Paremman etätyökulttuurin tutkimusmatka jatkuu – Parhaat opit ja kokemukset

Viime joulukuussa jaoimme erilaisia Arterilla kokeiluun otettuja lähestymistapoja työn tekemisen, kohtaamisen ja kommunikaation kehittämiselle etätyökontekstissa Paremman etätyökulttuurin tutkimusmatka -blogissa ja webinaarissa.

Tällä kertaa syvennymme kulkemaamme etätyön kehitysmatkaan ja jaamme parhaita oppeja ja kokemuksia sen ajalta – mitkä kokeiluista ovat lähteneet lentoon ja mitkä jäivät testausasteelle? Saimme myös syyskuun webinaariin vieraaksi Helen Sähköverkon kehityspäällikkö Minna Paavolan jakamaan kokemuksia yhteisöllisyyden ylläpitämisestä korona-aikana.

>> Katso etätyökulttuurin kehittämisen webinaari sivun alalaidasta.

Tutkimuksia etätyöhön liittyen

Työterveyslaitoksen “Miten Suomi Voi” -seurantatutkimus kertoo suomalaisen työhyvinvoinnin parantuneen koronapandemian alussa, mutta palanneen koronaa edeltävälle ajalle loppuvuodesta 2020. Tutkimuksen mukaan etätyössä paremmiksi koetaan itsenäinen päätöksenteko ja työtavat, mutta esihenkilön tuen koetaan olevan vähäisempää ja työssä myös koetaan enemmän tylsistymistä.

FutuRemoten sekä Jyväskylän, Tampereen ja Aalto-yliopiston yhteinen kyselytytkimus taas sai selville, että työhön sitoutuminen ja etätyön alun into ovat laskeneet pandemian edetessä, mainiten suurimpana haasteena työyhteisöstä etääntymisen kokemukset.

Tampereen yliopisto toteutti oman sisäisen seurantatutkimuksen, josta kävi ilmi koko yliopiston henkilöstön kattavaa yksinäisyyden kokemuksen lisääntymistä huhtikuusta 2020, helmikuuhun 2021. Ponnistelut etätapaamisten mahdollistamiseksi kuitenkin toivat helpotusta yksinäisyyden kokemuksiin.

Työterveyslaitos toteutti myös oman sisäisen selvityksensä henkilöstön kokemuksista liittyen etä- ja hybridityöskentelyyn. Heidän selvityksessään korostuivat yksilöiden erilaiset tarpeet, mikä osaltaan osoittaa myös yritysten omien sisäisten kyselyiden toteuttamisen tarpeen.

Etätyön tekemisen sujuvoittamisen tarpeet tosiaan tuntuvat vaihtelevan yrityskohtaisesti, vaikka yleisiä linjauksia voikin laajemmista tutkimuksista löytää. Näitä ovat esimerkiksi tarve kiinnittää huomiota etätyön tekemisen aiheuttamaan eristäytymisen tunteeseen ja sosiaalisen kanssakäymisen heikentymiseen.

Etätyöhaasteiden selätys Arterilla – mikä on matkan aikana muuttunut?

Aiemmassa etätyöwebinaarissa avasimme lähestymistapaamme etätyöhaasteiden selätykseen kolmen kokonaisuuden avulla:

1. Kartoita (ennalta)
2. Kuuntele (aktiivisesti)
3. Kokeile (rohkeasti)

Kolmen kokonaisuuden malli on meillä vieläkin voimissaan, joskin edellisestä hieman päivittyneenä.

Kartoita – Etätyöhaasteiden kartoituskeinot ja tiedon jatkohyödyntäminen

• Riskikartoitus – Tulosten hyödyntäminen osana työterveydenhuollon jatkuvaa yhteistyötä.
• Työviihtyvyyskyselyt – Kyselyiden toteutustahdin rauhoittaminen ja ajan ottaminen toimenpiteiden jalkauttamiselle. One on one -tulosten purku on myös nostanut tärkeyttään etätyökontekstissa.

Kuuntele – Kuuntelemisen ja kohtaamisen jalostuminen

• One on One -keskustelut ja tiimien tai toimintojen viikkopalaverit -Palaveritarpeiden kriittisempi arviointi ja harkitummat agendat ovat kehittäneet vuorovaikutusta tarkoituksenmukaisemmaksi.
• Varhaisen välittämisen mallin periaatteiden esille kaivaminen – Keskusteluiden käymisen kynnyksen on huomattu joissain tapauksissa madaltuneen.

Kokeile – Etätyöhaasteiden taklauskeinojen onnistumisen voi todeta vain käytännössä

Arterilla lähdettiin nopeasti kokeilemaan erilaisia etätyöhaasteiden taklauskeinoja ja niiden suhteen on “fail fast” -ajatusmalli ollut paikallaan.

• Yhteisöllisyysareenat – Yksi suurimpia etätyöhaasteita on ollut huoli yhteisöllisyyden säilymisestä. Lanseerasimme nopealla tahdilla heti etätöiden alettua erilaisia kohtamisen alustoja ja konsepteja, jäljittelemään livenä tapahtuvia kohtaamisia (esim. iltapäiväkahvit, yhteiset lounastuokiot jne.). Näiden haasteena on kuitenkin pitkällä juoksulla paljastunut olevan alustojen hiljentyminen alun innostuksen jälkeen.
• Fyysisestä ja kognitiivisesta ergonomiasta huolehtiminen – Niin fyysisiin kuin kognitiivisiin etäergonomiahaasteisiin ollaan meillä pyritty vastaamaan tarjoamalla toimistolta kalusteita ja välineitä etätyöpisteille. Niiden ohella tarjosimme henkilöstölle myös etätyön ergonomia- miniluentosarjat.
• Tutustu työkaveriin – Olemme kokeilleet muutamia järjestettyjä lähestymistapoja, kuten kaakaohetket, helpottamaan tutustumista ja luomaan luottamussuhteita myös etänä. Tärkeänä oppina kokeiluissa on ollut fasilitoinnin tärkeys: ilman järjestämistä kokeilut eivät ole jääneet elämään.

Mitä uutta olemme kokeilleet?

Etätyökulttuurin kehittäminen ja käytännöt ovat jatkaneet eloaan meillä viime joulukuun jälkeenkin.

Juhlistaminen etänä

Yksi ehkä mieleenpainuvimmista uusista kokeiluista on ollut erinäiset juhlistamiset etänä, kun pikkujoulut ja kesäpäivät ovat toteutuneet diginä. Tässä muutama toteutukseen liittyvä vinkki, joista on ollut meillä etäjuhlistamisen suunnittelussa apua:

• Pienryhmissä toteutetut erinäiset esitykset ovat nostaneet kaikki esille ja ääneen.
• Jotta porukka on pysynyt kasassa koko digitaalisen juhlan ajan, olemme sijoitelleet kilpailuja eri hetkiin.
• Tarjoilut ovat hoituneet tilauspalvelujen avulla, ja ruokailut on aikataulutettu samaan hetkeen jotta tunne yhteisestä ruokailusta mahdollistuisi.
• Ja pienenä yksityiskohtana: vapaaehtoiset pukeutumisohjeistukset esimerkiksi gaalateeman mukaan, sekä soittolistat ovat olleet hyviä tunnelman kohottajia.

Uudet työntekijät mukaan porukkaan

• Ensimmäisenä työpäivänä koko tiimin kokoontuminen yhteiselle lounaalle.
• Tiimien sisäiset, kalenteroidut viikkopalaverit ovat rytmittäneet myös uusien työntekijöiden viikkoja.
• Kaakaohetket eli kalenteroidut tapaamiset 2-3 kollegan kanssa eri toiminnoista ja kotiin lähetetyt kaakaot jäänmurtajiksi tutustumisiin.

Hybridityöskentelyyn valmistautuminen

Kartoitimme kyselyn avulla henkilöstön toiveita etätöiden tekemisen jatkamisesta koronapandemian jälkeen. Yli puolet tahtoi työskennellä etänä lähes täysin, ja kukaan ei halunnut palata työskentelemään enää 100% läsnä toimistolla.

Tulevaisuudessa toimistomme muuttaakin pienempiin, hybridityöskentelyn mahdollistaviin tiloihin. Syksyn aikana olemme myös päivittäneet etätyön tekemisen pelisääntöjä ja valmistaudumme toimistolle paluuseen, siinä määrin kuin se tulee toteutumaan, ja hyppäämme hybridityöskentelyn aikakauteen.

Digitaalisen viestinnän ja vuorovaikutuksen valmennukset

Keväällä 2021 aloitimme myös koulutussuunnitelmaan mukaisesti digiviestinnän ja vuorovaikuttamisen valmennukset koko henkilöstölle. Valmennuksissa keskityimme pohtimaan omia kommunikointitaitoja, tunteiden ilmaisua, sekä palautteen antamista ja vastaanottamista digiympäristössä.

Etätyöhaasteiden taklauskeinojen hitit ja hudit Arterilla:

• Iltapäiväkahvit Teamsissa – neutraali
• Torstain yhteiset lounastuokiot Teamsissa – huti
• Liikunnalliset tauot eli “lankutushetket” 2 x viikossa etänä – neutraali
• Uusien työntekijöiden kaakaohetket etänä – hitti
• Teams auki -päivät, joissa Teams pidetään auki pidemmän ajan työkavereiden kanssa, jäljitellen samassa huoneessa työskentelyä – neutraali
• Fyysisen ergonomian luento etänä koko henkilöstölle työterveydenhuollon järjestämänä – hitti
• Kognitiivisen ergonomian luennot etänä koko henkilöstölle, työterveydenhuollon järjestämänä – hitti
• Digiviestinnän ja vuorovaikuttamisen etävalmennukset koko henkilöstölle ulkoisen coachin toimesta – neutraali

Yhteisöllisyyden ylläpitäminen korona-aikana – Case: Helen Sähköverkko

Webinaarissa kuulimme myös, miten Helen Sähköverkko on taklannut vastaan tulleita etätyöhaasteita.

Yhteisöllisyyden ylläpitämisen keinoja yhtiötasolla ovat Minna Paavolan mukaan olleet:

• Virtuaalipikkujoulut
• Kahviosimulaattori, joka pyrkii jäljittelemään toimiston yhteistä kahvitilaa.
• Toimistokuukkeleiden paluumuutto: Toimistokuukkeli-ominaisuuksia omaavien henkilöiden porukka soitti koko organisaation läpi piristävän rupatteluhetken tiimoilta.
• Uusien työntekijöiden tervetulotilaisuus ja esittäytyminen Teamsissa
• Hyvinvointiluentolenkit
• Virtuaalinen pakohuonepeli

Suosittelen tutustumaan myös:

• Paremman etätyökulttuurin tutkimusmatka – osa 1 | blogi + webinaari
• Kulttuuri – mitkä asiat vaikuttavat siihen Arterilla? | blogi
• Näin kehitämme työntekijäkokemusta Arterilla | blogi

Katso Paremman etätyökulttuurin tutkimusmatka – Parhaat opit ja kokemukset -webinaari: