Paremman etätyökulttuurin tutkimusmatka

Etätyö on aiheena varmasti ollut tapetilla viime aikoina monissa yrityksissä. Etätyöt tuntuvat tulleen uutena työntekomuotona enemmän tai vähemmän jäädäkseen, samoin kuin tarve uusille töiden tekemisen ja kommunikaation mahdollistamisen rakenteille ja uudenlaiselle johtamiselle.

Onkin mielenkiintoista nähdä, miten tätä etätöiden tekemiseen siirtymisen aikaa muistellaan esimerkiksi viiden vuoden kuluttua työelämässä – millaiset toimenpiteet huomattiin toimiviksi ja missä mentiin oikein kunnolla metsään?

Jotta vältyttäisiin pahimmilta ojaan ajoilta ja selvittäisiin todennäköisimmin etätyökulttuurin voittajina, aktiivinen seuranta, proaktiiviset toimet ja uudesta työntekotavasta hellän niskalenkin nappaaminen ovat olennaisessa roolissa.

Tämä blogi, ja myös pitämäni webinaari, on koottu yhdeltä HR-päälliköltä ja Arterin työntekijöiltä kaikille teille, jotka painitte saman etätyön kehittämisen haasteen parissa.

>> Katso etätyökulttuurin webinaari sivun alalaidasta.

Uusi, vanha etätyö

Vaikka Covid-19 pandemian myötä etätyöstä puhutaan nyt enemmän, ei tämä työntekotapa ole suomalaisille uusi asia.

Tilastokeskuksen vuoden 2018 Työolotutkimuksen mukaan etätyötä tekevien työntekijöiden osuus oli 28 % vuonna 2018. Ylemmistä toimihenkilöistä jopa 59 % teki etätyötä vuonna 2018 ja yli puolella (52 %) niistä, jotka eivät tehneet, oli siihen mahdollisuus. Alemmista toimihenkilöistä etätöitä teki 22 %.

Euroopan työ- ja elinolojen kehittämissäätiö Eurofound keräsi dataa laajalla verkkokyselyllä koronakriisin välittömistä vaikutuksia eurooppalaisten työskentelyyn ja hyvinvointiin tämän vuoden huhtikuussa. Kyselyyn vastasi 1032 suomalaista. Vastaajista yli puolet, 59 % oli siirtynyt etätöihin koronaviruskriisin myötä, ja vastaajista suurimmalla osalla oli kokemusta etätöistä jo ennen tätä.

Saman tutkimuksen mukaan Suomi on myös EU-mittapuulla kärjessä etätyön tekemisessä. Suomen jälkeen seuraavina tulevat Benelux-maat ja muut Pohjoismaat.

Etätyön kärkimaana voi odottaakin, että materiaalia aiheesta löytyy helposti. Tutkimuksia ja erilaisia oppaita ja parhaita käytäntöjä on todella tarjolla niin paljon kuin vain jaksaa lukea!

Etätyö vaikuttaa myös hyvinvointiin

Valtioneuvosto julkaisi keväällä Työterveyslaitoksen vanhemman tutkijan, Virpi Ruohomäen kirjoittaman artikkelin etätyöstä ja sen vaikutuksista suomalaisten hyvinvointiin koronaviruskriisin alussa: Etätyöloikka ja hyvinvointi koronakriisin alussa, V. Ruohomäki, 2020. 

Artikkelissaan Ruohomäki kokoaa ja summaa suomalaisia työelämän tutkimuksia, ja niiden havaintoja etätyön hyötyihin ja haasteisiin liittyen. Mikäli kiinnostuit perehtymään aiheeseen syvemmin, kaikkien artikkelin viittaamien tutkimusten lähteet löytyvät Ruohomäen artikkelin lähdeluettelosta.

