Mistä muutosvalmiudessa ja muutoskyvykkyydessä on kyse?

Yritysten muutosvalmius lienee tulevaisuuden merkittävin kilpailutekijä, sillä yrityksen nopeus, muutoskyky sekä reagointinopeus määrittävät sen onnistumista toimintaympäristössään. Muutosvalmis organisaatio ei koe muutosta yksittäisinä projekteina, vaan se on jatkuva toimintatapa. Näin ollen isompien muutosprojektien tarve vähenee ja organisaation toiminta kokee jatkuvasti pientä kehitystä.

Miten vaikuttaa yksilöiden muutosmielentilaan?

Organisaation kulttuuri vaikuttaa sen toimintatapoihin sekä yksilöiden muutosmielentilaan.

Yritykset, joissa on selkeä visio, työntekijät kehittävät oma-alotteisemmin osaamistaan ja nämä yritykset ovat keskimääräistä innovatiivisempia.

Kulttuurin voidaan sanoa olevan vaikeasti määriteltävien kokonaisuuksien summa. Näitä kokonaisuuksia ovat työtavat, arvot, johtamiskäytännöt, luottamus, avoin vuorovaikutus, työtavat ja tulevaisuudenkuva.

Mielentila lähtee johtamisesta ja sen muuttamisesta sellaiseksi, joka palvelee organisaation tavoitteita.

Edelläkävijä yrityksissä panostetaan kokonaisvaltaisemmin kulttuuriin ja työntekemisen kehittämiseen yksittäisten hankkeiden tai virkistyspäivien sijaan. Sillä kulttuurilla luot perustan kilpailukyvylle.

Millaista osaamista ja tekemistä muuttuvassa maailmassa sitten tarvitaan?

✅  Ennakointia ja tulevaisuuden ymmärtämistä.
✅  Merkityksen kirkastamista ja jatkuvaa strategiatyötä.
✅  Keskustelevaa ja osallistavaa kulttuuria sekä merkityksellistä viestintää.
✅  Luottamuksen rakentamista.

Yhdessäohjautuvuus vai itseohjautuvuus?

Yhdessäohjautuvuus ja itseohjautuvuus liittyvät tiedon määrän kasvuun sekä muutosnopeuteen, jolloin johtaminen ylhäältäpäin hierarkkisesti on mahdotonta.

Itseohjautuvassa organisaatiossa ihmisillä on vahva autonomia ja lupa tehdä päätöksiä itsenäisesti. Toimintatapa tuottaa yhteisölle etua tilanteissa, jolloin toimintaympäristön muutostahti on nopea.

Itseohjautuvuus antaa vastaukset seuraaviin haasteisiin:

1. Nopeasti muuttuvalla allalla pärjäämisen edellytys. Asiakkaan tarpeisiin reagointi vaatii nopeaa reagointia ja jatkuvaa kehitystyötä.
2. Työn jatkuva kehittäminen, uudistuminen ja luovuuden kasvattaminen.
3. Innovointi – uusia liiketoimintamalleja ja ansaintamalleja syntyy autonomisemmassa ympäristössä, kun luovuudelle annetaan tilaa.
4. Pysyminen houkuttelevana työnantajana. Autonomia ja oman osaamisen kehittäminen ovat työelämään astuvan sukupolven arvostuksen kohteita.

Yhdessäohjautuvassa organisaatiossa autonomia yhdistyy organisaation arvoihin, tavotteisiin, toiminnan edellyttäviin tukirakenteisiin sekä jatkuvaan dialogiin. Samallan annat yhdessä oppimiselle mahdollisuuden ja edellytykset.

Yhdessäohjautuminen vaatii kirkkaan ja selkeän näkemyksen organisaation olemassaolon merkityksestä sekä yhteisestä suunnasta. On siis oltava yhteinen näkemys siitä, mitä ollaan tekemässä sekä millaiseen arvopohjaan organisaation kulttuuri nivoutuu.

Jotta yhdessäohjautuvuudessa onnistuu, vaatii se osakseen jatkuvaa kommunikointia koko organisaation kesken. Näin ollen kulttuurin on oltava sellainen, jossa vaikeidenkin asioiden puheeksi ottaminen onnistuu matalalla kynnyksellä.

Tällainen toimintatapa nojaa siis:

✅  yhteisiin ja jaettuihin tavoitteisiin,
✅  luottamukseen sekä yhteisiin arvoihin
✅  sekä jatkuvaan sisäiseen ja ulkoiseen dialogiin.

Miksi osallistaminen ja ennakointi kannattaa?

Muutokseen on helpompi sitoutua, kun on itse osallistunut sen suunnitteluun ja valmisteluun.

Sinun on järkevää osallistaa henkilökuntaa havainnoimaan ja analysoimaan organisaation tulevaisuutta. Miksi? Koska johto ja henkilökunta näkevät erilaisia asioita ja signaaleja toimintaansa liittyen.

Tästä esimerkkinä asiakasrajapinnassa toimivat henkilöt: heillä saattaa olla hyvinkin erilaista tietoa asiakkaiden haasteista ja tulevaisuuden odotuksista, kuin johtoryhmässä työskentelevillä.

Kun tulevaisuutta ennakoidaan yhdessä, muutoskyky kasvaa ja mahdollisuuksia on helpompi tunnistaa.

Miten luoda lisää dialogia?

Yhteisöllisesti rakentavaa dialogia on mahdollista kasvattaa näiden kolmen esimerkin avulla:

1. Keskustelurutiinien uudistaminen. Uusien ja erilaisten haasteiden kohtaaminen ja ratkominen vaatii ns normaalien keskustelurutiinien muuttamista. Kun näkökulmia on useampi, pystytään kohtaamaan kompleksisia haasteita.
2. Organisaation ydinkertomusten muuttaminen. Ydinkertomuksilla tarkoitetaan uskomuksiamme siitä, miten asioiden tulee olla, miksi ja miten olemme olemassa. Näitä kertomuksia muuttamalla tai kehittämällä, pystytään myös muuttamaan tapaa jolla organisaatio näkee toimintaympäristönsä. Ydintarinan muuttamista voi lähestyä esimerkiksi kysymyksellä: Mitä meistä on tulossa näin toimimalla ja puhumalla?
3. Virittävien ja dialogia kannattelevien mielikuvien synnyttäminen. Mielikuvat antavat viitteitä siitä mihin suuntaan asiat voisivat edetä. Niiden tavoitteena on mahdollistaa erilaisten näkökulmien vuoropuhelu ja uusien suuntien avaaminen. Niiden tarkoitus on myös ohjata keskustelua pois jännitteistä ja vastakkainasettelusta, jotta ajattelu ei jumiudu.

Strateginen muutoskyvykkyys

VTT:n tekemän raportin, Muutosjoustavuus – Organisaation resilienssin tukeminen, mukaan strategisen resilientin omaava yritys kulkee läpi neljä kehityshaastetta:

1. Jatkuvan muutoksen hyväksyminen toimintaympäristössään. Tämän kieltäminen estää tai tuo viivästyksiä uudistumiselle, mikä voi heikentää organisaation toimintakykyä.
2. Kyky muodostaa, tutkia ja kokeilla vaihtoehtoisia toimintatapoja vanhojen strategioiden sijaan. Tätä voi toteuttaa huolehtimalla organisaation sisäisten näkemysten monimuotoisuudesta, riskien hajauttamisella ja muotoilemalla strategiat joustaviksi.
3. Resurssien käyttö sekä uusiin että olemassa oleviin tuotteisiin ja palveluihin. Tätä on esimerkiksi investoimista uusiin innovaatioihin tai asiakkaisiin.
4. Optimointia korostavan yrityskulttuurin kyseenalaistaminen sekä optimoinnin ja uusiutumisen välisen ristiriidan sietäminen.

Organisaatio saavuttaa strategista resilienssiä eli muutoskyvykkyyttä kun sillä on kykyä ymmärtää toimintaympäristöään, se luo toiminnalleen strategisia vaihtoehtoja ja kykyä järjestäytyä uudelleen kilpailijoitaan nopeammin.

Samainen raportti kertoo myös, että muutoskyvykkyyttä tukevan johtamisen periaatteet ovat:

1. Monimuotoisuuden ja moniäänisyyden arvostaminen.
2. Luottamus organisaation kykyyn asettaa tavoitteita ja itseorganisoitua. 
3. Näennäisten tyhjäkäyntien hyväksyminen. 
4. Jännitteiden ja yllätyksien hyväksyminen osana organisaation uusiutumiskykyä. 
5. Yhteiset tavoitteet koko organisaatiolle ja niiden ymmärtämisen ja sitoutumisen varmistaminen.  

Miten luoda edellytyksiä muutoskyvykkyydelle?

Toimintajärjestelmä on yksi työkalu, jonka avulla luot edellytykset jatkuvalle kehitystyölle sekä itse- ja yhdessäohjautuvuudelle. Toinen työkalu on kokonaisarkkitehtuuri. 

