Blogi

Muutosjohtaminen – mitä, miten ja miksi?

Vain muutos on pysyvää.” Herakleitos.

Elämme vahvaa muutosten aikaa. Informaatiokenttä pirstaloituu ja luottamuksen merkitys kasvaa. Työskentelytapamme antaa ennennäkemättömiä vapauksia, mutta vaatii yksilöltä yhä enemmän. Digitalisaatio muuttaa niin yritysten tuottamia palveluita kuin ihmissuhteitammekin. Sote uudistuu ja pakottaa organisaatioita muuttamaan toimintatapojansa.

Muutoksen myllerryksessä on tärkeää muistaa, että onnistuakseen muutos tarvitsee oikeanlaista johtamista. Mitä muutosjohtaminen on? Miten sitä tulee tehdä? Ja ennen kaikkea miksi?

Miksi pitäisi muuttua?

Hyvä on erinomaisen vihollinen.” Jim Collins, Good to Great.

Muutosvauhti liiketoiminnassa kasvaa jatkuvasti, ja menestyäkseen organisaatioiden tulee loikata – ja säilyttää kehitysvauhtinsa. Ei siis tule sokaistua omasta suorituksestaan tai tyytyä pelkkään hyvään. Pärjätäkseen on oltava erinomainen.

Jos haluat laittaa muutoksen aluille, tähdennä muutoksen kiireellisyyttä ja välttämättömyyttä. Haastavinta se on tilanteessa, jossa asiat periaatteessa toimivat – vielä toistaiseksi.

Muutosta varten on kuitenkin saavutettava yhteisymmärrys siitä, että nykyisen mallin mukaan ei voida jatkaa. On havahduttava uudistamaan toimintaansa.

Muutos alkaa strategian kirkastamisesta

Onnistunut muutos vaatii vahvaa johtajuutta ja sitä käyttävän ohjaavan ydintiimin perustamista. Tällä tiimillä tulee olla asemaansa perustuvaa valtaa, asiantuntemusta ja uskottavuutta. Ennen kaikkea tiimissä tulee vallita keskinäinen luottamus vaativan prosessin läpiviemisen mahdollistamiseksi.

Kaikki alkaa kirkkaan ja merkityksellisen tavoitetilan eli vision muodostamisesta. Visio antaa muutokselle suunnan ja ohjaa organisaation jäseniä tekemään oikeanlaisia toimenpiteitä tavoitteen saavuttamiseksi. Menestyksekkään vision tulee olla konkreettinen, toteutettava sekä haluttava motivoidakseen organisaatiota liikkumaan sitä kohti.

Mitä monimutkaisempi ja mitä pidempi strategia kunnassa oli, sitä vähemmän kukaan mitään muisti tai ymmärsi. Strategian on oltava sellainen, että se sekä ohjaa että jättää tilaa ajattelulle, luovuudelle, oivalluksille ja soveltamiselle. Silloin strategia toimii.” Maarika Maury, Kunnat kuntoon.

Muutostyö käynnistyy suunnitelman eli strategian laatimisella. Strategia määrittää, miten pääsemme tavoitteeseen. Se kertoo, mitä meidän tulee tehdä, jotta saavutamme päämäärämme. Mitä yksinkertaisempi ja ymmärrettävämpi strategia on, sen helpompi se on viedä käytäntöön.

Yksinkertainen toimii. Maailma on muuttunut ja nyt ollaan 140 merkin aikakaudella. Ei tarvita enää hervottomia paperikasoja. Asiat pitää sanoa lyhyesti ja ytimekkäästi.” Osmo Pieski, Orimattilan kaupunginjohtaja.

Strategiaa laatiessa mieti näitä asioita

Strategiaa laatiessa mieti näitä asioita:

  • Voiko tämän tehdä?
  • Voiko tämän viestiä?

Viestintä on onnistuneen muutosprosessin tukijalka – ja epäonnistunut viestintä muutoksen suurin uhka. Suunnan hämärtyminen voi syödä motivaation muutoksen toteuttamiseen ja estää strategian jalkautuksen. Työn merkityksellisyys on avain työntekijöiden motivaatioon ja muutoksen onnistumiseen.

Onnistuaksesi muutosjohtamisessa viesti muutosvisiosta jatkuvasti.

Toteutus vaatii tekoja ja muutosprosessin kriittisin vaihe

Entä miten voit ylläpitää merkityksellisyyttä muutoksessa?

Vaikutusmahdollisuudet ja hallinnan tunne lisäävät hyvinvointia sekä motivaatiota toimimaan muutosta edesauttavalla tavalla. Valtuuta henkilöstö vision mukaiseen toimintaan antamalla heille mahdollisuuksia vaikuttaa omaan työhönsä ja organisaation toimintaan. Anna heille valtuudet muovata organisaation kulttuuria.

Millaiset kuntalaiset, sellainen kunta. On turha valittaa. Itse luot kuntasi. Sinulta kysytään. Voit vaikuttaa. Voit poimia roskan. Auttaa vanhuksen kadun yli. Voit välittää.” Eija Pajula, Savitaipale, elinkeinoasiamies.

Lyhyen aikavälin onnistumiset ovat äärimmäisen tärkeitä todistamaan muutostyön tehokkuutta ja toimivuutta, ja tämän kautta heikentämään muutosvastarintaa. Jotta onnistumiset voitaisiin vakiinnuttaa ja muutokset juurruttaa organisaation kulttuuriin, muutosjohtamista tulee tehdä kasvavalla intensiteetillä lisäten projektien ja vastuuhenkilöiden määrää.

Jotta lippu pysyisi korkealla alkuinnostuksen hälvennyttyäkin, on ensisijaisen tärkeää vakiinnuttaa onnistumiset ja toteuttaa lisää muutoksia. Muutosprosessin kriittisin vaihe on tässä. Saammeko uudet toimintatavat hitsattua osaksi kulttuuriamme?

Kulttuuri muuttuu, kun me muutumme. Avoimen toiminnan ja viestinnän kautta voimme juurruttaa uudet toimintatavat organisaatiokulttuuriin.

Kertaa ja hyväksy läpikäyty muutos ja luo ymmärrys siitä, miten siihen päästiin. Tämän kautta muutoksesta tulee osa organisaation kulttuuria ja identiteettiä.

Näemme, tunnemme, muutumme.” John Kotter, The Heart of Change.

McKinsey & Companyn vaikuttamismalli riskikulttuurin kehittämiselle, Arter Oy
Vaikuttamismalli riskikulttuurin kehittämiselle. KLIKKAA KUVA ISOMMAKSI. // Lähde: McKinsey & Company Strengthening institutional risk and integrity culture (2020)

Miksi muutos usein epäonnistuu?

  1. Organisaatiossa ei tunneta lähtötilannetta. Ei esimerkiksi tiedetä, mistä organisaatio ja oma tekeminen koostuu tai ei tunneta organisaation palveluita ja henkilöstön kyvykkyyksiä tarpeeksi kattavasti.
  1. Henkilöstön näkökulmasta ei viestitä tarpeeksi yksityiskohtaisesti, miksi tulee muuttua. Muutos vie usein henkilön omalle epämukavuusalueelle, mitä halutaan välttää. Samalla voidaan kokea tehokkuuden laskevan, vaikka se olisikin muutoksen kohdalla vain hetkellistä.
  1. Muutosta ei aikatauluteta, seurata ja mitata.

Onnistunut muutosjohtaminen lähtee liikkeelle oman organisaation tuntemisesta

Jotta pystyt vastaamaan muutoshaasteisiin, tulee organisaation olla rakenteeltaan riittävän joustava. Lisäksi on tärkeää tuntea oma organisaatio, esimerkiksi pohtimalla:

✅ Mistä osa-alueista organisaatiomme koostuu?
✅ Mitä palveluita meillä on ja miten tuotamme niitä?
✅ Mistä organisaatiomme kyvykkyydet koostuvat?
✅ Minkälaisia mahdollisuuksia meillä on muuttaa toimintaamme?

Esimerkki ajankohtaisesta, ulkopuolelta tulleesta muutoksesta on maailmanlaajuinen pandemia, joka on pakottanut organisaatiot muuttamaan toimintatapojaan.

