Kuinka valmistautua aikaan koronan jälkeen?

Organisaatioissa koronan jälkeiseen aikaan on tärkeää valmistautua – tavoitteiden mukainen tulevaisuus ei tule annettuna, se tulee itse tehdä. Muuttuvassa ympäristössä kilpailijat saattavat kiilata ohitsesi, mikäli jäät paikoillesi.

Kuinka valmistautua koronan jälkeiseen aikaan ja millaisia työkaluja voit hyödyntää uuden normaalin määrittämisessä sekä toteuttamisessa?

Olet varmasti kuullut digitalisaation harppauksista, muutoskyvykkyydestä, resilienssistä, nopeuden ja tehokkuuden kehittymisestä sekä riskienhallinnan tärkeyden korostumisesta pandemian aikana.

Tarvittavasta tai tapahtuvasta muutoksesta on helpompi puhua kuin toteuttaa sitä.

SITRA, eli Suomen itsenäisyyden juhlarahasto, määrittelee tulevaisuusvalmiuden tammikuussa 2021 julkaistussa Vaikuta tulevaisuuteen – Haasta, kuvittele ja toimi -raportissaan seuraavanlaisesti:

Tulevaisuusvalmius ei ole vain arvio tulevaisuuskykyjen kehittämisestä, se mittaa kuinka valmis yritys on kohtaamaan oman ympäristönsä haasteita ja kuinka nopeasti se pystyy niihin vastaamaan.” – SITRA.

Katso tulevaisuuteen tunnistettujen megatrendien ja hiljaisten signaalien avulla

Edellä mainittu taho, SITRA, on tunnistanut ennen koronapandemiaa viisi muutoksen megatrendiä:

1. Ekologinen jälleenrakentaminen,
2. väestön ikääntyminen ja monimuotoistuminen,
3. verkostomaisen vallan voimistuminen,
4. teknologian sulautuminen kaikkeen ja
5. talous etsii suuntaansa.

Hiljaisia signaaleja ovat taas erilaisten teknologioiden kehittyminen, uusien liiketoimintamallien syntyminen, lait ja asetukset, mielipiteet, tutkimustulokset tai kansalaisaktivismi.

Haastamalla omat ja organisaation toimintamallin sekä ajatukset tulevaisuudesta, kuvittelemalla tulevaisuuden tavoitetilan ja konkreettisen toiminnan avulla pystyt SITRAn mukaan vaikuttamaan tulevaisuuteen.

Esimerkkejä työkaluista, joiden avulla kohdata ja rakentaa organisaatiolle uusi normaali

Seuraavissa kappaleissa esittelen muutaman työkalun, joiden avulla voit valmistatua tulevaan ja kehittää toimintaanne kohti tulevaisuuden tavoitetilaa.

🔧 Kokonaisarkkitehtuuri

Kokonaisarkkitehtuuri helpottaa organisaatioita työn monimuotoisuuden hallitsemisessa sekä oman ekosysteeminsä kuvaamisessa. Se auttaa tehostamaan datan käyttöä, riskienhallintaa sekä jatkuvuussuunnittelua.

Kokonaisarkkitehtuurin avulla IT tulee osaksi liiketoimintaa ja sen kehittämistä. KA tuottaa organisaation toiminnasta ja toimintojen välisistä riippuvuus- ja vaikutussuhteista tietoa johdon päätöksenteon tueksi ja toimii ikään kuin johdon konsulttina.

Kokonaisarkkitehtuurin edut kiteytyvät hankalien ja vaikeasti ymmärrettävien kokonaisuuksien ja kokonaiskuvan visualisoimiseen: kokonaisarkkitehtuurin avulla ymmärrät organisaation tai yrityksen toimintaa kokonaisvaltaisesti.

Tietoa visualisoimalla pystyt esimerkiksi vähentämään organisaation integraatioratkaisujen määrää, kun visualisoit KA:n avulla millaista tietoa missäkin prosessin vaiheessa tuotetaan ja käytetään, mistä tieto tulee, mihin se menee ja minne se varastoidaan. Samalla voit tunnistaa esimerkiksi tiedon liikkumiseen tai henkilöstöön liittyviä riskejä.

Kokonaisarkkitehtuurin avulla ymmärrät myös toimintojen ja ohjelmistojen riippuvuus ja vaikutussuhteita toisiinsa. Kun ymmärrät ja näet visuaalisesti päätöksien vaikutukset organisaation toiminnassa kokonaisarkkitehtuurin avulla, osaat tehdä parempia ja kestäviä päätöksiä. 

Esimerkiksi riippuvuus- ja vaikutussuhteiden visualisoimisen avulla ymmärrät, miten esimerkiksi jonkin ohjelmiston käyttämisen aloittaminen tai lopettaminen vaikuttaa käytännön tekemiseen tai tiedon liikkumiseen järjestelmien välillä.