Toimintajärjestelmän tarkoituksena on selkeyttää ja yhtenäistää organisaation toimintaa sekä sitä kautta vapauttaa voimavaroja tuottavaan sekä luovaan työhön. Järjestelmän avulla kaikki tietävät, mitä heiltä odotetaan ja toimintaa voidaan mitata systemaattisesti.

Luotujen mittareiden avulla toimintaa kehitetään saatujen tuloksien perusteella.

Kun tuloksia seurataan, analysoidaan ja toimenpiteistä päätetään organisaation eri tasoilla, on saavutettu hyvän kierre ja tekeminen alkaa parantaa itse itseään. Silloin luodaan ylivertaista menestystä”, Arter Oy:n toimitusjohtaja Ossi Ritola kertoo.

Toimintajärjestelmän avulla tekeminen tasalaatuistuu ja lisäät asiakkaan luottamusta siihen, että organisaatio pystyy jatkuvasti tuottamaan asiakkaiden tarpeet täyttäviä tuotteita tai palveluja. Kun toimintaympäristö muuttuu, niin toimintajärjestelmä toimii paikkana, jonne päivitetään muuttuneet käytännöt. Yhtenäinen esittämistapa yhdestä paikasta jaettuna helpottaa muutostenhallintaa. Lue lisää toimintajärjestelmästä täällä. 

Kokonaisarkkitehtuurin voi mieltää toiseksi työkaluksi, siinä korostuu tietoperusteinen muutoksenhallinta. 

Miten tuottaa kokonaisvaltaista tietoa yhtiön toiminnasta päätöksenteon tueksi?

Kokonaisarkkitehtuurityön lopullinen tavoite on mahdollistaa tietoperusteinen muutoksenhallinta.

Kokonaisarkkitehtuurin avulla organisaatiolla on kokonaisnäkemys toiminnastaan, sekä toimintojen välisistä yhteyksistä ja vaikutuksista. Kokonaiskuvan avulla muutoksia voi suunnitella, luoda skenaaritoita sekä hahmottaa minkä toiminnan, tiedon ja teknologian yhdistämisellä luodaan lisäarvoa asiakkaille ja sidosryhmille.

Tieto on yrityksen tärkeimmistä pääomista, jota täytyy pystyä johtamaan. Kokonaisarkkitehtuurin avulla aineettoman pääoman elinkaari ja kulku on mahdollista kuvata. Kun tieto tuodaan visuaaliseen muotoon, hiljaista tietoa pystytään hyödyntämään tehokkaammin, eikä se näin ollen ole enää täysin henkilösidonnaista.

Kokonaisarkkitehtuuria hyödynnetään organisaatioissa juuri siksi, että kaikkea on täysin mahdotonta pitää yhtä aikaa mielessä. Eikä tarvitsekkaan sillä, kokonaisarkkitehtuuri luo kartan, josta voi ottaa tarpeen mukaan juuri oikean siivun esiin ja muistuttaa mieliin, mitkä elementit juuri tuossa tilanteessa ovat merkittäviä, millä on suoraa vaikutusta mihinkin ja mitkä ovat kerrannaisvaikutukset.

Näitä elementtejä ovat esimerkiksi työntekijät, ohjelmistot, kyvykkyydet ja prosessit.

Kokonaisarkkitehtuurin avulla luot siis edellytykset laadukkaammalle ja tietoon perustuvalle päätöksenteolle. Lue lisää kokonaisarkkitehtuurista täällä. 

Vaikuta tulevaisuuteen tämän päivän päätöksillä ja tekemisellä

Muutosvalmius ja muutoskyvykkyys voidaan nähdä erilaisten mahdollisuuksien pohtimisena sekä niihin varautumisena, toisin sanoen ennakointina. Parhaimmillaan ennakoinnin avulla mahdollistat organisaatiolle halutunlaisen tulevaisuuden.

Suosittelemme sinulle:

👉 Millainen on nopeasti oppiva organisaatio | blogi
👉 Muutosjohtamisessa korostuvat muutoksen tarina ja viestintä | blogi
👉 Kuinka muutosjohtamisen voi visualisoida? | blogi

*Tämän tekstin lähteenä on käytetty:

Ellun Kanojen Tuplarytmihäiriö-raportti: Mitä jokaisen yrityksen tulee tietää tulevaisuudesta?.
VTT:n raportti: Muutosjoustavuus – Organisaation resilienssin tukeminen,