Organisaatioiden joustavuus ja mahdollisuus muuttaa omia toimintatapojaan nopeasti esimerkiksi teknologisten kyvykkyyksien avulla, ovat korostuneet ja muutoksen vaikutukset, kuten lisääntynyt etätyö, näkyvät toiminnassa kenties jopa pysyvästi.

Muutosvastarinta – Helpota muutokseen sitoutumista kahden kysymyksen avulla: Miksi ja Miten?

Organisaatioissa saattaa esiintyä muutosvastarintaa, mikäli muutosta ei hyväksytä. Joskus työn ja organisaation pienetkin muutokset voivat olla haastavia sisäistää, ennen kuin niiden edut on ätysin ymmärretty. Tämän haasteen selvittämisessä korostuu johdon rooli ja sitoutuminen.

Jotta muutos ei jäisi puolitiehen, vaan siitä saataisiin luotua pysyvä tila, johdon tehtävänä on selkeästi viestiä henkilöstölle:

  • MIKSI muutos tapahtuu ja sen jälkeen
  • MITEN muutos tapahtuu.

Muutos voi esimerkiksi olla tarpeen, koska sama asia on mahdollista tehdä tehokkaammin, helpommin tai turvallisemmin. Tarve voi tulla myös organisaation ulkopuolelta sidosryhmiltä tai viranomaisilta, kuten esimerkiksi tietosuoja-asetus.

Oleellista muutosjohtamisen kannalta on myös ymmärtää, kenelle kulloinkin viestitään, ja räätälöidä viestiä sen mukaan. Kun muutos ja sen vaikutukset sidotaan konkreettisesti ja selkeästi osaksi omaa työnkuvaa, voidaan varmistaa henkilöstön parempi muutokseen sitoutuminen.

Helpota muutokseen sitoutumista kahden kysymyksen avulla: Miksi ja Miten?, Arter Oy

Tee suunnitelma ja aikatauluta muutos

Muutoksen johtamisessa on tärkeää varmistaa, että muutoksesta on päätetty ja siihen on sitouduttu yhdessä. Muutosprosessille kannattaa luoda yhteinen suunnitelma, jossa iso kokonaisuus pilkotaan helpommin lähestyttäviin palasiin. Prosessi kannattaa myös aikatauluttaa, jotta sen etenemistä voidaan järjestelmällisesti seurata.

Läpiviedyn muutosprosessin onnistunut lopputulos on haluttu pysyvä muutos toiminnassa, joka on sisäistetty myös organisaation kulttuurissa ja jokaisen henkilön toimintatavoissa.

Miten voit vaikuttaa yksilön muutosmielentilaan?

Organisaation kulttuuri vaikuttaa sen toimintatapoihin sekä yksilöiden muutosmielentilaan.

Yritykset, joissa on selkeä visio, työntekijät kehittävät oma-alotteisemmin osaamistaan ja nämä yritykset ovat keskimääräistä innovatiivisempia.

Kulttuurin voidaan sanoa olevan vaikeasti määriteltävien kokonaisuuksien summa. Näitä kokonaisuuksia ovat työtavat, arvot, johtamiskäytännöt, luottamus, avoin vuorovaikutus, työtavat ja tulevaisuudenkuva.

Mielentila lähtee johtamisesta ja sen muuttamisesta sellaiseksi, joka palvelee organisaation tavoitteita.

Edelläkävijä yrityksissä panostetaan kokonaisvaltaisemmin kulttuuriin ja työntekemisen kehittämiseen yksittäisten hankkeiden tai virkistyspäivien sijaan. Sillä kulttuurilla luot perustan kilpailukyvylle.

Millaista osaamista ja tekemistä muuttuvassa maailmassa sitten tarvitaan?

✅  Ennakointia ja tulevaisuuden ymmärtämistä.
✅  Merkityksen kirkastamista ja jatkuvaa strategiatyötä.
✅  Keskustelevaa ja osallistavaa kulttuuria sekä merkityksellistä viestintää.
✅  Luottamuksen rakentamista.

