Blogi

Miksi toimintajärjestelmä kannattaa hankkia?

Toimintajärjestelmä on kuvaus organisaation yhteisistä toimintatavoista. Se on työkalu, joka auttaa organisaatiota pääsemään tavoitteisiinsa. Toimintajärjestelmän avulla organisaatio tai yritys pystyy kokoamaan hajanaiset käytännöt ja ohjeistukset helpommin sisäistettäväksi, yhtenäiseksi ja ajantasaiseksi toimintaa ohjaavaksi kokonaisuudeksi.

Laadunhallinta ja strategian johtaminen toimintajärjestelmän avulla

Parhaimmillaan toimintajärjestelmä auttaa organisaatiota saavuttamaan tavoitteensa. Yhtenäisen toiminnan mahdollistamiseksi kootut ohjeistukset, dokumentaatiot sekä mittaristot auttavat organisaatiota laadunhallinnan toteutuksessa.

Prosessien kuvaaminen korostaa organisaation toiminnan tarkastelemista kokonaisuuksina, synnyttää uutta ajattelua, helpottaa toiminnan suunnittelua ja auttaa organisaation toiminnassa ilmenevien ongelmien ratkaisussa.

Mittarit voidaan määrittää prosessikohtaisesti organisaation strategia mielessä pitäen. Merkittäville mittareille asetetaan tavoitearvot, laaditaan toimintasuunnitelmat ja käynnistetään seuranta. Seurannan avulla organisaatiossa on ajantasainen tieto tavoitteiden saavuttamisesta ja laaditun strategian mukaan toimimisesta. Systemaattisen seurannan avulla toimintaa ja prosesseja voidaan kehittää eteenpäin.

Lisää aikaa arvoa tuottavaan työhön

Toimintajärjestelmän avulla säästät aikaa esimerkiksi manuaalisesta dokumenttien versioinnista ja hyväksyntämenettelystä. Kun ajantasainen tieto ja ohjeistukset ovat kaikkien saatavilla, jää aikaa enemmän arvoa tuottavaan työhön tiedon hakemisen ja sähköpostiviestittelyn sijaan.

Automatisointu dokumenttien hyväksyntä ja dokumenttien järjestelmään tallentuva muutosloki poistavat manuaalista työtä esimerkiksi ohjeistuksien jakamisessa ja päivittämisessä erityisesti organisaatioissa, joissa toimipisteitä tai työntekijöitä on monia.

Toimintajärjestelmän avulla sertifikaattien edellyttämät vaatimukset ja organisaation tavoitteiden mukaisen toiminnan kehittäminen ja ylläpitäminen helpottuu

Toimintajärjestelmä voidaan rakentaa organisaation toimintaa ohjaavan viitekehyksen vaatimukset huomioiden. Tällaisia viitekehyksiä ovat erilaiset auditointia edellyttävät sertifioinnit, kuten ISO 14001. Vaikka yhteisön toimintaan vaikuttaisi olennaisesti jokin viitekehys, kannattaa toimintajärjestelmä rakentaa ensisijaisesti vastaamaan organisaation omia tarpeita.

Organisaation toiminnan ohjaamisen lisäksi toimintajärjestelmän avulla kuvattavia käytäntöjä ja ratkaisuja voidaan lähestyä myös asiakkaiden tarpeista, viranomaisten ja muiden sidosryhmien odotuksien ja vaatimuksien näkökulmasta.

Toiminnan mittaaminen ja riskien tunnistaminen

Toimintajärjestelmään kuuluu olennaisesti prosessien kuvaamisen lisäksi mittaristot ja riskien tunnistaminen. Toiminnan systemaattisella seurannalla ja analysoinnilla organisaation on mahdollista kehittää prosessejaan ja todentaa käytännön oppeja yhteisiksi toimintamalleiksi.

Mitattujen tuloksien avulla organisaatio voi verrata suoriutumistaan toimialaan ja tunnistaa mahdollisia riskitekijöitä toiminnassaan. Mittaamisen avulla toiminnalle asetetut tavoitteet voidaan todentaa. Samalla mahdolliset esteet tavoitteiden saavuttamisessa tunnistetaan ja toimintaa osataan kehittää tilanteeseen sopivalla tavalla.

Tiedolla johtaminen mahdollistuu

Kun henkilöstö tietää, mitä heiltä odotetaan ja johdolla on ajantasainen tieto siitä, miten tehtävistä selviydytään, organisaation strategisen ja operatiivisen toiminnan tehokkuuden todentaminen on mahdollista.

Toimintajärjestelmän avulla organisaatio pystyy tunnistamaan toimintaansa sisältyvät yksityiskohdat ja kokonaisuudet, jotka ovat merkityksellisiä asiakkaalle, henkilöstölle ja prosesseille tai taloudelle. Päätökset tarvittavista muutoksista voidaan perustaa dokumentoituun tietoon arvailujen sijaan.

Toimintajärjestelmän avulla osallistat työntekijät toiminnan kehittämiseen ja tuet itseohjautuvaa organisaatiokulttuuria

Toimintajärjestelmää voi kuvailla kehitysalustaksi, jossa organisaation toimintaa voidaan suunnitella, toteuttaa ja mitata jatkuvan parantamisen periaatteiden mukaan. Organisaatioiden ja yritysten toiminta on prosessinomaista, ja toimintajärjestelmä on alusta, joka sisältää nämä toimintojen kannalta oleelliset menettelytavat eli prosessit.

Kun määritellyt prosessit toistetaan aina kerralla loppuun samalla tavalla, toiminta tehostuu, ja yhteisössä voidaan keskittyä sen ydintoimintaan ja henkilötasolla ydinosaamiseen.

Toimintajärjestelmään kirjattujen ohjeistuksien ja toimintojen hierarkian avulla itseohjautuvuuden on mahdollista kasvaa organisaatiossa. Kun kaikilla on saatavilla oman roolinsa kannalta oleelliset ohjeistukset ja dokumentaatio, itsenäinen päätöksenteko helpottuu.

IMS on alusta toimintajärjestelmän rakentamiselle

IMS on koko organisaatiota palveleva toimintajärjestelmän alusta. Selainpohjainen pilvipalvelu on helppokäyttöinen, organisaation tarpeisiin mukautuva ja skaalautuva. IMSistä löytyy johdon asettama suunta ja tavoitteet sekä henkilöstön tarvitsemat ohjeet ja toimintatavat tavoitteiden saavuttamiseksi.

Toimintajärjestelmän alusta tuo yhteen paikkaan organisaation prosessit, dokumentit, käsikirjat, mittarit, raportit ja riskiarvioinnin. IMSin avulla voit varmistaa standardien mukaisen, laadukkaan, ympäristöystävällisen ja turvallisen toiminnan.

Lue lisää:

Tilaa demo-tunnukset tällä lomakkeella ja kokeile IMS-ohjelmistoa ilmaiseksi:

Lähettämällä hyväksyn, että antamani henkilötiedot tallennetaan Arter Oy:n suoramarkkinointirekisteriin.

Kirjoittaja

Arterin Head of Sales & Marketing Mikko Hiltunen toimii myynti- ja markkinointitiimin esimiehenä ja vastaa myynnin ja markkinoinnin kehittämisestä. Asiakastyössä Mikkoa kiehtoo erityisesti liiketoiminnan kehittäminen, kokonaisuuksien hallinta, muutosten läpivienti ja laatutyö. Kesäisin Mikon löytää useimmiten golfkentältä, jossa palloja menee hukkaan vain joka toisella lyönnillä!

Liittyvät materiaalit