PRP-Plastic Oy
ISO 9001:2015 -sertifikaattiin siirtyminen sekä auditointeihin valmistautumisen helpottaminen
Vuonna 1990 perustettu PRP-Plastic Oy on muovisiin prosessilaitteisiin erikoistunut teollisuuden alihankkija. PRP-Plastic suunnittelee ja valmistaa muovisia prosessilaitteita sekä putkistoja. Heidän toiminnallaan on myös ISO 9001:2015 sertifikaatti.
Toimintaa yhtiöltä löytyy kolmesta toimipisteestä Mäntsälästä, Porista ja Keminmaalta. Liiketoiminta on jaettu PRP-Plastic Oy:n ja Modul-Plastic Oy:n kesken seuraavanlaisesti:
- PRP-Plastic Oy keskittyy laitevalmistukseen Mäntsälän toimipisteessä.
- Modul-Plastic Oy keskittyy asennus ja kunnossapitoasioihin Porin ja Keminmaan toimipisteissä.
Asiakkainaan PRP-Plasticilla on teollisuuslaitokset, jotka käsittelevät vaarallisia ja aggressiivisia kemikaaleja. Vaarallisten kemikaalien kanssa työskentelyyn vaikuttaa Turvallisuus- ja kemikaaliviraston Tukesin määräykset.
Samat Tukesin määräykset vaikuttavat myös asiakkaamme PRP-Plasticin toimintaan ja esimerkiksi vaarallisten aineiden käsittelyssä käytettävät putkistot ja säiliöt tulevat noudattaa annettuja määräyksiä ominaisuuksiltaan.
Myös muut ulkoiset vaatimukset vaikuttavat asiakkaamme toimintaan, kuten vaatimukset henkilöstön hitsauspätevyyksille ja laitesuunnittelulle.
Asiakastarina tiivistetysti:
- LÄHTÖTILANNE: ISO 9001:2015 -sertifikaattiin siirtymisen ajankohtaisuus sekä auditointeihin valmistautumisen helpottaminen.
- RATKAISU: IMS-ohjelmiston hyödyntäminen sertifikaatin mukaisen toiminnan varmistamisessa ja todentamisessa.
- TULOKSET: Omiin tarpeisiin sopivan laatujärjestelmän rakentaminen IMS-ohjelmiston avulla, auditointeihin ja arviointikäynteihin valmistautumisen helpottuminen sekä parannusta poikkeamien kirjaamiseen.
Lähtötilanne
Asiakkaamme toiminnalla on ollut ISO 9001 -sertifikaatti jo vuodesta 2006 lähtien. Vuonna 2017 PRP-Plasticilla tuli ajankohtaiseksi siirtyä ISO 9001:2015 -sertifikaattiin ja samalla asiakkaamme tunnisti tarpeensa helpottaa auditointeihin valmistautumista.
Auditointeihin valmistautumiseen saattoi mennä muutamia päiviä jopa viikko aikaa, kun dokumentaatiota oli eri paikoissa ja dokumenttien ajankohtaisuus piti varmistaa ja hoitaa kuntoon ennen auditointia”, kertoo PRP-Plasticin toimitusjohtaja Jarkko Räihä.
Ratkaisu
Asiakkaamme päätyi valitsemaan IMS-ohjelmiston, selainpohjaisen toimintajärjestelmän alustan, käyttöönsä kehittääkseen toimintaansa sekä varmistaakseen edellytykset ISO 9001:2015 -sertifikaatin mukaiselle toiminnalle.
Arterin IMS-ohjelmisto tuli tutuksi PRP-Plasticille heidän kanssaan samaan konserniin kuuluvan yrityksen omien kokemuksien kautta.
IMSin toiminnallisuuksista vakuuttivat erityisesti:
- Prosessikuvauksen tekemisen selkeys ja tiedon visualisoiminen,
- dokumenttien ajankohtaisuuden varmistaminen esimerkiksi lukukuittausten ja katselmointien avulla,
- mahdollisuus tehdä organisaation laatujärjestelmästä eheä kokonaisuus ja eri paikoissa olevan tiedon tuominen yhteen paikkaan ohjelmiston avulla.
