Blogi

Prosessien merkitys osana arkea – selkeät mallit ja työkalut

Mitä ovat prosessilähtöisen toimintatavan hyödyt?

Prosessilähtöisen toiminnan etuna pidetään yleisesti toiminnan visualisointia – vaiheittaista työnkulkua alusta loppuun. Abstraktit ja vaikeasti hahmotettavat työnkulut voidaan havainnollistaa, ja synnyttää näin uutta ajattelua. Samalla tarjoutuu mahdollisuus tunnistaa ongelmia ja puutteita sekä ratkaista niitä. Yleisesti ollaan sitä mieltä, että prosesseilla voidaan selkiyttää vastuita. Laadunvarmistuksen kannalta tarkastukset ja testaukset on helppo ennalta sijoittaa työnkulkuun. Jatkossa prosessit luovat hyvän pohjan prosessien arvioinnille, mittaamiselle ja parantamiselle.

Prosessit toimivat mallina toteuttaa kuvattava tapahtumaketju, josta pyritään tekemään mahdollisimman optimaalinen, varma ja tavoiteltavia tuloksia antava – esimerkkinä uuden tuotteen kehittäminen, asiakkaan mielenkiinnon herättäminen, tilauksesta toimitukseen tai asiakkuuden hallinta. Kun malli on selkeä, niin se on todennäköisesti ymmärrettävä ja toimintaa ohjaava. Prosessien kehittämisessä on kyse yhteistyön kehittämisestä. Kuvattuna sitä päästään kehittämään ja sitä voidaan paremmin johtaa. Prosessien kehittämisen tulokset näkyvät mm. läpimenoajoissa, tuottavuudessa ja tehokkuudessa – esimerkkinä hakemus-, käsittely- ja vasteajat , rahaan kuten kustannukset . Mittarin toimivaksi laittamisessa pelkkä mittarin tunnistaminen ei riitä. Jonkun tulee vastata, että mittaustulokset ovat käytettävissä sovituin väliajoin. Edelleen tulee määrittää, mistä mittauksessa tarvittavat tiedot ovat saatavilla, mahdolliset laskukaavat sekä tulosten seuranta ja käsittely. Johto asettaa prosessien mittareille tavoitearvot, määrittää toimenpiteet ja vastaa seurannasta.

Miten johtaa prosesseja?

Prosessinomistajan roolia määritettäessä on päätettävä, kenellä on: kehitysvastuu, operatiivinen vastuu sekä tavoite- ja tulosvastuu. Kun päätökset on tehty, on prosessinomistajan rooli kuvattava ja dokumentoitava. Karkeasti organisaatiossa linja vastaa siitä mitä tehdään, ja prosessinomistaja siitä miten tehdään. Näistä reunaehdoista lähdetään sitten luomaan varsinaista prosessijohtamisen mallia.

Miten hallita prosessin tiedot?

Prosessien tiedonhallinta voidaan jakaa ohjaavaan ja toiminnan tuloksena syntyvään tietoon. Ohjaavat tiedot ovat usein hyväksyttyjä ja versioituja kuten ohjeet, mallipohjat, määräykset, suositukset ja lomakkeet. Näiden tietojen hallintaan ISO 9001:stä löytyy selkeät vaatimukset. Syntyvät tiedot ovat esim. raportteja, muistioita, lausuntoja tai kuvia. Tiedot tulee hallita niin, että ne ovat tarvittaessa saatavilla ja käytettävissä. Tiedon keskittäminen yhteen paikkaan ja hakutoiminnallisuudet korostuvat tiedonhallintajärjestelmiä valittaessa. Kehitettäessä tiedonhallintaa organisaatio voi asettaa itselleen kolme kysymystä: Mitä tietoja? Missä järjestelmissä? Mitä muutostarpeita? Muutostarpeet voivat liittyä päällekkäisiin järjestelmiin, järjestelmien yhteensopimattomuuteen tai havaintoihin tiedon säilytyspaikan siirrosta toiseen järjestelmään.

Katso aiheen webinaaritallenne:

Kirjoittaja

Ossi vastaa toimitusjohtajana Arterin liiketoiminnasta kokonaisuutena. Ossi on Arter Oy:n perustaja ja toiminut yli 20 vuotta yrittäjänä. Työuransa aikana hän on toiminut myös työpäällikön, konsultin ja pääarvioijan tehtävissä. Tärkeänä hän pitää tulosvetoista kehittämistä, yrityksen kasvua ja toiminnan tehostamista. Vapaa-aika kuluu Ossilla omakotitalon nikkaroinnissa ja perheen kanssa matkustellessa. Mielenkiinnon kohteina hänellä ovat rakentaminen, metsätyöt ja sijoittaminen laatuosakkeisiin.

Liittyvät materiaalit