Blogi

Havainnoinnista mittaamiseen – mittaamisesta tietämykseen

Jatkuvan kehittämisen sykli vaatii toimiakseen havaintoja. Havaintojen tekeminen voi erityisesti ”suorittavan” portaan toimesta olla usein puutteellista, ja toimintaa kehitetään ilman varsinaisen prosessissa työskentelevän ääntä.

Jatkuvan parantamisen kehän, eli PDCA-syklin kautta tarkasteltuna, Toteuta-vaiheesta ei tällöin saada riittävää tietoa syklin muiden osa-alueiden toimimiseksi ja päätöksiä tehdään liikaa mutu-tuntumalla.

  1. Suunnittele – Määritä kelvollinen tuote/palvelu, päätä toimintatavoista (prosessit) ja tavoitteista. Organisoi toiminta ja varaa resurssit. Tunnista ja hallitse riskit sekä mahdollisuudet.
  2. Toteuta – Toimi, kuten on sovittu (ydinprosessit) ja johda kohti tavoitteita (johtamisen prosessit). Tue ydintoimintaa (tukiprosessit).
  3. Mittaa, arvioi ja analysoi – Seuranta, mittaaminen ja arvioinnit (sisäinen auditointi), johdon katselmukset, toiminnan ja tulosten välinen yhteys.
  4. Paranna ja kehitä – Varmista tavoitteiden ja päämäärien saavuttaminen, kehitä prosesseja, tuotteita ja palveluja, sekä hallitse muutoksia.
PDCA-ympyrä
Demingin ympyrä kuvaa jatkuvan kehittämisen syklin (Plan-Do-Check-Act)

>> Pidin aiheesta myös webinaarin, jonka tallenteen voit katsoa sivun alalaidasta.

Havainnot jatkuvan kehittämisen syklin polttoaineena

Työn havaintoja voi olla monenlaisia. Niitä ovat esimerkiksi

  • hyvät toimintatavat,
  • kehitysehdotukset,
  • poikkeamat,
  • palautteet,
  • läheltä piti -tilanteet ja
  • vaaratilanteet.

Kaikki me itseasiassa teemme näitä edellä mainittuja havaintoja, mutta kerrommeko ne ääneen siten, että organisaatio

  1. saa niistä tietoa ja
  2. niistä voidaan oppia?

Usein organisaatiot ovat unohtaneet ihmiset olennaisena tekijänä erilaisten parannusten takana. On kyseessä sitten tuotanto-, palvelu- tai asiantuntijaorganisaatio, toimintojen kehittäminen tapahtuu kuitenkin kaikissa ihmisten osaamisen avulla.

Kuten W. Edwards Deming on sanonut: ”Huono systeemi mitätöi hyvän ihmisen ponnistelut mennen tullen.” Joten miksi emme panostaisi siihen, että ihminen saa äänensä kuuluviin toiminnan parantamiseksi? Kertomaan sen mikä on hänen onnistumisensa esteenä tai mikä voisi edesauttaa sitä.

Organisaation tietämys perustuu yksittäisiin havaintoihin

Organisaation tietämys perustuu yksittäisiin havaintoihin
Organisaation tietämys perustuu yksittäisiin havaintoihin

Yksittäiset havainnot voi mieltää datapisteiksi, jotka toimivat organisaation tietämyksen lähteenä. Kun kuka tahansa meistä tekee havainnon ja organisaatio on tehnyt siitä raportoinnin mahdolliseksi, syntyy havainnosta organisaatiolle informaatiota.

Yksittäinen (raportoitu) havainto viedään mitattavaksi tiedoksi, jolloin organisaatio saa informaatiota esimerkiksi siitä, millaisia poikkeamia prosessissa tapahtuu. Havainnoista saattaa aiheutua myös toimenpiteitä. Ne lisäävät informaatiota siitä, millaisiin toimenpiteisiin organisaatiossa on ryhdytty tai miten moni ilmoitettu havainto (tyypeittäin) aiheuttaa toimenpiteitä.

Mittarit (mitattava tieto) lisäävät organisaation tietämystä ja toimivat muun muassa jatkuvan parantamisen, strategian ja riskienhallinnan tärkeänä tietolähteenä. Mittauksen avulla pystymme tekemään entistä laadukkaampia päätöksiä.

Jos taas mittaus ei toimi:

  • Strategian toteutus ontuu.
  • Operatiivinen toiminta ei ole tehokasta.
  • Johto ei tiedä, miten heidän alaisensa selviytyvät.
  • Työntekijät eivät tiedä, mitä heiltä odotetaan.
  • Toimintaan sisältyy paljon sellaista, jonka merkityksestä ei tiedetä.
  • Ongelman ratkaisu on tehotonta, koska ongelmien aiheuttajia ja ratkaisujen vaikutuksia ei pystytä todentamaan.
  • Palkitaan vääristä asioista.

Ihmisen tekemän havainnon tärkeyttä puoltaa myös Sidney Yoshidan vuoden 1989 tutkimus ”The Iceberg of Ignorance”, jonka mukaan kaikista ”suorittavan” portaan kohtaamista ongelmista on lopulta ylimmän johdon tiedossa vain 4 %.

Organisaation tietämyksen alkulähdettä kannattaa siis ruokkia ja rohkaista jokaista ihmistä kertomaan omat havaintonsa organisaation tiedoksi. Nämä havainnot ovat organisaation vaalittavia aarteita.

IMS-ohjelmiston avulla luot helposti raportoinnin käytännöt ja mittarit

IMSin Raportit-osio on työkalu havaintojen kirjaamiseen.

IMS Raportin kirjaaminen
IMS Raportin kirjaaminen -esimerkki. (Klikkaa kuva isommaksi).

IMSin Mittarit-osio on työkalu datan keräämiseen ja sen jalostamiseen mitattavaan muotoon.

IMS Mittari
IMS Mittarit-osio -esimerkki. (Klikkaa kuva isommaksi).

Vinkkejä havainnoinnin ja mittaamisen tueksi:

  • Havaintojen kirjaamisesta kannattaa tehdä mahdollisimman yksinkertaista. Aina voi kysyä tarkentavia kysymyksiä.
  • Hyödynnä havainnon kirjaamisessa MOF-sovellus, jolloin kirjaaminen on helppoa tehdä heti ja havainnon tueksi voi liittää suoraan paikan päällä puhelimella otetun kuvan.
  • Tee valmiita tilastointeja ja linkitä ne haluttuihin paikkoihin, esimerkiksi mittariin.
  • Tee automaattisesti päivittyvät mittarit raportilta mittarille.

>> Kokeile IMS-ohjelmistoa ja sen osioita tilaamalla maksuton demokokeilu!

Suosittelen tutustumaan myös:

Katso pitämäni webinaari havainnoista organisaation tietämyksen lisääjinä täyttämällä alla oleva lomake! Saat tallenteen sähköpostiisi.

Täytä tietosi ja lataa webinaaritallenne

Lähettämällä hyväksyn, että antamani henkilötiedot tallennetaan Arter Oy:n suoramarkkinointirekisteriin.

Kirjoittaja

Aki Kärnä on Arterin konsultti ja laatujohtamisen asiantuntija, jolla on vuosien työkokemus julkiselta sektorilta. Aki nostaa toiminnan kehittämisessä aina asiakkaan keskiöön ja tunnistaa asiakkaan tarpeet. Prosessien kehittäminen ja toiminnan mittaaminen ovat Akin vahvuuksia, ja hän etsiikin aina kokonaisuuden kannalta syy-seuraus -suhteita. Aki on itse toiminut aiemmin IMS-toimintajärjestelmän pääkäyttäjänä ja ohjannut lukuisia IMS-ohjelmiston käyttöönottoprojekteja. Häneltä löytyy myös Lean Six Sigma Green Belt -sertifikaatti.

Liittyvät materiaalit