Tulokset
IMSin avulla asioita ja prosesseja on helppo selittää ulkoisille arvioijille sekä omalle henkilökunnalle tiedon visualisoinnin avulla. Auditointeihin ja arviointikäynteihin valmistautuminen on helpottunut erityisen paljon, enää ei tarvitse kaivella tietoja erillisistä mapeista, vaan tieto löytyy yhdestä paikasta ja tiedon ajantasaisuuteen voi luottaa,” Jarkko kertoo.
Jarkko kertoo IMS-ohjelmiston käyttöönoton olleen mieltä avartava kokemus ja Arterin asiantuntijuuden olleen erityisen tärkeää koko projektille.
Arterin konsultin, Jari Saalin, kautta saatu tieto siitä, mitä mikäkin asia ISO 9001 -standardissa tarkoittaa, oli meille tärkeää tietoa, kun rakensimme laatujärjestelmää IMSiin”, Jarkko painottaa.
PRP-Plastic rakensi oman laadunhallintajärjestelmän IMS-ohjelmiston avulla konsultin kanssa pidettyjen, yhteensä seitsemän, työpajapäivän avulla. Koko käyttöönottoprojektissa meni noin puolivuotta. Työpajojen välissä ja käyttöönottoprojektin jälkeen PRP-Plasticilla laadunhallintajärjestelmän sisältöä on kehitetty eteenpäin.
IMSin käyttöönottoporjektin työpajapäivien aiheet:
- Prosessi- ja käsikirjaosio
- Dokumentit-osio ja linkitykset osioiden välillä sekä prosessipuun rakentaminen.
- Mittarit ja raportit.
- Laatujärjestelmän ylläpito ja riskit-osion läpikäynti.
- ISO 9001 -sertifikaatin mukainen toiminta toimintajärjestelmän näkökulmasta.
- Viimeistelytyöt.
- Toteutuneen ulkoisen auditoinnin läpikäynti ja toimintajärjestelmän viimeistelytyöt.
Jarkko kertoo ohjelmiston näkyvän tällä hetkellä PRP-Plasticin toiminnassa erityisesti:
- Poikkeama-, asiakas- ja toimittajapalautteiden kautta, joita kerätään IMSin avulla.
- Informatiivisten toiminnan mittarien seuraamisena, mittarit on luotu juuri PRP-Plasticin tarpeisiin.
- Ryhtiliike poikkeamien kirjaamisessa IMSin raporttien kautta ja Arterin IMS Mobile -sovelluksen avulla.
- IMSissä dokumenttipuolelle on tuotu nyt myös laitekortit, toimipisteissä käytössä oleville laitteille, jotta yrityksessä on parempi käsitys siitä, missä mennään minkäkin laitteen elinkaaren, huollon ja ylläpidon suhteen.
- Raporttien hyödyntäminen tiedon keruussa. Esimerkiksi luotujen raporttipohjien avulla kerätään tietoa eri polttoainemäärien käytöstä PRP-Plasticilla. Näin mittaamalla toimintaa, sitä voidaan kehittää esimerkiksi ekologisuus edellä.
PRP-Plasticilla on tavoitteena tuoda IMSin avulla rakennettu laadunhallintajärjestelmä toimihenkilöiden lisäksi myös tuotannon puolelle.
Tämä tarkoittaa sitä, että tiedon määrä ohjelmistossa lisääntyy, koska työohjeiden ja muiden laadun ja valmistuksen tarkkailun kantilta olevan tiedon määrä lisääntyy ohjelmistossa.
Jarkko kertoo sisäisten auditointien olevan heillä muutoksessa. Tavoitteenaan heillä on kehittää auditoinneista aidosti toiminnalle hyötyä tuottavia kokonaisuuksia. Sisäisten auditointien kehitystyössä on tarkoitus hyödyntää Arterin ja Jari Saalin asiantuntijuutta.