Etätyön hyötyjä

• Työn ja muun elämän tasapainoisempi yhteensovittaminen.
• Joustavuus ja työn rytmittäminen omien tarpeiden mukaan, parempi työrauha ja keskittyminen sekä työmatkoihin kuluvan ajan ja rahan säästö.
• Etätyössä moni kokee saavansa enemmän aikaan ja on tyytyväisempi työn laatuun.
• Joustavuus ja vaikutusmahdollisuudet työajoissa ja -paikoissa voivat edistää hyvinvointia ja työtyytyväisyyttä.
• Työnteolle tarkoituksenmukaisen paikan- ja asuinpaikan valinta muilla perusteilla, kuin työpaikan sijainnin perusteella.
• Osatyökykyisten paremmat mahdollisuudet osallistua työelämään.
• Ikääntyvien työntekijöiden jaksaminen töissä eläkeikään saakka ja siten pidempien työurien mahdollistaminen.
• Työnantajille joustava etätyö voi olla myös uusien työntekijöiden rekrytointivaltti.

Etätyöloikka ja hyvinvointi koronakriisin alussa, V. Ruohomäki, 2020.

Mutta etätöihin liittyy myös haasteita, tai ainakin seikkoja, joihin tulisi yrityksissä kiinnittää huomiota. Nämä haasteet on mielestäni tärkeä suhteuttaa nyt tilanteeseen, jossa olemme ja tulemme mahdollisesti myös jatkossa olemaan. Eli siihen, että työtä tehdään etänä enemmän kuin työpaikalla – ja että etätyö ei ehkä ole enää yhtälailla valinnainen, tai jopa työsuhde-etuna nähtävä asia, vaan uusi tapa tehdä töitä.

Etätyön haasteita

• Etätyön haasteina on tunnistettu työ- ja vapaa-ajan sekoittuminen, jos työtä on liikaa eikä sitä pysty kontrolloimaan. Työpäivät saattavat myös venyä.
• Kotona tilat eivät yleensä ole suunniteltu työn tekemiseen, eikä työpiste-ergonomia usein ole yhtä hyvä kuin työpaikalla.
• Kotona työskentelyyn vaikuttaa siellä olevat perheenjäsenet. Perhesyyt voivat haitata kotona työskentelyä ja olla myös etätyön este.
• Kotona työskentelyä voi rajoittaa myös asunnon pieni koko.
• Etätyö edellyttää työntekijöiltä enemmän oman osaamisen aktiivista päivittämistä, uuden opettelua ja itsensä johtamisen taitoja.
• Etätyön haasteina ovat myös yksinäisyyden ja eristyneisyyden kokemukset työyhteisöstä.

Etätyöloikka ja hyvinvointi koronakriisin alussa, V. Ruohomäki, 2020.

Esille nostetut haasteet perustuvat tutkimuksiin, joita on tehty aikana ennen koronaviruspandemiaa, jolloin etätyö oli suurilta osin vapaaehtoista.

Aiemmin mainitun Tilastokeskuksen vuoden 2018 Työolotutkimuksen haastatteluina toteutettu laadullinen esiselvitys paljasti myös, että vaikka etätyöskentely oli osalle haastateltavista mahdollista, ei etätöitä haluttu tehdä. Perusteluina tälle oli esimerkiksi korostunut työyhteisön tärkeys ja tietoinen halu pitää työ- ja vapaa-aika erillään – omasta kodista ei haluttu tehdä toimistoa, vaan rajojen hämärtyminen koettiin kuormittavana tai stressaavana.

Kun tuota listaa katsoo, on jokainen mainittu haaste noussut esille työntekijöiden keskuudessa enemmän tai vähemmän myös meillä Arterilla.

Kohteena parempi etätyökulttuuri – Näin etätyön haasteita taklataan Arterilla

Meillä etätyöhaasteita on lähdetty taklaamaan kolmen lähestymistavan kautta:

1. Kartoita (ennalta)
2. Kuuntele (aktiivisesti)
3. Kokeile (rohkeasti)

Kartoita

Etätyöhaasteet vaihtelevat yrityskohtaisesti, ja sama lähestymistapa ei toimi kaikille. Yrityskohtaisia kartoituskeinoja ovat esimerkiksi:

• Riskikartoitus – Koronaviruskriisin myötä työskentelyolosuhteet ovat muuttuneet huomattavasti ja uusi tilanne edellyttää päivitystä myös riskien arviointiin. Tartuntariskin lisäksi työnteko etänä kotitoimistoilla on muuttanut ergonomiaolosuhteita – niin fyysisesti kuin psykososiaalisesti.
• Työviihtyvyyskyselyt – Työviihtyvyyskyselyiden merkitys on suuri, erityisesti poikkeusaikoina ja etätyössä! Niiden avulla pysytään työntekijöiden viihtyvyyden ja hyvinvoinnin pulssilla, kun käytäväkeskusteluissa ei enää voi aistia ilmapiiriä. Valmiisiin kyselypatteristoihin kannattaa liittää kysymyksiä etätyöhön ja poikkeustilanteeseen liittyen. Kiinnitä myös huomiota kyselyiden tulosten purkamiseen.

Kuuntele

Kuunteleminen vaatii etätyöaikana rakenteita. Rakenteita aktiiviselle kuuntelulle ovat esimerkiksi

• One on One -keskustelut
• Tiimien tai toimintojen viikkopalaverit
• Johdon dailyt

Lisäksi varhaisen välittämisen malli, tai arterlaisittain FeelGood-malli, tarjoaa työkalun puhaltaa pilliin, jos herää huoli jaksamisesta. Etätyöaikana tarvitaan tarkkoja korvia ja “etäaistimisen” taitoja huomata hälytysmerkit, kuten työpäivien venymiset.

Kokeile

Etätyöhaasteiden taklauskeinojen onnistumisen voi lopulta todeta vain käytännössä. Kokeile siis pienellä kynnyksellä ja rohkeasti! Huomioi myös johdon sitoutuminen ja mukana olo, sekä ideoiden käytäntöön viennin vastuutus.

”Yhteisöllisyysareenat”

Arterilla käytössämme ovat yhteiset Teams-hetket kahvitteluut tai lounastamiseen, lankutushetket, sekä #Laadukas-kanava ja digitaaliset herkkukiitokset, eli Teams kanava, jolle arterlaiset voivat ilmiantaa toisiaan hyvästä työstä.

Ergonomia-eväät kotiin

• Työasentoa helpottavat välineet etätyöpisteillä: toinen näyttö, näppäimistö, hiiri, nostettava työpöytä..
• Optimaalista työasentoa tärkeämpää on kuitenkin tauot ja työasentojen vaihtaminen!
• Huolehditaan myös aivojen jaksamisesta: työtehtävien priorisointi, työpisteen häiriöttömyys, taukojen pitäminen, ja työpäivän selkeästä aloituksesta ja päättämisestä huolehtiminen..
• Työterveydenhuollon ammattitaidon hyödyntäminen.

Tutustu työkaveriin

• Tiimeille täytettäviksi ystäväkirja tai Voguen 73 kysymystä. Ideana tutustua ”työminää” syvemmin työkaveriin ja vahvistaa keskinäistä luottamusta.
• Naapuritiimiläisten kutsuminen oman tiimin viikkopalavereihin kuulijoiksi. Ideana päästä kuulemaan mitä muissa tiimeissä on meneillään ja tavata työkavereita läpi tiimirajojen.
• Teams auki -päivä. Idea on sopia tiimin tai työkavereiden kanssa ajankohta, jolloin voi tehdä töitä samalla kun Teams on auki ja jäljitellä fiilistä että työskennellään samassa huoneessa.

Lisää vinkkejä kuulet pitämästäni webinaarista!

Arterlaiset etänä – Vinkit etätyöhön

Haastattelin webinaarissa myös muutamien arterlaisten kokemuksia työnteon muutoksesta lähes täysin etänä tehtäväksi. Asiantuntijamme jakoivat myös omat vinkkinsä, miten he ovat taklanneet vastaan tulleita etätyöhaasteita.

