Blogi

Mitä IMS-pääkäyttäjän tehtäviin kuuluu?

IMS-ohjelmiston pääkäyttäjät varmistavat järjestelmän sujuvan käytön ylläpitämällä ja hallinnoimalla ohjelmistoa järjestelmänvalvojan oikeuksilla. Pääkäyttäjillä onkin usein merkittävä vastuu myös sisällön tuottamisesta tai sisällön tuottamisen vastuun jakamisesta sekä muiden käyttäjien opastuksesta. Lisäksi pääkäyttäjän rooliin kuuluu yhteydenpito Arterin tekniseen tukeen IMS-ohjelmiston toimintaan sekä päivityksiin liittyvissä asioissa.

Järjestelmänvalvojan keskeisiä tehtäviä eri osioissa:

Ylläpito on keskeinen osio pääkäyttäjille IMS-ohjelmistossa. Osiossa voidaan suorittaa ylläpitotoimenpiteitä kuten valita järjestelmässä käytettävät kielet ja muokata osiokohtaisia asetuksia.

Osioilla tarkoitamme ohjelmiston prosessit-, dokumentit-, riskit-, mittarit-, raportit- ja käsikirja-osioita IMSissä.

Osiokohtaisista asetuksista pääkäyttäjä voi hallita seuraavia asioita prosessit- ja dokumentit -osioissa.

Prosessit -osiossa:

  • Prosessien arkistointi
  • Uuden väliprosessin lisääminen
  • Prosessin poistaminen
  • Prosessin katselmointiaikavälin asettaminen
  • Vastuukäyttäjän tai –ryhmän muuttaminen

 Dokumentit -osiossa:

  • Massatoimintojen suorittaminen
  • Kansioiden arkistointi
  • Dokumentin arkistointi
  • Hyväksytyn dokumentin poistaminen
  • Vastuukäyttäjän tai –ryhmän muuttaminen

Ylläpidossa voidaan lisäksi hallita käyttäjiä, käyttäjäryhmiä ja heidän oikeuksiaan.

Osiokohtaisia käyttöoikeuksia ovat yleisesti katsojan, muokkaajan ja hyväksyjän roolit. Käyttäjäryhmät puolestaan ovat asiakaskohtaisesti nimettäviä ryhmiä, joihin lisätään ohjelmiston käyttäjiä heidän hallinnoimiseksi.

Käytännön vinkkejä IMSin pääkäyttäjälle – jaa vastuuta ja aseta aikaikkunoita kehitystyölle

Ennen kuin prosesseja lähdetään kuvaamaan IMS-ohjelmiston prosessit-osioon, on tärkeää selkeyttää kuvaamisen tarkoitus ja miettiä prosessien kuvaamisen perusteet kuntoon. On myös tärkeää selvittää:

✅ millaista osaamista organisaatiossa löytyy prosessien kuvaamiseen,
✅ prosessien kuvaamisen tarkoitus,
✅ olemassa olevat kuvaukset ja ohjeistukset kuvaamiseen sekä
✅ kuvausten laajuus ja aikataulun asettaminen prosessien kuvaamistyölle.

Vastuun jakaminen ja aikaikkunoiden asettaminen kehitystyölle kannattaa. Isoimmissa organisaatioissa asiakkaamme ovat luoneet IMS-työryhmän, jonka avulla kokonaisuutta kehitetään isommalla porukalla ja pääkäyttäjä luo samalla hyvät edellytykset vastuuttaa tekemistä eri henkilöille. Näin on esimerkiksi toimittu Kymsotessa, tutustu heidän asiakastarinaansa täällä. 

IMS-asiakkaamme Finla Työterveys Oy:n ohjelmiston pääkäyttäjä vinkkaa olemaan haukkaamatta liian suurta palaa ohjelmiston käytössä. Ohjelmistoa kannattaa lähteä pureskelemaan omaan toimintaan peilaten osio kerrallaan.

Finlan IMS-ohjelmiston pääkäyttäjän toinen vinkki menee myös sisältöjen päivittämisen vastuuttamiseen. Esimerkiksi prosesseista vastaavat tai esihenkilöt voidaan vastuuttaa pitämään sisällöistä tiettyjen syklien välein huolta, jotta ohjelmistossa olevat sisällöt ovat ajantasalla.  Myös selkeät sävelet ja yhtenäinen linjaus IMS-ohjelmiston käyttötavoista selkeyttää ohjelmiston käyttöä.

Lue lisää Finla Työterveys Oy:n asiakastarinasta täältä. 

Vinkkimme IMS-ohjelmiston käytön sitouttamiseen sekä vastuun jakamiseen:

✔️ Osallista kuvauksien tekemiseen henkilöt, jotka ovat osa prosessia. Yhdessä tehty kuvaus tai ohjeistus tulee todennäköisemmin käyttöön.

✔️ Kasvata organisaationne tietoutta ja taitoja prosessityöskentelyssä ja prosessijohtamisessa koulutuksien tai tukihenkilöiden avulla.

✔️ Kiinnitä huomiota ohjeistuksien helppoon saatavilla oloon.

✔️ Sopikaa pelisäännöt ohjeistuksien ja dokumenttien tallentamiselle ja ylläpidolle. Yhtenäiset ja selkeät ohjeistukset edesauttavat käytäntöihin sitoutumisessa ja samalla sisältö pysyy ajantasalla.

✔️ Tuo IMS osaksi arkea perehdytyksen, yhteisten dokumenttien ja ohjeistuksien tallennuspaikkana. Kun ohjelmisto on mukana arjen toiminnoissa, on sen käyttö luonnollisempaa.

✔️ Luo linkityksiä muiden sisäisten kanavien ja IMSin välille, esimerkiksi organisaation sisäisessä intrassa sekä tiedotteissa.

✔️ Vältä liian ison palan haukkaamista – ota yksi osio kerrallaan käyttöön IMS-ohjelmistosta organisaatiossanne.

Suosittelemme sinulle:

 

Halutko oppia lisää IMS pääkäyttäjän tehtävistä? Kysy lisää aiheen etäkoulutuksesta.

IMS-ohjelmiston pääkäyttäjän tehtävät – etäkoulutus

Kirjoittaja

Liittyvät materiaalit