Toimintajärjestelmä laatujohtamisen tukena

Mikä on toimintajärjestelmä?

Toimintajärjestelmä kokoaa muuten irrallisiksi jäävät palaset ja toiminnassa tarvittavat tiedot yhteen yhtenäiseksi kokonaisuudeksi, joka auttaa arjessa, strategian toteuttamisessa ja muutosmatkalla. Toimintajärjestelmä toimii kehitysalustana, jossa toimintaa suunnitellaan, toimintaa mitataan, tapahtumista jää jälki ja yllätyksistä opitaan.

Toimintajärjestelmästä löytyvät johtamiskäytännöt, tarvittavat resurssit, dokumentoidut tiedot, määritellyt tuotteet, palvelut ja prosessit, tasapainoinen mittaristo sekä suoriutumisesta kertovat kyselyt, palautteet ja arvioinnit. Toimii paikana hakea, siirtää ja päivittää organisaatiolle paremmat käytännöt sekä varmistaa systemaattinen toiminnan parantaminen.

Pelkistetysti toimintajärjestelmä vastaa kysymyksiin: Mitä tehdään? Miten tehdään? Mitkä ovat tulokset?

Yleisesti käytettyjä viitekehyksiä ovat ISO 9001 ja EFQM. ISOssa esitetään selkeitä vaatimuksia ja joita vasten voidaan myös sertifioitua. EFQM hakee toimintatapoja Miten-alkuisilla kysymyksillä. Kumpaakin voidaan käyttää johtamisen mallina ja arvioinnin perusteena.

Viitekehykset – sisältää vaatimuksia, joita tulee osata tulkita ja soveltaa. Ei ole yhtä oikeata tapaa toteuttaa asioita vaan kelvolliseen lopputulokseen voidaan päästä eri toimintatavoilla

Mitä on laatujohtaminen?

Laatujohtamisen ei tarvitse poiketa millään tavalla muusta hyvästä johtamisesta. Laatujohtamisessa lähtökohtana on asiakas. Asiakas vaikuttaa viime kädessä tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen, tuotantoon ja kysyntään. Yrityksen toiminta on laadukasta, jos asiakas on tyytyväinen sen tuotoksiin (tuotteisiin, palveluun, informaatioon jne).

Mittaamisella tuotetaan tietoa havainnon tavoitteena olevista tekijöistä. Mittaamisen tulosten analysointi ja toiminnan kehittäminen saatavan tiedon perusteella on laatujohtamisen perusajatuksia.

Mitä olisi hyvä huomioida toimintajärjestelmää rakennettaessa?

• Toimintajärjestelmän tulee auttaa organisaation arjen pyörittämisessä ja sen tulee näkyä henkilöstölle yhdenmukaisena, selkeänä ja kustannustehokkaana kokonaisuutena.
• Toimintajärjestelmän tulee palvella organisaation strategiaa ja tavoitteita muuten ei ole saavutettavissa mitään merkittävää todella tärkeissä asioissa.
• Järjestelmän rakentaminen vaatii tahtoa ja asennetta muuten muut kiireet nousevat prioriteetissa korkeammalle.
• Järjestelmän rakentaminen vaatii tietoa, kokemusta ja osaamista muuten ei päästä perusasioita pidemmälle. Ei luoda mitään uutta, innovatiivista ja käyttöönotettavaa.
• Järjestelmän rakentaminen vaatii tekniikkaa kuvausten luontiin, jakeluun ja ylläpitoon muuten keskustelut työn aikana kääntyvät liiaksi sisällöstä teknisiin kysymyksiin.
• Tiedon luokitteluun ja hakutoiminnallisuuksiin tulee kiinnittää huomiota. Tietoa tulee pystyä hakemaan perinteisellä tavalla hakurakenteen kautta, hakutoiminnolla ja prosessien kautta. Tiedon tulee olla saatavilla paikasta ja ajasta riippumatta mobiilisti, jolloin teknisen toteutuksen tulisi olla pilvipalveluna.

Toimintajärjestelmän rakentamisen vaiheet

Vaiheessa 1 luodaan rakenteet ja perusmäärittelyt – kesto muutamia päiviä. Minimissään voi riittää, että laaditaan hyvä projektisuunnitelma.

Vaihe 2 voidaan tehdä, joko kehitys- tai kuvauslähtöisesti. Kehityslähtöisessä lähestymistavassa haetaan johtamisesta ja toiminnasta priorisoidusta ne kohdat, joita halutaan ja pitää kehittää, järjestetään workshoppeja ja jatketaan niin kauan kuin kehitettävää on pöydällä. Kuvauslähtöisessä lähestymistavassa kuvataan koko järjestelmä. Tämä lähestymistapa sopii, kun ollaan täyttämässä jotakin vaadetta tai sertifioitumassa.

Työn organisointi

Mikäli kyseessä on koko järjestelmän rakentaminen tai mittava uudistus, ohjausryhmän, projektiryhmän ja projektipäällikön nimeäminen on perusteltua.

Ohjausryhmä: Ohjausryhmä asettaa projektin tavoitteet, varaa projektille riittävät resurssit, valvoo projektin etenemistä ja auttaa tarvittaessa es-teiden poistamisessa.

Projektiryhmä: Projektiryhmä osallistuu workshop -päiviin sekä vastaa välitehtävien toteuttamisesta kehitysryhmien avulla. Projektiryhmä määrittää järjestelmän rakenteet, kuten prosessikartan, dokumenttien hallinnan, palauteraporttien pohjat, mittariston näkymät sekä kuvaa yhteiset johtamiskäytännöt ja tukitoiminnot. Projektiryhmä toteuttaa workshop-päivien välitehtävät ja luo tietosisältöä järjestelmään.

Projektipäällikkö: Projektipäällikkö vastaa workshop-päivien järjestämisestä, raportoi ohjausryhmälle projektin etenemisestä, varmistaa projektin etenemisen, auttaa esteiden poistamisessa ja toimii kehitysryhmissä asiantuntijana.

Workshop-päivät

1. Toimintakäsikirja: Luodaan järjestelmän runko toimintakäsikirjaan ja aloitetaan sisällön kuvaus. Tunnistetaan prosessit, laaditaan prosessikartta ja prosessihierarkia sekä kuvataan esimerkki prosessi malliksi.
2. Dokumentit: Määritetään dokumentoidut tiedot, suunnitellaan metatiedot, laaditaan dokumenttipuu sekä luodaan dokumenttipohjat ja dokumenttien hallinnointi (tallennus, versiointi, hyväksyminen).
3. Mittaristo: Määritetään tarvittavat mittarit, luodaan mittariston rakenne ja rakennetaan mittarit.
4. Kyselyt, palautteet ja arvioinnit: Määritetään tarvittavat raporttipohjat, suunnitellaan raporttipohjat ja luodaan raportit.
5. Riskit ja tehtävät: Tunnistetaan ja arvioidaan organisaation riskit, priorisoidaan riskit, laaditaan riskikartta sekä määritetään tehtävät ja niiden hallinnointi
6. Yhteenveto: Projektin yhteenveto, katselmointi ja tarvittava kehitystyö

Riskit

Henkilöresurssit ovat aina tiukalla. Kehitystyölle tulisi varata resurssit ja vastuullinen vetäjä. Workshop-päiviin osallistuvien ajankäyttö ja saatavuus on varmistettava. Workshop-päiviä on hyvä tehostaa ennakko- ja välitehtävillä.

Henkilöstölle on pystyttävä osoittamaan toimintajärjestelmän lisäarvo ja vaikutus toimintatapoihin, tiedonhallintaan ja päätöksentekoon. Toiminta-järjestelmä voi jäädä johdolle ja henkilöstölle etäiseksi, eikä siitä tule arjen työkalua, joka auttaa heidän työtään. Avainkysymys on, miten toimintajärjestelmä helpottaa heidän työtään. Johtoon kuuluvia henkilöitä tulee olla mukana kriittisissä kehitysryhmissä kuten mittari- ja prosessirakenteiden määrittelyissä. Projektin maaliksi tulee valita strategioiden konkretisointi, jämäkämpi ohjaus ja paremmin sujuvat työnkulut.

Sähköisen toimintajärjestelmän ylläpitoon ja käyttämiseen liittyvät vastuut voivat jäädä epäselviksi, mikä vaikeuttaa järjestelmän käyttöä. Yritys- ja yksikkötason järjestelmän ylläpitäjät, prosessin omistajat, heidän roolinsa ja sisällön tuottajien vastuut on määriteltävä selkeästi ja saatettava tiedoksi kaikille käyttäjille.