Blogi

Mittaaminen ja analysointi jatkuvan kehittämisen polttoaineena

Onko organisaatiossamme työntekijöillä oikeasti mahdollista onnistua? Vaikka kuinka käytätte porkkanaa, välillä jopa keppiä, tavoitteisiin ei silti päästä. Parhaatkin työntekijät tuntuvat epäonnistuvan ja turhautuvan. Välillä tuntuu, että työntekijöitä palkitaan tuuriin perustuen. Miksi?

Katso alta huhtikuussa 2022 pitämäni Mittaaminen ja analysointi jatkuvan kehittämisen polttoaineena -webinaari. Tallenteen avulla ymmärrät miksi ja miten prosesseja tai liiketoimintaa on järkevää mitata ja miten mittaustulosta kannattaa analysoida.

Mittaatteko oikeita asioita ja osaatko perustella, miksi käytätte valitsemianne mittareita?

Jos johto keskittyy ihmisten hallintaan, kuten esimerkiksi suorituksen arviointiin, se työskentelee suorituskyvyn kannalta viiden prosentin osuuden kanssa, mikä on uskomatonta inhimillisen pääoman hukkaamista. Kun osataan muuttaa systeemiä, johto pystyy vaikuttamaan 95 prosenttiin hallittavista asioista, mikä saa aikaan hämmästyttäviä tuloksia.” – John Seddon.

Huono systeemi mitätöi hyvän ihmisen ponnistelut mennen tullen” – W. Edwards Deming.

Alla olevan kuvan kaltaiseen muutokseen ei todennäköisesti pystytä vain kannustamalla ihmisiä parempaan suoritukseen, vaan muutos onnistuu vain systeemiä muuttamalla eikä se muutos onnistu hakuammunnalla.

Siksi meidän on osattava mitata oikeita asioita ja myös analysoida mittaustuloksia.

Pidä mielessä mittaamisen perimmäinen tarkoitus – epävarmuuden vähentäminen

Emme aina välttämättä täysin ymmärrä mittaamisen perimmäistä tarkoitusta.

Mittaamisen idea ei ole tuottaa tarkkoja, täsmällisiä tai virheettömiä tuloksia, vaan tarkoitus on vähentää päätösten epävarmuutta, eli vähentää virhettä. Tällöin pystymme tekemään entistä laadukkaampia päätöksiä.

Mittaamme usein prosessien tuloksia ja vaikutuksia, jolloin saamme tietää ongelmasta vasta, kun se on käsissä.

Me emme usein tiedä mistä nämä meidän ongelmamme johtuvat, eli mitä ovat ne asiat, jotka vaikuttavat prosessin tuloksiin ja vaikutuksiin.

Esimerkiksi asiakastyytyväisyys on prosessin tulosta ja vaikutusta mittaava mittari, mutta emme me välttämättä tiedä, mitkä asiat siihen vaikuttavat.

Alla esimerkki tekijöistä, jotka vaikuttavat kahvilan asiakastyytyväisyyteen

Asiakastyytyväisyyteen vaikuttavia tekijöitä. KLIKKAA KUVA ISOMMAKSI.

Ymmärrä syy-seuraus-suhteita ja muista Pareton 20/80-sääntö

Syy-seuraus -suhteiden ymmärtäminen on mittaamisessa suuressa roolissa.

Emme pysty mittaamaan kaikkia kahvilan asiakastyytyväisyyteen liittyviä asioita, mutta tarkoitus onkin löytää ne merkittävimmät tekijät.

Hyvä nyrkkisääntö on Pareton 20/80-sääntö, eli 20 prosenttia tekijöistä vaikuttaa 80 prosenttiin tuloksista.

Mittaamisen idea ei ole tuottaa tarkkoja, täsmällisiä tai virheettömiä tuloksia, mutta jos oikeasti pystymme mittaamaan tekijöitä, jotka vaikuttavat 80 prosenttisesti prosessimme tuloksiin ja vaikutuksiin, alamme todella pääsemään kiinni tekijöihin, joihin vaikuttamalla työntekijöillä on mahdollisuus onnistua työssään.

Toiminnasta tulee ennakoivampaa kun tunnistatte merkittävimmät tekijät, jotka vaikuttavat prosessin lopputulokseen

Kun pystymme mittaamaan merkittävimpiä tekijöitä, toiminnastamme tulee huomattavasti ennakoivampaa ja pystymme tekemään ennalta päätöksiä, jotka vaikuttavat halutulla tavalla meidän asiakastyytyväisyyteemme.

Jos emme tutki tekijöitä, jotka vaikuttavat prosessin ulostulomittariin, saatamme joko käyttää kehitysresurssimme täysin vääriin asioihin, tai sitten sorrumme keskittymään vain työntekijöidemme suoritukseen ymmärtämättä, mitkä asiat siihen vaikuttavat.

Suosittelen tutustumaan myös:

👉 Havainnoista mittaamiseen – mittaamisesta tietämykseen | blogi
👉 Mittariston rakentaminen IMS-ohjelmistossa | blogi
👉 Hyvän mittarin ominaisuudet | blogi

Kirjoittaja

Aki Kärnä on Arterin konsultti ja laatujohtamisen asiantuntija, jolla on vuosien työkokemus julkiselta sektorilta. Aki nostaa toiminnan kehittämisessä aina asiakkaan keskiöön ja tunnistaa asiakkaan tarpeet. Prosessien kehittäminen ja toiminnan mittaaminen ovat Akin vahvuuksia, ja hän etsiikin aina kokonaisuuden kannalta syy-seuraus -suhteita. Aki on itse toiminut aiemmin IMS-toimintajärjestelmän pääkäyttäjänä ja ohjannut lukuisia IMS-ohjelmiston käyttöönottoprojekteja. Häneltä löytyy myös Lean Six Sigma Black Belt -sertifikaatti.

Liittyvät materiaalit