Share

• Copy link
• Send email
• Share on Facebook
• Share on Twitter

27 lokakuun, 2025

Toiminnan kehittäjän tärkein työkalu: Dokumentointi

Organisaatioiden arki on usein täynnä kiirettä, muutospaineita ja hallitsematonta hässäkkää. Kiire ja säätäminen on ennemmin sääntö kuin poikkeus. Silti toiminnan dokumentointi on vain harvoissa organisaatioissa systemaattisessa käytössä.

Hiljainen tieto, sähköpostiketjut, Excelit kansioiden syövereissä, 10 versiota yhdestä dokumentista eikä kukaan tiedä mikä on niistä relevantti juuri nyt ja prosessit, jotka tunnetaan lähinnä nimeltä, ei sisällöltä.

Ilman toiminnan dokumentointia ei synny yhteistä näkemystä siitä, miten asiat toimivat tällä hetkellä, mahdollisuutta jatkuvalle parantamiselle tai toiminnan vakioinnille.

Toiminnan dokumentointi ei ole byrokratiaa – se on älykästä tekemistä.

Dokumentointi helpottaa koko henkilöstösi arkea

Toiminnan kuvaaminen ja dokumentointi on kuin kartta: kun kaikki tietävät missä mennään, kenen vastuulla mikäkin kokonaisuus on, ei tarvitse säätää, arvailla tai pyytää varmistuksia viideltä ihmiseltä.

Vaikka toiminnan dokumentointi ottaa aluksi aikaa, tuottaa se helpotusta arkeen monin kertaisen määrän verrattuna tilanteeseen, jossa toiminta perustuu vain yksilöiden omassa päässä olevaan tietoon eli siihen kuuluisaan hiljaiseen tietoon.

• Toiminnan dokumentointi helpottaa uuden työntekijän perehdytystä, tukee päätöksentekoa ja tehokkuutta sekä auttaa tunnistamaan kehityskohteita.
• Se on työkalu sekä organisaatiosi johdolle, että suorittavalle portaalle.

Ei ole sattumaa, että parhaat organisaatiot ovat myös dokumentoinnin mestareita. He eivät kehitä sokkona – he kehittävät tietoon perustuvan yhteisen ymmärryksen varassa. Ja tällainen ymmärrys ei ilmesty pelkkien puheiden avulla, vaan dokumentoinnin avulla.

Toiminnan dokumentointi ei ole valinnainen juttu – se on kriittinen osa organisaatiosi kehitystyötä

Toiminnan dokumentointi ei ole kivaa ekstraa, jonka voi tehdä sitten joskus kun ehtii. Se on kriittinen osa toiminnan kehittämistä.

Ilman dokumentointia kehität sokkona. Ja tiedät miten se menee – ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”, mutta ”huonosti suunniteltu tehdään kolmeen kertaan uusiksi”.

Jos vastuullasi on toiminnan ihmisten tai asioiden kehittäminen, sinulla on myös vastuu läpinäkyvyydestä, laadusta ja jatkuvasta parantamisesta.

Toiminnan dokumentointi on sinun ja kollegasi arjen helpottamista varten.

Kiinnostuitko? Lue lisää aiheesta:

👉 Liiketoiminnan kehittäminen alkaa toiminnan kuvaamisesta
👉 Miten olla vaatimusten mukainen nyt ja tulevaisuudessa?
👉 Tätä on jatkuva parantaminen käytännössä

Miten Arter voi auttaa yritystäsi toiminnan dokumentoinnissa?

Näin me Arterilla voimme helpottaa organsaatiosi toiminnan dokumentointia:

• Arterin asiantuntijat auttavat organisaatiotasi toimimaan ja dokumentoimaan toimintanne tarpeidenne mukaan. Esimerkiksi ISO 9001 -standardin mukaisesti.
• Olemme kumppani toiminnan kehittämisessä. Kauttamme saat koulutusta ja konsultointia aiheeseen liittyen – olipa koulutustarve vain yhdellä henkilöllä tai koko organisaatiolla.
• Kauttamme saat myös ohjelmistot toiminnan dokumentointia varten:
  • IMS-ohjelmiston, jonka avulla rakennat organisaatiosi tarpeisiin sopivan laadunhallinta-, johtamis- tai toimintajärjestelmän.
  • ARC-ohjelmiston, jonka avulla mallinnat, dokumentoit ja ylläpidät organisaatiosi kokonaisarkkitehtuurikuvauksia.