Kouluttajan näkökulmasta IMSin Raportit-osio jää usein IMS-ohjelmiston muiden osioiden varjoon. Käyttöönoton yhteydessä organisaatiot keskittyvät lähinnä dokumentaation ja prosessien sisällöntuottoon. Koetaan, että erilaisten lomakkeiden ja niiden vaiheistuksen rakentaminen tehdään sitten toisessa aallossa, kun käyttökokemusta on kertynyt koko organisaatiolle.
Alla video, joka näyttää sinulle kuinka helppoa raporttipohjien tekeminen IMS-ohjelmistolla on. Videolla on esitetty Läheltä piti -raportin luominen.
Uuden raporttipohjan luonnin 5 vaihetta
Muistinvirkistykseksi: Raportit-osion käyttö on suoraviivaista. Näin teet IMS-ohjelmistoon uuden raporttipohjan:
- Tunnista tiedot (paperilla)
- Luo raporttipohja
- Määrittele käyttöoikeudet
- Koekäytä
- Tee mittaristo
Tarpeen kartoitukseen, vaiheistuksen suunnitteluun ja olennaisten tietojen tunnistamiseen kannattaa käyttää riittävästi aikaa ennen kuin aloittaa lomakkeen rakentamisen IMS Raportit-osiossa. Kun lomake on luotu, kannattaa varata riittävästi aikaa koekäytölle, jotta tyypilliset tarpeet saa kattavasti testattua. Lopuksi on mittariston tiedonviennin ja kuvaajien määrittelyn aika.
Yleisimmät IMS-ohjelmiston Raportti-osion käyttökohteet ovat auditointi, poikkeamaraportointi, reklamaatiokäsittely ja työturvallisuushavainto
Yleensä IMS-ohjelmiston käyttöönoton yhteydessä luodaan esimerkiksi auditointiin, poikkeamaraportointiin, reklamaatiokäsittelyyn tai työturvallisuushavaintoon liittyvä raporttipohja ja tätä tukeva mittaristo kuin malliksi mahdollisuuksista.
Muita käyttökohteita IMS Raportit-osiolle
Kysymys, jonka asiakkaat minulle useasti esittävät on: ”Mitä kaikkea muuta Raportit-osion lomakkeilla ja vaiheistuksilla voidaan tehdä?” Hyvä asiakasta eteenpäin vievä vastaus riippuu organisaation toimialasta, toimintaympäristöstä ja arjen tarpeista.
Hyvä on myös muistaa, että IMSiin tehdyt raporttipohjat voidaan oman henkilöstön lisäksi julkaista myös ulkopuolisille sidosryhmille käyttöön. Tällöin on mahdollista toteuttaa omalla ilmeellä olevia verkkosivuja, joista tiedot välittyvät automaattisesti teidän omalle IMS-raporttipohjallenne – ilman erillistä sisäänkirjautumista!
>> Lue lisää FORMY-palvelusta.
IMS Mobile on raportoinnin mobiiliaplikaatio, mikä avaa uusia mahdollisuuksia varsinkin ”kenttähenkilöstön” käyttöön, kun IMS lomakkeet kulkevat aina taskussa mukana. Esimerkiksi poikkeamat saadaan raportoitua heti niiden ilmaannuttua eikä vasta kun päästään näyttöpäätteen ääreen.
>> Lue lisää IMS Mobile -mobiiliraportoinnin sovelluksesta.
Asiakkaat ovat olleet hyvinkin innovatiivisia lomakkeiden luojia vuosien aikana ja tehneet hyvin erilaisia lomakkeita juuri omiin tarpeisiinsa, pohjana muun muassa:
- Projektihallinta (mm. kehitysprojekti, uuden tuotteen tai ominaisuuden luonti)
- Perehdytyslomake
- Osaamiskartoitus (mm. henkilöstötesti ohjeistuksen ymmärryksestä)
- Riskitunnistus ja -arviointi (lopputulos Riskit-osioon)
- Lean-kehitys ja -seuranta (mm. Kanban ja 5S-seuranta)
- Juurisyyanalyysi ja jatkuva parantaminen (mm. 8D)
- Operatiivisen toiminnan raportointi (mm. asennustyö ja raaka-ainekulutusraportti)
- ICT-palvelutilaus
- Konerikko ja -huoltoseuranta
- Asennustilaus
- Tyytyväisyyskyselyt (mm. sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät)