Miksi kokonaisarkkitehtuuri?

Arterin Laatulöpinät-podcastin vieraana oli Arterin tutkimus- ja kehitystiimin vetäjä Salla Aunola. Hänen kanssaan keskusteltiin siitä, mihin kokonaisarkkitehtuuri on matkalla ja mitä hyötyä kokonaisarkkitehtuuri tuottaa organisaatiolle.

Sallan sydäntä lähellä on aina ollut kokonaisarkkitehtuuri ja hän on toiminut myös Arterin kokonaisarkkitehtuurin mallintamisen ja hallintaan tarkoitetun ARC-ohjelmiston tuoteomistajana.

Podcast jakso perustui kuuteen kokonaisarkkitehtuuriin liittyviin väittämiin, jotka taas perustuivat BizzDesignin ”State of Enterprise Architecture 2021” -tutkimuksen tuloksiin. Kyseiseen tutkimukseen osallistui maailmanlaajuisesti yli 250 ammattilaista, joista noin 80 % työskentelee arkkitehtuuri- tai IT-tehtävissä ja 20 % muissa tehtävissä.

Lue tai kuuntele alta millaista hyötyä kokonaisarkkitehtuuri tuottaa organisaatiolle, miten lähteä liikkeelle kokonaisarkkitehtuuri työssä ja mitä trendejä kokonaisarkkitehtuurityössa on nähtävillä.

Väite 1. Organisaatiot, joilla on kypsä kokonaisarkkitehtuuriohjelma, osoittivat parempaa kykyä ketterästi mukautua pandemian vaikutuksiin

Salla: Olen samaa mieltä, ja uskoin tähän jo ennen pandemiaakin.  Se että, organisaatiolla on selkeä ja kokonaisvaltainen tilannekuva toiminnastaan on hyvä muutostilanteissa. Palveluiden digitalisoiminen on myös osoittautunut suorastaan liiketoiminta-arvoksi, kun maailma meni pandemian myötä kiinni.

Markus: Jos ajatellaan, että kokonaisarkkitehtuuri on parantanut organisaatioiden kykyä sopeutua muutoksiin ja muutostyöstä liittyy paljon IT-arkkitehtuuriin. Esimerkiksi siinä, että organisaatiossa jossa on hyödynnetty pilvipalveluita verrattuna yrityksiin, joilla on ollut paikallinen arkkitehtuuri ja ei esimerkiksi valmiuksia etätöihin tai paikkariippumattomaan toimintatapaan. Mitä mieltä Salla olet siitä ovatko organisaatiot, jotka ovat olleet pidemmällä IT-arkkitehtuurinsa kanssa, hyötyneet pandemian tuomista toimintatapojen muutoksista?

Salla: Muutoksiin varautuminen, valmiustaso sekä tulevaisuuden suunnittelu on varmasti antanut hyötyä niille organisaatioille, joilla IT-arkkitehtuuri on ollut sellainen, joka muovautuu muuttuviin tilanteisiin.

Markus: Entäpä organisaatiot, joissa strategia ja kyvykkyydet ovat linkitettynä kokonaisarkkitehtuurityöhön, näetkö että tällainen toimintapa tuottaa organisaatioille hyötyä?

Salla: Kyllä, tietoisuus siitä, missä organisaation vahvuudet ja kyvykkyydet ovat sekä tieto siitä, mistä löytyy parannettavaa, on erityisen tärkeää, jotta organisaatio on kykenevä kehittämään omia kyvykkyyksiään.

Lisäksi tänä päivänä puhutaan paljon liiketoiminnan ja IT:n alignmentista – eli toiminnalla on yhteinen suunta, yhteiset tavoitteet ja kyvykkyydet täydentävät kaikki toisiaan niin liiketoiminnan kuin IT:n osalta.

Väite 2. Organisaatiot, jotka kokeilevat kevyesti kokonaisarkkitehtuuria tai panostavat siihen vain vähän, eivät koe saavansa siitä hyötyjä liiketoiminnalle

Salla: Tässä on kaksi puolta, jos aloitetaan kevyesti ja kokonaisarkkitehtuurityö lopetetaan siihen, kun konsultti astuu ovesta ulos. Niin todennäköisesti kyseinen organisaatio ei koe saavansa kokonaisarkkitehtuurista hyötyä.

Organisaation on kuitenkin mahdollista aloittaa kokonaisarkkitehtuurityö kevyesti esimerkiksi yksittäisessä uudistushankkeessa.

Tärkeintä on olla hyvä kuva siitä, mitä kokonaisarkkitehtuurityöllä tavoitellaan ja mihin kysymyksiin sillä haetaan vastauksia. Kokonaisarkkitehtuuri on luonteeltaan hyvin pitkälti muutoksenhallintaa ja tätä menetelmää on todella hedelmällistä lähteä hyödyntämään esimerkiksi organisaation yksittäisessä uudistuksessa. Eli organisaatio voi lähteä liikkeelle siitä, että ennen uudistushanketta pohditaan miten nykyään toimitaan, mitä prosesseja toimintaan liittyy, ohjelmistoja ynnä muuta – ja näiden pohjalta lähdetään kuvaamaan organisaation nykytilaa.

Kun työryhmällä on selkeä kuva siitä, mitä halutaan muuttaa, on helpompi projektin lopuksi todentaa mitä saatiin aikaiseksi. Eli luoda mittarit sille, onnistuttiinko muutoksessa vai ei.

Markus: Tämä on kiinnostava väittämä kahdelta kantilta:

Ensimmäinen väittämä oli, että kypsät organisaatiot ovat ketteriä ja jos miettii TOGAFin ADM:ää kaikkine vivähteineen – syntyy kokonaisarkkitehtuurista byrokraattinen kokonaisuus, mutta se antaa myös ketteryyttä organisaatiolle, jotka hyödyntävät kyseistä viitekehystä. Toisaalta pienten organisaatioiden mielletään olevan ketteriä, koska byrokratian määrä on pienempi.

Salla: Kokonaisarkkitehtuuri antaa ponnahduslautaa mennä eteenpäin, ja mitä tarkemmin organisaatiossa on määritelty sen oma tapa hyödyntää kokonaisarkkitehtuuria, sitä napakamman pohjan se antaa organisaatiolle kehittää toimintaansa.

Markus: Kokonaisarkkitehtuuriahan voi myös kokeilla soveltavasti, ilman, että ei tarvitse haukata koko kakkua kerralla. Esimerkiksi niin, että organisaatiossa mallinnetaan vain sen tuottamat palvelut, prosessit ja järjestelmät.

Salla: Kyllä ja kaiken lisäksi kokonaisaarkkitehtuuri on menetelmä, jonka voi integroida muihin organisaation menetelmiin vaikka yksi kerrallaan.

Markus: Tässä tullaan kokonaisarkkitehtuurin peruskysymysten äärelle: onko organisaatiolla johdon tuki vai vain yksittäisiä innokkaita harrastelijoita.

Salla: Innokkaat harrastelijat voivat hieman tentata johtoa, esimerkiksi niin että mitä vastauksia johto kaipaa kokonaisarkkitehtuurista tai organisaation toiminnasta, ja näihin kysymyksiin voidaan tuottaa vastauksia kokonaisarkkitehtuurin avulla. Näin organisaatiossa päästää liikkeelle kokonaisarkkitehtuurityössä vaikka yksi näkökulma tai projekti kerrallaan.

Väite 3. Kokonaisarkkitehtuuri täytyy nähdä laajemmin, kuin vain IT-tekemisenä, jotta sen hyödyt saadaan täysivaltaisesti käyttöön

Salla: Olen samaa mieltä, sillä kokonaisarkkitehtuuri on toiminnan kehittämisen työkalu, ja kokonaisarkkitehtuurin luoduista työkaluista on hyötyä muillekkin kuin IT-päälliköille.

Esimerkiksi kaikki, jotka toimivat jollain tapaa toiminnan kehittämisen kanssa, heille on hyötyä siitä, että he ymmärtävät mihin kaikkeen oma tai muiden toimintojen toiminta liittyy ja vaikuttaa. Tämä tuo toimintaan mukaan myös riskiajattelun sillä esimerkiksi kokonaisarkkitehtuurin avulla organisaatio pystyy peilaamaan toimintaa siihen, miten strategiaa toteutetaan ja mihin suuntaan organisaation kyvykkyyksiä kehitetään.

Markus: Minkä vinkin antaisit henkilölle, joka haluaisi viedä organisaation kokonaisarkkitehtuurityötä eteenpäin?

Salla: Yhteiset intressit samaan linjaa organisaation johdon ja IT-asiantuntijoiden kanssa. Yleensä johto on kiinnostunut strategiasta, kustannuksista sekä miten toimintaa saadaan kehitettyä entistä tehokkaammiksi – lähde liikkeelle jostakin edellämainituista tai oman organisaationne johtoa kiinnostavasta näkökulmasta.

Tuo esille se, miten kokonaisarkkitehtuurin avulla saataisiin kehitettyä organisaation toimintaa valitusta näkökulmasta. Voit ajatella tilannetta siten, että autat johtoa näkemään organisaation toiminnan kokonaiskuvan ja autat organisaation johtoa näkemään, miten käytännössä organisaatiossa toimitaan ja mitkä asiat vaikuttavat mihinkin.

Markus: Mistä huomaa sen, että henkilö on kartalla kokonaisarkkitehtuurista tai sen, että toinen ajattelee kokonaisarkkitehtuuria vain IT-osaston touhuna?

Salla: Kokonaisarkkitehtuurissa on kyse paljon tiedosta, ja tämä on yksi näkökulma. Se, että henkilö puhuu muistakin näkökulmista kuin IT:stä, eli esimerkiksi organisaation prosessien kehittämisestä, organisaation osaamisen kehittämisestä sekä tiedonhallinnasta ja turvallisuudesta, kertoo se siitä, että kokonaisarkkitehtuurityö mielletään muuksikin kuin IT-osaston toiminnaksi. Tällöin aletaan olla jäljillä siitä, että toiminnan kehittäminen nähdään isompana kokonaisuutena kuin yksittäisinä IT-hankintoina.

Väite 4. Jopa yli kolmasosalla kokonaisarkkitehtuuria käyttävistä organisaatioista ei ole sen hallintaan soveltuvaa työkalua / ohjelmistoa

Markus: Tämä yllätti.

Salla: Kyllä, ja erityisesti kun tutkimuksessa oli mukana on organisaatioita, joissa kokonaisarkkitehtuurityö on jo pitkällä. Organisaatioissa, joissa on kokonaisarkkitehtuurista aika paljon tietämystä, niin yleensä vasta tällöin kokonaisarkkitehtuuriohjelmistoista on todellista hyötyä.

Arterin ARC-ohjelmiston etu on se, että se ei ole sidottu mihinkään tiettyyn viitekehykseen, vaan se mukautuu ja skaalautuu organisaation tarpeisiin.

Kokonaisarkkitehtuurityössa alkuun toki pääsee ilman erillistä työkalua. Mutta silloin, kun organisaatio on tilanteessa, jossa kuvauksia päivitetään usein tai jos kuvaukset ovat irrallisia toisistaan, organisaatiolle voi olla ajankohtaista hankkia ohjelmisto tukemaan sen kokonaisarkkitehtuurityötä.

Markus: Excel-taulukot, Word-dokumentit, PowerPoint-kokoelmat ovat varmasti ohjelmia, joilla kokonaisarkkitehtuuria hallitaan suurimmassa osaa organisaatioita.

Salla: Excel on hyvä työkalu tiettyihin tarpeisiin, sitä hyödynnetään myös ARC-ohjelmistossa. Mutta Excelissä on rajallisuutensa ja mikäli tarpeena on tarkastella toiminnan kuvauksia, ei edellä mainituista ohjelmista ole tarpeeksi hyötyä toiminnan kokonaiskuvan ymmärtämisessä verrattuna esimerkiksi siihen, millaista hyötyä ARC-ohjelmisto tuottaa toiminnan visualisoimisessa ja kokonaiskuvan ymmärtämisessä.

Markus: Voisiko tässä olla jotain yhdistävää tekijää organisaatioiden koon kanssa tai sen kanssa, kuinka monimutkaista kokonaisarkkitehtuuri on organisaatiossa?

Salla: Pienissä organisaatioissa varmasti riittää, että työntekijöiden omaan mieleen on piirtynyt kuva toiminnan kokonaisuudesta ja siitä kuka vastaa mistäkin. Mutta yrityksen kasvaessa tai toiminnan monimutkaistuessa, on hyödyllistä nähdä visuaalisesti, missä omat ja organisaation vahvuudet ovat ja mitä kokonaisuuksia halutaan muuttaa.

Väite 5. Tärkeimmät kokonaisarkkitehtuurin hyödyt IT:lle ovat
1. paremmat IT-investointipäätökset,
2. parempi automaatio sekä
3. parempi palveluarkkitehtuuri

Markus: Yllätyitkö top-kolmikosta?

Salla: En oikeastaan, nämä ovat ehdottomasti tärkeitä ja aikaisemminkin arjessa nähtyjä sekä todennettuja hyötyjä. Prosessien automatisaatio on hyvä idea kun voluumia on paljon ja prosessit ovat rutinoituneita. Tällaisissa tilanteissa organisaation on mahdollista saada säästöjä toiminnassaan.

Tiedonhallinnan nostaisin näiden kolmen lisäksi myös esille. Tänä päivinä tieto on rahaa ja tietoa tarvitaan tiedosta – eli missä mitäkin tietoa säilytetään, missä tietoa syntyy ja kuka tietoon pääsee käsiksi. Ja tätä kautta esimerkiksi turvallisuusarkkitehtuuri on uusi näkökulma kokonaisarkkitehtuurissa, ja samalla se tuo kokonaisarkkitehtuurityöhön riskienhallinnan näkökulman.

Markus: Automaatio yllätti minut, tai siis se, että linkki sen ja kokonaisarkkitehtuurin välillä on näinkin vahva. Toki automaatioiden tekeminen on helpompaa kun organisaatio ymmärtää miten prosessit toimivat, miten tietosiirtyy ja miten automaatiot tulee rakentaa – eli organisaatio hyödyntää kokonaisarkkitehtuuria toimintansa kehittämisessä.

Salla: Kahden kolmen vuoden aikana kokonaisarkkitehtuurikeskusteluissa digitaalinen transformaatio on termi, joka on tullut käytännössä joka paikassa esille. Siihen on satsattu viime aikoina paljon ja se on tuottanut eri organisaatioihin toiminnan automatisointia.

Markus: Olin yllättynyt siitä, että tietoturvallisuus ei näkynyt tutkimustuloksissa. Koen, että tietoturvallisuuden hallintaa helpottaa se, että organisaatio ymmärtää omaa arkkitehtuuriaan eli esimerkiksi organisaation järjestelmäsalkut, tietovarannot ja tietoryhmät ovat tunnistettu ja kuvattu.

Salla: Luulen, että tietoturva on vasta nouseva trendi – sitä on alettu vasta lähiaikoina kirjaamaan enemmän esimerkiksi lakien tasolla.

Markus: Mitä kaikkea sisältyy termiin turvallisuusarkkitehtuuri?

Salla: Siihen liittyy paljon fyysistä arkkitehtuuria eli prosessit, henkilöt ja järjestelmät turvallisuuden ja riskien näkökulmasta. Ei siis varsinaisesti mitään uutta vaan eri näkökulmia toiminnan kuvaamiseen.

Väite 6. Tärkeimmät kokonaisarkkitehtuurin hyödyt liiketoiminnalle ovat
1. kyvykkyyksien strategianmukaisuus,
2. paremmat investointipäätökset ja
3. parempi prosessijohtaminen

Salla: Taas kerran esillä on parempi päätöksen teko kokonaisarkkitehtuurin yhteydessä. Organisaation investointipäätökset eivät aina ole tietojärjestelmiä tai investointi päätökset eivät aina liity IT-järjestelmiin – parannuksia on mahdollista saada muutakin kautta kuin järjestelmien avulla.

Mitä kyvykkyyksien kasvattamiseen tulee, se on käytännössä sitä, että organisaatiolla on edellytykset toimia strategiansa mukaisten tavoitteiden mukaan. Parhaat strategiat perustuvat organisaation parhaisiin kyvykkyyksiin. Kyvyykkyydet ovat siis niitä osasia, joista organisaation toiminta koostuu: fasiliteetit, osaaminen ja ammattitaito, järjestelmät, työkalut ja laitteet jne. Kokonaisarkkitehtuurin tehtävänä on auttaa organisaatiota tunnistamaan kyvykkyysiä ja niiden kehitysmahdollisuuksia.

Markus: Pohdin sitä, että onko tämä kyselyn vastaajien luulo vai tieto – eli onko kokonaisarkkitehtuuri auttanut tässä vai onko strategisessa johtamisessa hyödynnetty kokonaisarkkitehtuuria? Mitä olet mieltä?

Salla: Varmaan molempia, kokonaisarkkitehtuurin pitää antaa strategialle lähtötietoa siitä, missä organisaatio on ja mitä pitää kehittää. Strategia lähtee hakemaan sitä, miten toiminnasta saadaan sellaista, mikä maksimoi organisaation kasvua, tuottoa tai kannattavuutta strategian ja organisaation omien tavoitteiden mukaisesti.

Investointipäätökset ja päätöksenteon kehittyminen ovat yleensä kokonaisarkkitehtuurin tuottamien hyötyjen listoilla. Tämä toki edellyttää sitä, että organisaatiossa kysytään kokonaisarkkitehtuurin ammattilaisilta tietoja ja kerättyä tietoa hyödynnetään todellisuudessa toiminnan kehittämisen tukena.

Markus: Rohkaisevaa on se, että investointipäätöksen laatu on noussut esiin tutkimuksessa. Kokonaisarkkitehtuuri auttaa todella tekemään laadukkaampia päätöksiä – ikään kuin saadaan enemmän vähemmällä.

Salla: Jos ajattelen prosessijohtamista, niistä tulee mieleen laatutyö vaikka prosessit ovat mukana myös kokonaisarkkitehtuurissa. Miten sinä Markus näet, miten prosessityö hyötyy kokonaisarkkitehtuurista?

Markus: Organisaatiot, joissa on jotain prosessikuvauksia tehty, kokonaisarkkitehtuuri pakottaa prosessien kuvaajaa miettimään esimerkiksi mihin tietojärjestelmiin prosessi liittyy, mihin riskeihin ne liittyy – eli laajentamaan prosessikuvauksen näkökulmaa.

Tyypillisesti prosessikuvauksissa on tunnistettu, mitkä osaamiset tai tietojärjestelmät liittyvät toimintaan. Kokonaisarkkitehtuuri tuo tähän kuitenkin paljon uusia näkökulmia esimerkiksi riskienhallinta tai kyvykkyydet.

Vastakysymys sinulle Salla, kokonaisarkkitehtuuri on luotu erityisesti työkaluksi siihen, että organisaatio ymmärtää monimutkaisia toiminnan kokonaisuuksia. Mutta yleisesti ottaen, mihin ollaan kokonaisarkkitehtuurin kanssa matkalla?

Salla: Kokonaisarkkitehtuurissa muutosaspekti on tärkeä, koska kokonaisarkkitehtuurin kanssa muutosta on helpompi ennustaa ja nähdä mihin kaikkeen suunniteltu muutos tulee vaikuttamaan – eli esimerkiksi järjestelmät, prosessit ja kyvykkyydet. Olemme kokeneet viime aikoina nopeita muutoksia ja muutostahti sen kun kiihtyy. Organisaatioille kokonaisuuden hallinta on tärkeää, jotta nopeita päätöksiä voidaan tehdä kilpailijoita nopeammin.

Markus: Entä sitten organisaatiot, joissa vasta pohditaan kokonaisarkkitehtuurityön aloittamista. Kuinka pitkäksi matkaksi arvioisit sen, että kokonaisarkkitehtuurin aloittamisesta päästään tasolle, jossa kokonaisarkkitehtuurityö on kohtuullisella tasolla?

Salla: Lähtisin liikkeelle kevyesti, katsomalla ensiksi, missä se ensimmäinen kipupiste on ja siihen ratkaisun hakeminen kokonaisarkkitehtuurin keinoja hyödyntäen. Kokonaisarkkitehtuurin tekemiseen ei ole  yhtä samanlaista tapaa – jokaisella organisaatiolla on omat tarpeensa ja omankaltainen toimintaympäristö kokonaisarkkitehtuurityölle.

Jokaista organisaatiota ei palvele se, että toimintaa kuvataan yksityiskohtaisesti tai kovin kattotasolla.

Lähtisin siis kuvaamaan organisaation kokonaisarkkitehtuuria sen omiin tarpeisiin vastaavasti, ja tämän mukaan matkan pituus määrittyy – se voi olla muutaman kuukauden mittainen hanke tai kahden vuoden mittainen muutosprosessi.

Kiinnostaako kokonaisarkkitehtuuri? Suosittelemme sinulle seuraavia sisältöjä:

👉 Loppu huonoille päätöksille kokonaisarkkitehtuurin avulla – näin aloitat | blogi
👉 Kokonaisarkkitehtuurin merkitys kasvaa tulevaisuuden tekemisessä | blogi
👉 Kokonaisarkkitehtuuri projektista prosessiksi | blogi