periaatteet ja niiden kuvaaminen on osa-alue, joka on todella helppo ohittaa itsesäänselvyytenä.

Kuitenkin, viimeistään siinä kohtaa kun Onko tää tarpeellista -tyyppiset keskustelut nousevat ajankohtaiseksi mallia laajennettaessa, on hyödyllistä pystyä nojaamaan johonkin yhteisesti päätettyyn todella ylätasoiseen dokumentaatioon siitä, mitä tässä halutaan tehdä ja millaisilla tuloksin. Tämän jälkeen pohditaan onko nykyinen laajennustarve tarpeen vai ei. 

2. Motivaatio ja välietapit – päätä milloin on valmista ja nauti 

Arkkitehtuuri on siitä raadollista työtä, että todella harvoin sen voidaan sanoa olevan ”valmis” tai edes ”riittävä”. Osittain tämä on itse itsellensä aiheutettu ongelma, kun on valinnut työskennellä arkkitehtuurin parissa, mutta toisaalta tähän myös liittyy sitä, että tässä työssä, kuten missään muussakaan ei tulisi vähätellä työn osiin purkamista. 

Arkkitehtuurityö kannattaa aina purkaa selkeästi itsensä näköisiin ja kokoisiin kokonaisuuksiin. Arkkitehtuuriin liittyvät viitekehykset saattavat näennäisesti edustaa tällaista erottelua, mutta usein tämäkin kulma vaatii vielä perkausta omiin tavoitteisiin ja kokonaisuuksiin peilaten. 

On paljoin helpompi päättää, että meidän minimitila arkkitehtuurista on sitä, että keräämme yhteen organisaatiossa jo tehdyt kuvaukset prosesseista, järjestelmistä ja tietosuojamateriaalista, kuin että ihmetellään vaikkapa JHS 179 -metamallia ja todetaan, että kukaan ei nouse tuolista ennen kuin Käsitteellinen arkkitehtuuritaso tietojärjestelmien osalta on valmis. 

Valmiista työstä on myös helpompi nauttia, jos se jo itsessään palvelee jotakin tunnistettua tarvetta organisaatiossa, kuin että se noudattelisi jotakin viitekehystä. 

3. Innostaminen ja tiimityöskentely – arkkitehtuurista viestiminen

Kokonaisarkkitehdillä on usein haastava asema siitä, että kuten laatupäällikkö, myös kokonaisarkkitehti ylläpitää ja huolehtii raskaasta ja isosta kokonaisuudesta, mutta ei ole kuitenkaan tarkoituksenmukaista tai järkevää, että dokumentaatiota tuottaisi pelkästään arkkitehti. Kokonaisarkkitehtuurissa tarvitaan siis muiden apua, ja esimiesaseman puuttuessa, se tarkoittaa yleensä sisäisen myynnin taitoja. 

Arkkitehtuuriprojektien isoin ongelma tähän liittyen on usein termiähky ja oma hämmentävä maailmansa, jossa arkkitehtuurityö sijaitsee. Puhutaan tietojärjestelmäpalveluista, loogisista kokonaisuuksista ja kyvykkyyksistä. Pelkästään jo perustermistössä riittää sulateltavaa usean automaattikahvin edestä, ja sitten tästä pitäisi omaksua vielä runko, jonka avulla toimintaa kehitetään. Sen lisäksi pitäisi osata käyttää jotain ohjelmistoakin, jolla näitä kuvataan.

En ole varsinaisesti itse nähnyt, mutta minusta tuntuu, että tämä on juuri se kohta, jossa monet luovuttavat. Kokonaisarkkitehtuuri on asia mitä työstetään kokonaisarkkitehtuuritiimissä, muiden ei tarvitse siihen osallistua – voidaan harhaisesti ajatella. 

Yritän kovasti, mutta en ole vieläkään aivan varma, että onko uudelle ihmiselle arkkitehtuurista puhuttaessa järkevämpää lähteä liikkelle hänelle tutusta kokonaisuudesta, vai yrittää ensiksi näyttää isoa kuvaa ja sitten kertoa, miten hänen työpanoksensa tätä kokonaisuutta palvelee. Ikään kuin lautapelejä opetettaessa kerrotaanko ensiksi, miten pelaajavuoro menee ja sitten mikä on pelin tavoite, vai toisinpäin. 

Mielestäni motivaation näkökulmasta on tärkeää, että jokainen projektiin osallistuva tietää tarkalleen, mitä kokonaisuutta ollaan tekemässä ja miksi. Lisääkö tieto kuitenkin tässä tapauksessa tuskaa? Periaatteessa tärkeintä on, että materiaali vain saataisiin tuotettua asiantuntijoilla, koska heiltä löytyy paras käytännön tieto. 

Viestintä ja tiimityöskentely ovat siis lähtökotaisesti tärkeitä osa-alueita kokonaisarkkitehtuurin onnistumisen kannalta, mutta niihin liittyy myös paljon haasteita. Uskon, että tulevaisuuden kokonaisarkkitehtien yksi tärkeimmistä ominaisuuksista tulee olemaan juurikin taito viestiä heidän työstään. 

Lue lisää:

Webinaaritallenne: Kokonaisarkkitehtuuri jatkuvan kehittämisen tukena

Täytä tietosi ja lataa webinaaritallenne

Lähettämällä hyväksyn, että antamani henkilötiedot tallennetaan Arter Oy:n suoramarkkinointirekisteriin.

Kirjoittaja

Toni Vehmaanperä toimii Arterilla tiedonhallinnan ja kokonaisarkkitehtuurin konsulttina. Tonilla on vahva osaaminen ARC-ohjelmistosta ja sen hyödyntämisestä organisaatioiden toiminnan visuaalisessa mallintamisessa. Hän tuntee myös julkishallinnon tiedonhallintalain sekä GDPR-asetuksen vaatimukset.

Liittyvät materiaalit