Strateginen muutoskyvykkyys

VTT:n tekemän raportin, Muutosjoustavuus – Organisaation resilienssin tukeminen, mukaan strategisen resilientin omaava yritys kulkee läpi neljä kehityshaastetta:

  1. Jatkuvan muutoksen hyväksyminen toimintaympäristössään. Tämän kieltäminen estää tai tuo viivästyksiä uudistumiselle, mikä voi heikentää organisaation toimintakykyä.
  2. Kyky muodostaa, tutkia ja kokeilla vaihtoehtoisia toimintatapoja vanhojen strategioiden sijaan. Tätä voi toteuttaa huolehtimalla organisaation sisäisten näkemysten monimuotoisuudesta, riskien hajauttamisella ja muotoilemalla strategiat joustaviksi.
  3. Resurssien käyttö sekä uusiin että olemassa oleviin tuotteisiin ja palveluihin. Tätä on esimerkiksi investoimista uusiin innovaatioihin tai asiakkaisiin.
  4. Optimointia korostavan yrityskulttuurin kyseenalaistaminen sekä optimoinnin ja uusiutumisen välisen ristiriidan sietäminen.

Organisaatio saavuttaa strategista resilienssiä eli muutoskyvykkyyttä kun sillä on kykyä ymmärtää toimintaympäristöään, se luo toiminnalleen strategisia vaihtoehtoja ja kykyä järjestäytyä uudelleen kilpailijoitaan nopeammin.

Samainen raportti kertoo myös, että muutoskyvykkyyttä tukevan johtamisen periaatteet ovat:

  1. Monimuotoisuuden ja moniäänisyyden arvostaminen.
  2. Luottamus organisaation kykyyn asettaa tavoitteita ja itseorganisoitua. 
  3. Näennäisten tyhjäkäyntien hyväksyminen. 
  4. Jännitteiden ja yllätyksien hyväksyminen osana organisaation uusiutumiskykyä. 
  5. Yhteiset tavoitteet koko organisaatiolle ja niiden ymmärtämisen ja sitoutumisen varmistaminen. 

Lue lisää muutosjohtamisesta:

👉 Kuinka muutosjohtamisen voi visualisoida? | blogi
👉 Muutosjohtamisen pikaopas | ladattava materiaali
👉 Muutosjohtamisessa korostuvat muutoksen tarina ja viestintä | blogi
👉 Strateginen muutosjohtaminen kokonaisuuden hallinnan avulla | blogi

Lähteet:
Collins, J. 2001. Good to Great.
Kotter, J. 1988. Leading Change.
Kotter, J. 2002. The Heart of Change.
Maury M, Loukomies T, Bärlund A. 2017. Kunnat Kuntoon.
McKinsey & Company Strengthening institutional risk and integrity culture (2020)
Ellun Kanat Tuplarytmihäiriö-raportti: Mitä jokaisen yrityksen tulee tietää tulevaisuudesta?
VTT: Muutosjoustavuus – Organisaation resilienssin tukeminen

Kuinka onnistua muutoksessa? Lataa itsellesi Muutosjohtamisen pikaopas alla olevan lomakkeen avulla ja ota muutosjohtaminen haltuun.

Lomakkeen täyttämällä saat itsellesi Muutosjohtamisen pikaoppaan

Lähettämällä hyväksyn, että antamani henkilötiedot tallennetaan Arter Oy:n suoramarkkinointirekisteriin.

Kirjoittaja

Greete vastaa Arterilla asiakastuesta ja asiakassuhteiden kehittämisestä. Toiminnan kehittäminen, haasteiden ratkaisu juurisyitä myöten ja aidot kohtaamiset ovat hänen sydäntään lähellä. Toisin sanoin asiakkaiden menestys on Greetelle työn suola! Hän on myös innokas asiantuntijatyön leanaaja, ja puhuu tutkittuun tietoon perustuvan päätöksenteon, systemaattisen työskentelyn ja jatkuvan parantamisen puolesta. Työn ulkopuolella Greeteen voi törmätä niin laavulla kuin konserttilavallakin.

Liittyvät materiaalit