Laatujärjestelmä, toimintajärjestelmä vai toiminnanohjausjärjestelmä?

Toimintajärjestelmä vai toiminnanohjausjärjestelmä?

Toimintajärjestelmä ja toiminnanohjausjärjestelmä ovat kaksi erilaista käsitettä, jotka liittyvät organisaation toiminnan hallintaan, mutta ne painottavat eri näkökulmia ja tarkoituksia.

• Toimintajärjestelmä on organisaation strateginen kehys,
• kun taas toiminnanohjausjärjestelmä on tietojärjestelmä, joka helpottaa liiketoimintaprosessien hallintaa käytännön tasolla.

Kumpi ensin toimintajärjestelmä vai toiminnanohjausjärjestelmä?

Me Arterilla uskomme siihen, että isosta kuvasta on helpompi mennä kohti yksityiskohtia kuin yksityiskohdista isoon kuvaan:

• Organisaation on järkevää ottaa toimintansa haltuun ensin isossa kuvassa toimintajärjestelmän avulla ja vasta sitten ryhtyä miettimään, kuinka osakokonaisuuksia, prosesseja tai yksityiskohtia on järkevää kehittää esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmän avulla.

5 syytä sille, miksi toimintajärjestelmän rakentaminen ennen toiminnanohjausjärjestelmää on järkevää:

1. Isosta kuvasta kohti yksityiskohtia:
   • Toimintajärjestelmä auttaa organisaatiota ymmärtämään toimintaansa isossa kuvassa, sen avulla organisaatiolla on yhtenäinen näkemys omasta toiminnastaan ja toiminnasta on mahdollista tehdä läpinäkyvää toiminnan dokumentoinnin ja kuvaamisen avulla.
2. Edellytykset vaatimustenmukaisuudelle:
   • Jos organisaatio aikoo noudattaa tiettyjä standardeja, kuten ISO 9001 -laatustandardia, on järkevää rakentaa ensin toimintajärjestelmä, joka asettaa perustan vaatimusten täyttämiselle
   • Lisäksi organisaation on tärkeää ymmärtää, mitä ulkoisia ja sisäisiä vaatimuksia sen toiminnalle on, jotta organisaatio pystyy vastaamaan tärkeimpien sidosryhmiensä edellytyksiin ja hallitsemaan oman liiketoimintansa jatkuvuutta. Toimintajärjestelmän avulla organisaatio dokumentoi ja todentaa vaatimusten mukaisen toimintansa.
3. Liiketoimintaprosessien kartoitus:
   • Toimintajärjestelmä tarjoaa puitteet prosessien kartoittamiseen, kuvaamiseen ja ymmärtämiseen. Tämä on keskeistä ennen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa, koska on tärkeää tietää, miten prosessit toimivat ja mitä parannuksia prosesseihin on järkevää tehdä.
4. Systemaattinen riskienhallinta:
   • Toimintajärjestelmä auttaa organisaatiota tunnistamaan ja hallitsemaan riskejä strategisella ja käytännön tasolla. Tämä mahdollistaa paremman valmistautumisen uhkiin sekä mahdollisuuksiin. Lisäksi systemaattinen riskienhallinta auttaa suunnittelemaan toiminnanohjausjärjestelmän, joka huomioi uhat ja mahdollisuudet.
5. Tiedonhallinta:
   • Toimintajärjestelmä tarjoaa perustan organisaation tiedonhallinnalle. Ennen kuin siirrytään automatisoituun tietojärjestelmään, on tärkeää ymmärtää, mitä tietoa tarvitaan ja miten se integroituu organisaation toimintaan. Lisäksi prosessikuvaukset auttavat tunnistamaan missä kohtaa prosessia tietoa syntyy, mihin tietoa käytetään ja mihin tietoa kerätään.

Laatujärjestelmä vai QEHS-järjestelmä?

QEHS  tulee sanoinsta Quality, Environment, Health, and Safety, lyhenne viittaa kokonaisvaltaiseen lähestymistapaan organisaation hallintaan, ja se kattaa neljä keskeistä osa-aluetta:

1. laatu,
2. ympäristö,
3. työterveys ja
4. -turvallisuus.

Tämä lähestymistapa pyrkii varmistamaan, että organisaatio toimii kestävällä ja vastuullisella tavalla huomioimalla laadunhallinnan, ympäristönsuojelun sekä työterveyden ja -turvallisuuden näkökulmat.

QEHS-järjestelmä auttaa organisaatioita noudattamaan ja ylläpitämään sovellettavia standardeja ja normeja, kuten ISO 9001 (laatu), ISO 14001 (ympäristö), ISO 45001 (työterveys ja -turvallisuus), ja se tarjoaa puitteet kokonaisvaltaiseen liiketoiminnan hallintaan.

Organisaatiot voivat pyrkiä sertifiointiin näissä standardeissa osoittaakseen sitoutumisensa laatuun, ympäristövastuuseen ja työntekijöiden terveyteen ja turvallisuuteen.

Laatujärjestelmä ja QEHS-järjestelmä palvelevat erilaisia organisaation tarpeita, ja valinta niiden välillä voi riippua monista tekijöistä, kuten toimialasta, organisaation tavoitteista ja sidosryhmien odotuksista.

