Blogi

Miten toimintajärjestelmä helpottaa elintarvikealalla toimivia?

Toimintajärjestelmä on työkalu, joka auttaa organisaatiota pääsemään tavoitteisiinsa. Yhtenäisen toiminnan mahdollistamiseksi kootut ohjeistukset, dokumentaatiot sekä mittaristot auttavat organisaatiota laadunhallinnan toteutuksessa. Kun aikaa säästyy tiedon manuaalisesta hallinnoimisesta, voidaan vapautuvaa työaikaa hyödyntää arvoa tuottaviin toimintoihin.

Toimintajärjestelmään voidaan sisällyttää laatujärjestelmä, tai järjestelmä voidaan rakentaa kokonaisuudessaan laadunhallinta kulmalla. IMS-toimintajärjestelmän alustasta löytyy Laatukäsikirja-työkalu, joka pitää sisällään tiedot organisaation toimintatavoista, prosesseista, laadunhallinnan kehityksestä ja laadun mittareista

Mitä toimintajärjestelmällä tarkoitetaan?

Toimintajärjestelmä on organisaatiossa tai yrityksessä yhdessä sovittu, paras tällä hetkellä tunnettu toimintatapojen kooste. Järjestelmää parannetaan jatkuvasti tuloksien, asiakas- ja sidosryhmäpalautteen sekä toteutettujen arviointien perusteella.

Toimintajärjestelmä palvelee organisaation strategiaa ja tarjoaa henkilöstölle ajankohtaisen tiedon selkeästi ja saavutettavasti.

IMS -ohjelmisto on Arterin selainpohjainen toimintajärjestelmäalusta, jonka päälle yritys tai organisaatio voi luoda oman toimintajärjestelmänsä. Selainpohjainen järjestelmä toimii paikasta riippumatta ja se sisältää seuraavat osiot:

  • Prosessit,
  • dokumentit,
  • käsikirjat,
  • mittarit,
  • raportit ja
  • riskit.

Lue lisää IMS-ohjelmistosta tästä.

Dokumenttien ajantasainen hallinta

IMS -ohjelmiston avulla dokumenttien ylläpito, muutosloki ja hyväksyntämenettelyt pystytään tekemään yhdessä paikassa johdonmukaisesti.

Sähköpostimuistutus dokumenttien muutoksien hyväksymisestä hoituu IMSin kautta – ohjelmistossa voit pyytää ennalta määritetyiltä henkilöiltä kuittaukset tiedoston muutoksille.

Näin voit varmistua tiedon perille menosta ja siitä, että tehdyt muutokset vaikkapa ohjeistuksien osalta huomioidaan käytännössä saakka. Samalla tehdyistä muutoksista ja kuittauksista jää jälki järjestelmään.

IMS-ohjelmisto tarjoaa käyttäjilleen aina viimeisimmän version sinne tuoduista ja siellä muokatuista dokumenteista. Ohjelmistossa voit suoraan päivittää esimerkiksi Wors-,  Excel- tai PowerPoint-pohjaiset tiedostot.

IMS -ohjelmiston avulla ajantasaiset dokumentit ovat kaikkien saatavilla. Tarvittaessa dokumenttien katseluoikeutta voidaan rajoittaa esimerkiksi tiimikohtaisesti.

Useamman toimipisteen laadunhallinnan sujuvoittaminen

Kun yhtiön toiminta on jakautunut eri alueille, ovat yhteiset ohjeistukset ja käytännöt toiminnan sekä laadunhallinnan kannalta erityisen tärkeitä.

IMS -ohjelmistolla rakennetun toimintajärjestelmän avulla varmistat kaikilla olevan ajantasaiset ohjeistukset käytössään, ja pystyt seuraamaan näppärästi raportoinnin ja mittariston avulla toimipisteiden toimintaa, vaikket itse olisi fyysisesti paikalla.

Toimintajärjestelmän avulla pystyt osallistamaan henkilökuntaa toiminnan kehittämiseen hyödyntämällä järjestelmään luotujen raporttien ja mittariston avulla.

IMS-ohjelmistosta löytyy MOF eli mobiiliraportointimahdollisuus. Tämä toiminnallisuus madaltaa kynnystä kentältä tehtävään raportointiin. Raportonnin avulla tieto valuu määritetyille vastuuhenkilöille reaaliaikaisesti ja tiedonkulku tehostuu. Näin myös mahdollisiin epäkohtiin ja riskeihin pystytään reagoimaan nopeasti.

Tiedon helppo löytyminen vapauttaa aikaa arvoa tuottavaan työhön

Kun oman tehtävän kantilta tärkeät ohjeistukset ja dokumentit ovat helposti saatavilla, käytännön tekeminen sujuvoituu. Aikaa ei kulu tiedon etsimiseen tai ohjeistuksien uusimman version varmistamiseen.

Tiedon helppo saatavilla olo vaikuttaa työn laatuun, kun puuttuvia tai vanhentuneita ohjeistuksia ei käytetä.

Toimintajärjestelmällä kohti prosessiomistajuutta ja prosessijohtamista

Toimintajärjestelmän avulla luot edellytykset prosessiomistajuuden toteuttamiselle ja prosessijohtamiselle:

  • Toimintajärjestelmään luodaan kuvaukset prosesseista, jotta nähdään selkeästi mitä johdetaan.
  • Toiminnan prosesseja tukee dokumentaatio, joka ohjaa toimintaa.
  • Prosessien toteutumista seurataan erilaisilla raporteilla – Raportointia voi soveltaa toimialan mukaisesti, vaikkapa raaka-aineiden menekin seuraamiseen tai omavalvontaan.
  • Mittarit indikoivat eri asioiden kehittymistä ja helpottavat operatiivista johtamista.
  • Riskien ja mahdollisuuksien kuvauksia katselmoidaan tehdyn vuosikellon mukaisesti.

Johdon sitouttaminen

Hyvällä prosessihallinnalla on mahdollista saavuttaa merkittäviä hyötyjä ja kilpailuetua markkinoilla. Kun tekeminen on kuvattua, voidaan eri osa-alueita kehittää kohdistamalla resurssit oikein. Prosessien tarkoitus on siis linjata organisaatio saavuttamaan menestystä.

Nykymaailmassa kaikkea toimintaa leimaa jatkuva muutos. Ilman kykyä johtaa ja kehittää prosessejaan omassa ekosysteemissään, organisaatio tulee väistämättä taantumaan.

Menestyjäorganisaatiot hiovat asiakastyytyväisyyteen vaikuttavat prosessinsa huippuunsa. Ne myös mittaavat ja optimoivat prosessejaan jatkuvasti. Taustaymmärryksenä on se, mitä ja erityisesti miten yritys tuottaa palveluaan paremmin kuin kilpailijansa. Pelkkä prosessien kuvaaminen ja mittaaminen ei sinällään riitä, lisäksi tulee ymmärtää, miten yhtiössä toimivien roolit linkittyvät asiakashyötyyn.

Tekemämme Prosessitutkimus 2019 mukaan prosessijohtamisessa edistyneissä organisaatioissa koetaan, että toiminnalla vaikutetaan organisaation sosiaaliseen ja ekologisen vastuullisuuden tuloksiin sekä henkilöstötyytyväisyyden ja talouden tuloksiin. Tutustu tarkemmin Prosessitutkimus 2019 -raporttiimme täällä.

Lue lisää:

Kokeile itse IMS-ohjelmistoa prosessi- ja laatutyön tukena tilaamalla ilmainen demo:

Tilaa demo-tunnukset tällä lomakkeella ja kokeile IMS-ohjelmistoa ilmaiseksi:

Lähettämällä hyväksyn, että antamani henkilötiedot tallennetaan Arter Oy:n suoramarkkinointirekisteriin.

Kirjoittaja

Arterin avainasiakaspäällikkönä Tommi Eerola auttaa teitä luomaan ja syventämään järjestelmällisen kehittämisen käytäntöjä organisaatiossanne. Hänen päivittäisten asiakastapaamistensa aiheita ovat kokonaisuuden- ja laadunhallinta sekä prosessien kehittäminen. Tommin kanssa pääsette rakentamaan ratkaisuja kohti laadukkaampaa ja hallitumpaa liiketoimintaa Arterin ohjelmistojen avulla.

Liittyvät materiaalit