👉 Lue lisää kokonaisarkkitehtuurin merkityksestä tulevaisuudessa täältä:  Kokonaisarkkitehtuurin merkitys kasvaa tulevaisuuden tekemisessä

🔧 Riskienhallinta, jatkuvuussuunnittelu ja resilienssi

Riskienhallinnalla tuet organisaation johtamista ja päätöksentekoa, jotta tavoitteisiin vaikuttavia uhkia ja mahdollisuuksia voidaan ennalta tunnistaa ja niihin voidaan varautua.

Organisaation järjestelmällisellä riskienhallintapanostuksella voit estää ja pienentää häiriöitä sekä vahinkoja ja nopeuttaa toipumisaikaa.

Tulevaisuudessa digitaalinen ja fyysinen maailma sekoittuvat entisestään. Lähesty turvallisuutta ja riskienhallintaa kokonaisuutena ja jatkuvana riskikulttuurin kehittämisenä ei päälleliimattuna kokonaisuutena.

Resilisenssi voidaan jakaa kuuteen eri näkökulmaan McKinsey & Companyn mukaan:

1. Taloudelliseen,
2. operatiiviseen,
3. teknologiseen,
4. organisaation sietokykyyn,
5. maineseen ja
6. liiketoimintamalliin.

Heidän mukaansa resilienssiä voi kehittää kolmen eri keinon kautta:

1. Add-on eli lisäämällä palautumiskeinoja, kuten varmuuskopioita ja hätägeneraatoreita.
2. Trade-off eli kasvattamalla fyysistä pääomaa, kuten varastomäärien kasvattaminen tai pääomapuskureiden kasvattaminen.
3. Bake-in eli organisaation sisäisten taitojen ja kulttuurin kehittäminen, kuten osaamisen monimuotoisuus, innovaatioiden ja luovien ongelmanratkaisutaitojen edistäminen sekä psykologisen turvallisuuden kehittäminen.

VTT:n mukaan organisaatio saavuttaa strategista resilienssiä, kun sillä on kykyä ymmärtää toimintaympäristöään, se luo toiminnalleen strategisia vaihtoehtoja ja kykyä järjestäytyä uudelleen kilpailijoitaan nopeammin.

🔧 Prosessiajattelu

Vaikka prosessiajattelu saattaa kuulostaa vanhanaikaiselta, on siitä konreettista hyötyä toiminnan kehittämisessä. Myös moni Lean-menetelmä juontaa juurensa prosessiajattelusta kuten esimerkiksi arvovirtakuvaus tai hukan tunnistaminen.

Prosessien kuvaamisen avulla organisaatiossa voidaan hyödyntää tehtyjä visuaalisia kuvauksia seuraavanlaisesti:

• prosessin riskien ja mahdollisuuksien tunnistamiseen,
• syy-seuraussuhteiden analysointiin,
• ajankäytön tehostamiseen (siirtoajat, odotusajat, varastointiajat jne)
• resurssiongelmien tunnistamiseen,
• prosesseille mittareiden avulla saadun datan hyödyntämiseen,
• lisäarvoa tuottavien ja tuottamattomien vaiheiden selkeytykseen,
• ympäristönäkökulmien kartoitukseen,
• vaarojen tunnistamiseen,
• automatisointi-, yhdistämis-, yksinkertaistamis- ja eliminointimahdollisuuksien arviointiin.

Prosessiomaisen toiminnan hyötyjä ovat myös:

• Tehdään läpinäkyväksi ammattilaisten roolit eri arvontuotantoketjuissa asiakkaille.
• Tunnistetaan täsmällisemmin prosessien suunnassa informaation kulun ja sisällön tarpeita sekä miten teknologiaa käyttäen prosessia ja lopputulosta voitaisiin parantaa.
• Tunnistetaan erillisten IT-sovellusten aiheuttamia arjen ongelmia – päällekkäinen tietojen syöttäminen, sovellusten keskustelemattomuus kuin myös mahdollisuudet informaatiovirtojen automatisointiin.
• Havainnollistetaan asiakkaan, esim. opiskelijan osallistuminen prosessiin, ”totuuden hetket”, joissa erityisesti tulisi onnistua.
• Tunnistetaan osaamisen kehittämisen täsmätarpeita, mikä on nykytila ja tavoitetila prosessin eri vaiheissa.
• Strategian ja vision toteuttaminen käytännön kautta.

Prosessien kuvaamiselle kannattaa asettaa selkeät tavoitteet ja miettiä, mihin asioihin sillä pyritään saamaan ratkaisua. Tavoitteita voivat olla esimerkiksi:

• Strategian jalkauttaminen,
• riskienhallinta,
• hiljaisentiedon dokumentointi,
• prosessiomistajuuden kehittäminen tai
• asiakas- ja sidosryhmävaatimusten huomioiminen.

