3 askeleella kohti leanimpaa työskentelytapaa

Lopeta multitaskaaminen! Harppaa 3 askeleella kohti leaninpaa työskentelytapaa

Jaa myös muille

Kuvittelet olevasi tehokas. Arvioit ja priorisoit to-do-listaasi, selaat meilejä palaverissa, kurkkaat piippaavaa kännykkää työsi lomassa, multitaskaat. Tuli peittyy tehokkuuden nimissä rautojen alle. Tämä on kuitenkin vain illuusiota tehokkuudesta. Haasta itsesi ajatukseen: entä jos saisit enemmän aikaan tehdessäsi vähemmän?

Resurssitehokkuus vs. virtaustehokkuus

Leanin perusidean voi tiivistää virtaustehokkuuden kasvattamiseen, hukan poistamiseen ja jatkuvaan parantamiseen.

Perinteinen tehokkuusajattelu keskittyy resurssitehokkuuteen, jossa varmistetaan resurssien maksimaalinen käyttö. Toisin sanoen pidetään huoli siitä, ettei työ lopu eikä yksikään työntekijä joutuisi pyörittelemään peukaloitaan. Asiantuntijatyössä työpäivien rakoset täyttyvätkin sähköposteista, palavereista, kirjaamisesta, raportoinnista… Toiminta voi olla näennäisesti täydellisen resurssitehokasta – asiantuntijat pakertavat jatkuvasti työnsä äärellä eikä kenelläkään ole aikaa pyöritellä peukaloitaan – mutta voimme hyvinkin kyseenalaistaa, miten paljon arvoa kyseinen toimintamalli tuottaa.

Resurssitehokkuuden vastakohtana on virtaustehokkuus, joka keskittyy prosessia läpäisevän yksikön kuten asiakkaan tai informaation läpimenoajan minimointiin. Virtaustehokkaassa lähestymistavassa asiantuntijoiden kalentereissa on tilaa oikea-aikaiselle toiminnalle, mutta samalla otetaan riski, että ajoittain työntekijöiden resurssit ovat käyttämättöminä. Alla oleva kuvio havainnollistaa näiden toimintamallien eroa.

Resurssitehokkuus vs. virtaustehokkuus

Molempien tehokkuusnäkökulmien samanaikainen toteutuminen ei ole mahdollista. Asiakkaan näkökulmasta virtaustehokas toimintamalli tarjoaa nopeaa palvelua oikeassa hetkessä. Yrityksen kannalta resurssitehokkuus taas edustaa alentuneita kustannuksia ja sen onkin perinteisesti katsottu olevan ensisijaisesti tavoiteltavaa. Resurssitehokkuuden tavoittelu voi kuitenkin johtaa tehokkuusparadoksiin.

Tehokkuusparadoksi on todellinen

”Resurssien entistä tehokkaampaan hyödyntämiseen keskittyminen lisää työmäärää.”

- Modig & Åhlström

Pitkät läpimenoajat eivät aiheuta vain negatiivisia asiakaskokemuksia, vaan ne aiheuttavat myös lisätyötä organisaatiossa. Mitä pidempään tarpeet ovat tyydyttämättöminä, sitä enemmän lisätarpeita syntyy – mikä johtaa kasvaneeseen työtarpeeseen. Monen asian samanaikaisen työstäminen vaikeuttaa kokonaisuuden hallintaa ja johtaa tehokkuuden alenemiseen, kun uudelleenpriorisointi, lajittelu, etsiminen ja ennen kaikkea uudelleen aloittamisen hitaus syövät työaikaa.

Miten soveltaa tätä omaan työhön? Ota lean-ajattelu osaksi tehokasta työrutiiniasti kolmella askeleella!

3 askeleella leaniksi:

1) Älä häslää!

Ketteryys ei tarkoita sokkona juoksentelua. Kokeilukulttuuri on innovoinnin kulmakivi ja se ei sulje pois sitä, että suunnittelu on lean-filosofian mukaan suotavaa. Siis ennen kuin toimit, suunnittele.

2) Tee kerralla valmiiksi

Tee työsi kerralla valmiiksi alusta loppuun. Vähennä keskeneräisten työtehtävien määrää. Kun aloitat vähemmän, lopetat nopeammin. Myös työn mielekkyys lisääntyy, kun koet useammin aikaansaamisen tunnetta.

3) Opi virheistä

Virheet ovat oppimisen kannalta välttämättömiä. Arvioi ja kehitä toimintaasi jatkuvasti. Pyri hahmottamaan kokonaiskuva ja ymmärtämään roolisi vaikutus muiden työhön kyselemällä ja kuuntelemalla. Näin edistät organisaatiossasi haastavienkin ongelmien ratkaisua.

Lähde: Modig & Åhlström, Tätä on lean – ratkaisu tehokkuusparadoksiin

Haluatko lukea lisää?

Tutustu lean-asiantuntijoidemme koostamaan ilmaiseen oppaaseen!

Lataa ilmainen LEAN pikaopas

Lataa Lean ja Six Sigma pikaopas

Tagged , .

Greete Kriik on Arterin markkinointi- ja viestintäpäällikkö.