3 tilannetta, joissa yritys voi harkita laatujärjestelmän valintaa QEHS-järjestelmän sijaan:

1. Yksinomaan laadunhallinta:
   • Jos organisaation päätavoite on keskittyä yksinomaan laadunhallintaan ja täyttää asiakkaiden vaatimukset laadukkaasti, laatujärjestelmä, erityisesti ISO 9001 -standardin mukainen, voi olla tehokas valinta.
2. Vähäiset ympäristö- ja turvallisuusvaatimukset:
   • Jos toimiala ei altistu suurille ympäristö- tai turvallisuusriskeille eikä sidosryhmät aseta voimakkaita paineita näiden näkökohtien hallitsemiseen, organisaatio voi valita keskittyvänsä laatuun.
3. Toimialan spesifit tarpeet:
   • Jotkut toimialat voivat vaatia erityisiä standardeja, jotka keskittyvät nimenomaan laatuun ilman vahvaa painotusta ympäristöön tai turvallisuuteen. Organisaatiot voivat valita nämä standardit ja mukauttaa järjestelmänsä sen mukaisesti.

On kuitenkin tärkeää huomata, että nykyaikaisessa liiketoimintaympäristössä kestävä ja vastuullinen liiketoiminta on yhä tärkeämpää.

Useimmat organisaatiot kohtaavat vaatimuksia ja odotuksia ympäristön ja työntekijöiden terveyden ja turvallisuuden suhteen. Siksi monet organisaatiot valitsevat QEHS-järjestelmän, joka kattaa laadun, ympäristön, terveyden ja turvallisuuden, tarjoten kokonaisvaltaisen lähestymistavan vastuulliseen liiketoimintaan.

Mistä aloittaa laatu- tai QEHS-järjestelmän rakentaminen?

Laatu- tai QEHS-järjestelmän rakentaminen alkaa organisaation sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien eli ekosysteemin hahmottamisesta. Keskeisten sidosryhmien odotukset ja tarpeet tulee ymmärtää ja ottaa huomioon.

1. QEHS-toimintajärjestelmän rakentamisen polkua voi edetä jäsentyneesti standardi kerrallaan ja usein aloitus tapahtuu ISO 9001 -standardista. Laadunhallinnan voi nähdä ikään kuin pohjana liiketoiminnan kehittämiselle.
2. Usein ISO 14001 – ja ISO 45001 -standardeja hyödynnetään ISO 9001 rinnalla.
3. Lisäksi tänä päivänä tietoturvan hallintaan ja kehittämiseen liittyvä ISO 27001 -standardi on myös nostattanut suosiotaan.
4. Järjestelmän rakentaminen riippuu organisaation omista tarpeista, joskus monta standardia on järkevää ottaa kerralla haltuun, joskus on hyvä aloittaa yhdellä.

Me Arterilla uskomme siihen, että ei ole järkevää luoda erillistä dokumentaatiota ja toimintatapoja jokaiselle standardille.

Suosittelemme aloittamaan yhdestä standardista ja laajentamaan sitten muihin, koska tämä lähestymistapa paljastaa selkeimmin asioiden väliset riippuvuudet ja parantaa toiminnan tehokkuutta.

IMS-ohjelmiston avulla organisaatio voi rakentaa omiin tarpeisiinsa sopivan laatu-, johtamis- tai toimintajärjestelmän

IMS-ohjelmiston avulla rakennat yrityksesi tarpeisiin sopivan laatu-, johtamis- tai toimintajärjestelmän, jonka avulla:

• Kuvaat ja kehität prosesseja. 
• Hallitset ja ylläpidät toimintaa ohjaavaa dokumentaatiota, 
• Luot ja ylläpidät käsikirjoja. 
• Mittaat toimintaa palautteiden keräämisen, läheltäpititilanteiden ja poikkeamien kirjaamisen avulla. 
• Toteutat systemaattista riskienhallintaa. 

Arterin asiantuntijat pystyvät auttamaan yritystäsi rakentamaan laatu-, johtamis- tai toimintajärjestelmän, joka vastaa eri standardien vaatimuksiin. Arter ei tee sertifiointiauditointeja vaan auttaa organisaatioita toimimaan standardien vaatimusten mukaisesti. Tiivistettynä me Arterilla:

• autamme organisaatioita rakentamaan heidän omiin tarpeisiin sopivan toimintajärjestelmän,
• tarjoamme suomalaisen alustan, IMS-ohjelmiston, toimintajärjestelmän rakentamiseen, kehittämiseen ja ylläpitoon,
• toimimme asiakkaan kumppanina laatutyön kehittämisessä.

Kiinnostaako laadunhallinta? Suosittelemme sinulle näitä sisältöjä:

➡️ Miten rakentaa organisaation QEHS-järjestelmä? | blogi
➡️ Ardor – kolmen ISO-standardin sertifiointiprosessi IMS-ohjelmiston avulla | asiakastarina
➡️ Kuinka vastata ISO 9001 -standardin vaatimuksiin? | blogi