Blogi
Organisaation ISO-kuva – näin dokumentoit organisaation toiminnan isossa kuvassa
Johtamisen, laadunhallinnan ja kehittämisen tueksi on aina tarvittu kuvausta liiketoimintamallista ja ymmärrystä toimintaympäristöstä. Taustoitusta toimialasta, organisaation koosta, toimintamallista, kumppaneista, asiakkaista, henkilöstöstä sekä yleisistä organisaation toimintaan liittyvistä perustiedoista.
Katso marraskuussa 2023 pidetyn webinaarin tallenteelta:
- mitä organisaation ISO-kuva tarkoittaa,
- mitä hyötyä se tuottaa ja
- ota ensimmäiset askeleet kohti organisaation ISO-kuvan hahmottamista. 👇
Ethän yritä visualisoida kaikkea yhteen kuvaan – ISO-kuvan minimi
Mitä käytännössä sitten pitäisi kuvata, jotta ISO-kuva olisi selkeä. Usein ajatellaan, että pitäisi saada kuvattua kaikki tärkeä yhteen kuvaan.
Ikävä kyllä siinä hyvin harva on onnistunut. Päinvastoin kuvista on saattanut tulla sekavia ja vaikealukuisia.
Tässä esimerkki ISO-kuvan minimistä, jossa olisivat ainakin nämä asiat kuvattuna omina kokonaisuuksinaan:
- Kuva toimintaympäristöstä / ekosysteemistä -keiden kanssa toimimme.
- Organisaatiokaavio -roolit ja vastuut, kulurakenteet.
- Prosessikartta -työnkulku, sujuvuus, ongelmien ehkäisy.
- Palvelukartta -millaisia palveluita tai palvelukokonaisuuksia tuotamme.
- Tiedonhallintamalli -miten säilytämme tietoa, missä käsittelemme tietoa.
ISO-standardin sisällön ymmärtämistä haittaa usein standardikielen vaikeuden sijasta se, että standardia tulkitsevalla ei ole selkeää kuvaa omasta organisaatiosta
Me arterlaiset teemme standardeihin liittyvää työtä, mutta myös leikittelemme standardeilla tietoisesti. Mielikuva niistä kun usein on se, että ne ovat vaikeaselkoisia tai että pitää olla pätevyyttä ennen kuin voi standardeja käyttää. Sitä mielikuvaa vastaan saamme punnita sanojamme joka päivä, niin asiakkaissa, kuin uusia työntekijöitä perehdyttäessämme.
ISO-standardit ovat maineestaan huolimatta varsin selkeitä, koska niitä yhdistää samankaltainen rakenne.
Standardien sisällön ymmärtämistä haittaakin usein standardikieltä enemmän, mikäli käyttäjällä ei ole selkeää kuvaa omasta organisaatiosta.
Erilaisten esimerkkien ja metaforien avulla on monesti helpompi selittää. Siksi välillä käytämme myös yhteistä aikaa tällaisiin pohdintoihin.
Sanaleikki ISO-kuva auttaa sinua muistamaan
Yhden tällaisen pohdinnan aikana sitten välähti. Mehän emme ole koskaan uskaltaneet leikkiä tällä kaikkein itsestään selvimmällä, eli iso-lyhenteellä ja sen suomenkielisellä merkityksellä.
Standardien etuliitteeksi se tulee sanoista International Organization for Standardization.
Kun tämän helppoakin helpomman sanaleikin keksimme, nauroimme ääneen. Kehtaako tätä nyt edes käyttää. ISO-kuva, siitähän tässä koko hommassa on kyse.
Iso kuva, big picture, kokonaiskuva, toimintaympäristö, ekosysteemi ja lukemattomat canvas pohjat, joihin olemme toimintaamme kuvanneet ihan vilisivät puheissa.
Kaikki liiketoiminnan kehittämiseen tähtäävät viitekehykset lähtevät liikkeelle siitä, että organisaation on ensin tunnistettava oma toimintansa isossa kuvassa
Kaikki tuntemamme viitekehykset lähtevät liikkeelle siitä, että ensin pitää tunnistaa oman organisaation ISO-kuva. Vasta sitten voi miettiä mitä joku vaatimus tai tarve tarkoittaa. Yksinkertaista ja tarpeellista.
Omaan liiketoimintaan liittyvät toimijat ja niiden vaikutukset on tärkeää tunnistaa. Siitä on hyötyä suunnitteluun ja johtamiseen silloinkin, kun tavoitteena ei ole sertifikaatti tai joku muu tunnustus.
Vaikka suunnittelemme, hyödynnämme ja myymme malleihin ja työkaluihin liittyviä ohjelmistoja ja palveluita, meidänkin pitää muistaa, että väline ei ole itse tavoite, vaan vain keino päästä tavoitteeseen.
Jos sanaleikki ISO-kuva auttaa yhtäkin toimijaa selkeämmin ymmärtämään myös standardin vaatimuksia, on se kaiken oivaltamisen ilosta kummunneen naurun arvoinen.
Suosittelen sinulle näitä sisältöjä:
👉 11 askelta ekosysteemin mallintamiseen | blogi
👉 Prosessien kuvaaminen kolmisivutekniikalla | blogi
👉 Liiketoiminnan kehittäminen alkaa dokumentaation hallinnasta ja toiminnan kuvaamisesta | blogi