Ella Lindroos, Marketing Specialist

• Vain otettu lääke auttaa: tee muutoksia ja kokeile, mitkä asiat toimii itsellä.
• Pidä kirjaa tärkeimmistä työtehtävistä viikkotasolla, onnistumisista sekä opeista.
• Kalenteroi työtehtäviä, Outlook-kalenterinäkymän avulla visualisoit viikon prioriteetit.
• Sovi tiimissä tai kollegan kanssa ajat hiljaiselle työnteolle.
• Muista tauot ja palautuminen.
• Tee omat rituaalit työn aloittamiseen ja lopettamiseen.
• Tee työpisteestäsi mukava ja vaihtele työskentelypaikkaa.
• Osallistu työnantajan järjestämiin epävirallisiin etätapaamisiin.
• Panosta verbaaliseen viestintään, suurin osa ei-verbaalisesta viestinnästä tippuu pois etänä ollessa.

Aleksi Rossi, System Administrator

• Pidä työlistat ja kalenteri ajantasalla, bookkaa itsellesi aikaa vaikka kalenteriin asti
• Osallistu ja osallista. Sosiaalisuus ja työilmapiiri vaatii etänä enemmän. Kunnioita kuitenkin myös toisten työtä ja rauhaa.
• Pidä taukoja, jaksota työtä, vaihda asentoa, käy vaikka ulkona ennen kuin aurinko laskee.
• Teet työpisteestä mahdollisuuksien mukaan kaunis ja mukava.
• Huolehdi myös ergonomiasta vaikka se ei tuntuisikaan tärkeältä.
• Erota työ ja vapaa-aika selkeästi. Syö!
• Kommunikoi. Sovi miten tehdään asioita, anna palautetta, kysy voidaanko tehdä toisin/paremmin, kerro mikä ei toimi.
• Osta talo?

Elina Mäkinen, Senior Consultant

• Suunnittele asiakaspäivät huolella
• Ota kaikki tarvittavat materiaalit ja ohjelmistot valmiiksi ennen päivän alkua
• Kuuntele itseäsi, kuuntele muita ja yritä aistia miten päivä etenee / pyydä kamerat päälle ja kommentteja chattiin, jotta vuorovaikutus säilyy
• Pidä huolta kalenteristasi ja ole huomaavainen myös muiden kalentereita kohtaan
• Ole ajoissa paikalla
• Pukeudu ja meikkaa asiakaspäiviin, olet heillä kylässä vaikka etänä
• Huolehdi, että asiakkaan päivä sujuu hyvin (ohjeista, fasilitoi, pidä tauot ja aikataulut)
• Kata pöytä, syö lounas ilman läppäriä tai kännykkää, tiskaa tiskit ja laita kahvinkeitin valmiiksi
• Tee ”toimistopäivien” rutiinit itsellesi sopiviksi / muista muuttaa rutiineja
  • Työlistat, muistiinpanot ja työn jaksottaminen on tärkeää (50 min. sääntö, yksi homma kerrallaan)
  • Älä odota, että ”joku” ottaa yhteyttä tai huolehtii – sinä voit olla se ”joku”
  • Tee joka päivä jokin pieni juttu, joka jäisi tekemättä jos olisit toimistolla
  • Nauti työrauhasta ja keinutuolista (kesällä parvekkeesta, terassista tai puistosta)
• Ole rehellinen itsellesi, anna palautetta itsellesi ja kuuntele isoin korvin asiakkaan palaute
• Arvosta työpaikan järjestämiä pieniä juttuja – niistä voi olla iloa, vaikka et joka kerta osallistuisi
• Välitä itsestäsi ja muista hyödyntää työterveyspalveluita tarvittaessa
• Luo mielikuvia, joiden avulla saat työnilon säilymään

Katso Paremman etätyökulttuurin tutkimusmatka – from Arter, with love -webinaari: