2 kesäkuun, 2025

Uusi laatupäällikkö – ota ainakin nämä asiat haltuusi

Kirjoittaja:

Laatupäällikkö on ammatti, johon Suomessa tarjottavat tutkinnot eivät suoraan valmista. On siis tyypillistä, että laatupäällikön työhön päädytään varsin erilaisilla taustoilla.

Mitä laatupäällikön työnkuva tyypillisesti sisältää?

Laatupäällikön työnkuva koostuu tyypillisesti tällaisesta tekemisestä:

sisäistä sparrausta ja vaatimuksiin vastaamista,
kehitystoimintaa ja dokumentaatiota,
jatkuvuudenhallintaa ja riskiosaamista.

Laatupäällikön tehtäväkenttä on joka tapauksessa varsin samankaltainen riippumatta organisaatiosta, jonka laadunhallinnasta on vastuussa.

Oli oma koulutus- ja työhistoria millainen tahansa, on tiettyjä asioita, jotka kannattaa ottaa haltuun viimeistään siinä vaiheessa, kun olet allekirjoittanut laatupäällikön työnkuvan mukaisen työsopimuksen ja alat laatuasiantuntijan hattua asettelemaan päähäsi.

Laatupäällikön työnkuva – 5 keskeistä osa-aluetta

1️⃣ Laadun ja oman toimialan keskeiset standardit

Standardit ja niiden vaatimukset ohjaavat monella tapaa laatupäällikön tehtäviä. Laatu on vaatimustenmukaisuutta, ja siksi laatupäällikön tehtävässä on tärkeää ymmärtää, mitä nämä eri vaatimukset ovat.

Opettele siis tuntemaan omaa alaasi koskevat vaatimukset ja standardit, jotta osaat vastata niihin.

Eikä siitäkään ole haittaa, jos osaat rakentaa ja ylläpitää standardin vaatimukset täyttävää hallintajärjestelmää.

Ja mikäli organisaatio haluaa todentaa laadukasta toimintaansa virallisella sertifioinnilla, kannattaa opetella myös sisäisten ja ulkoisten auditointien periaatteet, jotta selviätte niistä kunnialla.

👉Opi lisää laadunhallinnasta ja ISO-standardeista.

2️⃣ Organisaation ja toimintaympäristön tunteminen

Pakollisiin vaatimuksiin vastaamisen lisäksi, laatupäälliköllä on roolinsa ja vastuunsa myös:

Toimintaympäristöstä ja sidosryhmiltä nousevien odotusten täyttämisessä.
Hänen on hyvä huomioida työssään organisaation historiaa ja aiempaa laatukulttuurin tilaa.
Lisäksi laatupäälliköllä pitäisi olla kirkkaana mielessä, minne ollaan menossa ja millaisia asioita organisaation strategia, missio ja visio määrittävät toiminnalle.

Kaikkien näiden asioiden tulisi näkyä myös laatutyössä.

Laatupäälliköltä vaaditaan siis laajaa kokonaiskuvan ymmärtämistä, ja siksi tehtävän alussa kannattaa lähteä uteliaana tutustumaan koko organisaatioon ja sen pelikenttään.

Opi lisää toimintaympäristön mallintamisesta:

👉 Tulevaisuuden erinomaisuus tehdään ymmärtämällä ekosysteemin toimijoiden vaikutukset toisiinsa
👉 11 askelta ekosysteemin mallintamiseen ja riskien analysointi ekosysteemimallinnuksen avulla

3️⃣ Toiminnan kuvaaminen ja laadunhallinnan dokumentaatio

Laatupäällikkönä pääset varmasti kuvaamaan toiminnan prosesseja ja kehittämään niitä.

Lean-menetelmien tuntemisesta on kehitystyössä hyötyä, mutta voit hyvin aloittaa prosessien piirtämiseen ja eri notaatiovaihtoehtoihin tutustumisella. Näitä pääset taatusti opastamaan myös muille, jos et jostain syystä itse halua kuvata ja tulkita kaikkia organisaationne prosesseja itse.

Dokumentaation versiointi, katselmointikäytäntöjen luominen ja hyväksyntämenettelyjen hallinta tulevat varmasti tutuksi laadunhallinnan kehitystyössä. Kannattaa siis tutustua näihin aiheisiin.

Myös toiminnan mittaaminen ja erilaisten mittaristojen luominen ovat laatupäällikön avainosaamisia.

Apua ja vinkkejä toiminnan kuvaamiseen:

👉 Prosessien kuvaamisen ensiaskeleet – Mitä tehdä ennen kuin aloitat kuvaamisen?
👉 Onnistu käytännön prosessityössä

4️⃣ Laadun ilosanoman jakaminen

Jokainen laatupäällikkö on omanalaisensa evankelista, laadun ilosanoman saarnaaja ja laatukulttuurin luoja organisaatiossaan.

Standardit vaativat organisaation toiminnalta ainakin:

johdon sitoutumista ja
kirjattujen prosessien ja toiminnan noudattamista

ja laatupäällikön vastuulle jää useimmiten näistä asioista viestiminen sisäisesti.

Kannattaa siis opetella kouluttamaan, sparraamaan ja neuvomaan muita ymmärtämään oma roolinsa organisaation laadunhallinnassa.

Tukea laatukulttuurin luomiseen ja kehittämiseen:

👉 Mistä organisaation tai yrityksen laatukulttuuri muodostuu?
👉 Vinkkejä laatukulttuurin luomiseen
👉 Näin viestit laadunhallinnasta selkeästi

5️⃣ Riskien- ja jatkuvuudenhallinta

Laadunvarmistaminen myös poikkeustilanteissa on useimmille laatupäälliköille tärkeä osa työnkuvaa. Prosessien pitää sujua myös poikkeustilanteissa, eikä kriisi saa aiheuttaa asiakkaan suuntaan näkyvää muutosta toiminnan laadussa.

Laatupäällikön pitää tietää, miten toiminnan laatu pidetään riittävällä tasolla, jos tuotannossa on resurssivaje tai jollain keskeisellä työntekijällä pidempi sairasloma.

Riskien analysointi, minimointi ja kokonaan poistaminen ovat laadunhallinnassa tärkeitä. Siksi laatupäällikön kannattaa ottaa riskien- ja jatkuvuuden hallinnan perusteet haltuun hyvissä ajoin.

Ota riskienhallinta haltuusi:

👉 Näin selvität, millä tasolla organisaation riskienhallinta on
👉 Riskienhallinnan perusteet
👉 Arvioi riskejä tehokkaasti – käytä asteikkoa

Laatupäällikkö, ethän unohda näitä asioita arjen tekemisessä

Niin ja sitten olisi toki vielä se operatiivinen laadunhallinta ja sen pyörittäminen.

Laatupäällikön arjessa on tärkeää:

Kuunnella sidosryhmiä ja organisaatiota.
Keskustella sidosryhmien, tiimien ja yksilöiden kanssa.
Olla käytettävissä.
Olla valmentaja ja kannustaja.
Nostaa esiin onnistumisia.

Varaudu siis myös tähän todellisuuteen. 😊

Miten Arter voi auttaa yritystäsi laadunhallinnassa tai laatupäällikön roolissa onnistumisessa?

Arterin asiantuntijat auttavat organisaatiotasi toimimaan ja dokumentoimaan toimintanne standardien vaatimusten mukaisesti. Rakennat kanssamme esimerkiksi ISO 9001 mukaisen laatujärjestelmän.
Olemme kumppani toiminnan kehittämisessä. Kauttamme saat koulutusta ja konsultointia aiheeseen liittyen – olipa koulutustarve vain yksin laatupäälliköllä tai koko organisaatiolla.
Tarjoamme suomalaisen alustan, IMS-ohjelmiston, toimintajärjestelmän rakentamiseen,
kehittämiseen ja ylläpitoon. Tutustu IMS-ohjelmistoon tarkemmin tästä.

Tutustu palveluihimme tästä

Tutustu koulutuksiimme tästä