🔧 Luo raamit työssä onnistumiselle ja edellytykset jatkuvalle kehittymiselle – anna tilaa luovuudelle

Hallitsemalla tietoa, vähennät työtä hidastavien virheiden määrää. Virheet ovat myrkkyä läpimenoajalle, koska ne lisäävät moninkertaiseksi sen ajan, jonka työ parhaimmillaan vaatii.

Onnistumistodennäköisyyden parantaminen vapauttaa nopeasti kapasiteettia, ja samalla henkilöstöllä saat enemmän valmista aikaan ja tuottavuus kasvaa.

Tietotyössä voidaan tiedon näkökulmasta sanoa tapahtuvan virhe, jos

• tieto puuttuu, jolloin työtä ei voi suorittaa,
• tieto on epäselvää, jolloin työtä ei voi suorittaa ilman lisäselvityksiä tai
• tieto on virheellistä, jolloin työtä ei voi suorittaa tai työ tulee tehtyä virheellisesti.

Ihmiset ovat tottuneita sähläykseen, etteivät edes osaa ajatella edellä mainittujen asioiden olevan prosessin virheitä. Tosiasiassa virheistä seuraa keskeneräisen työn kasvu, mikä kasvattaa kiirettä.

Kun kiire vähenee, saat enemmän valmista samalla henkilöstöllä, ja asiakastyytyväisyys sekä työn tuottavuus kasvavat.

Laatu-, johtamis- tai toimintajärjestelmän avulla tuot yhteen paikkaan organisaation toimintaa ohjaavan tiedon helposti kaikkien saataville paikka riippumattomasti.

Järjestelmän avulla mittaat ja kehität organisaation toimintaa ja annat tilaa luovalle ongelmanratkaisulle, kun olet luonut raamit tekemiselle ja tavoitteille.

Toimintajärjestelmän avulla mahdollistat toiminan jatkuvan kehittymisen myös kriisin tai erikoisen tilanteen aikana.

🔧 Ekosysteemin ymmärtäminen ja kuvaaminen – Tulevaisuuden erinomaisuus tehdään ymmärtämällä paremmin ekosysteemin toimijoiden vaikutukset toisiinsa

Strategia on valintoja omasta roolista ekosysteemissä. Kuvaa ja mittaa ekosysteemiä, jotta osaat kehittää sitä.

Keskeisiä kysymyksiä ekosysteemiä määriteltäessä on: Millainen suhteemme on ympärillämme oleviin toimijoihin? Olemmeko tahtomattamme osa jotakin kokonaisuutta, vai olemmeko pystyneet suunnitelmallisesti ja tavoitteellisesti valitsemaan kumppanit, joiden kanssa toimia, tai tietoisesti pyrkineet tuottamaan tuotteita ja palveluita tietyille asiakasryhmille? Mitä oikeastaan tavoittelemme toimimalla yhdessä?

Hyvin toimivan systeemin lähtökohta on se, että myös negatiivisista vaikutuksista uskalletaan puhua ja ennakoida, miten niitä voidaan ehkäistä tai miten toimitaan, jos tällaisiin tilanteisiin joudutaan. Ekosysteemin kuvaamisen avulla pystyt siis toteuttamaan myös riskienhallintaa. 

Pohdi yrityksen laadukkuutta tai erinomaisuutta näistä lähtökohdista:

• Millaisessa ekosysteemissä se toimii?
• Miten sen toimet vaikuttavat koko ekosysteemiin ja
• kuinka herkästi muiden toimijoiden muutokset vaikuttavat siihen?
• Miten se on voinut tai voi itse vaikuttaa ympärillä oleviin toimijoihin ja
• mikä organisaation oma rooli sen ekosysteemissä on?

Ekosysteemiä pohdittaessa keskeistä on arviointien osalta tunnistaa, näkevätkö muut toimijat meidät samalla tavoin kuin me itse näemme. Keiden kanssa onnistumme parhaiten ja miksi? Perustuuko oma roolimme ekosysteemin muiden toimijoiden hyväntahtoisuuteen vai siihen, että olemme joukkueessa vahva lenkki omassa roolissamme.

Suosittelen sinulle:

👉 ARC-ohjelmisto sopii parhaiten eteenpäin katsomiseen | blogi
👉 Kokonaisarkkitehtuurin merkitys kasvaa tulevaisuuden tekemisessä | blogi
👉Analysoi riskejä ekosysteemimallinnuksen avulla | blogi
👉Johtamisjärjestelmä ei ole päämäärä vaan ratkaisu | blogi