Blogi

ISO 9001 -standardin vaatimukset on helppo tulkita väärin

Minimivaatimusten ja valmiin järjestelmän harha

Henkilö 1: “Toiminnan johtamisen perusteistahan tässä ISO 9001 -standardissa puhutaan.”

Henkilö 2: “Niin puhutaan, ihan perusteista ja lisäksi olen kuullut, että standardin vaatimukset eivät ole kovin korkeat.”

Henkilö 3: “Aivan, mutta sehän se tässä onkin usein vaikeaa, kun haluttaisiin vaan ne minimivaatimukset täyttää, että saataisiin se sertifikaatti. Tokihan meillä jatkuvaa parantamista tehdään ja pärjätty on tähänkin asti, joten eihän se meidän laatujärjestelmä mikään olematon asia ole.”

Henkilö 1: ”Ei ehkä olla ajateltu sitä standardin näkökulmasta, mutta meillä on todella vaativat asiakkaat ja siksi olemme luottavaisin mielin, että ei tässä kovin isosta projektista ole kysymys. Varmaan jotain dokumentteja puuttuu, mutta perusasiat meiltä pitäisi löytyä.”

Henkilö 3: “Jos olisi sellainen valmis lista, jonka perusteella voisi tehdä sen laatujärjestelmän.”

Henkilö 2:”Tai voisiko joltain saada valmiin laatujärjestelmän, josta voisi kopioida?”

Ymmärrä laatuvaatimukset oikein

Välillä törmään yllä olevan kaltaisiin keskusteluihin.

Olisi niin mukavaa, kun olisi jossain valmiina lista, josta voisi katsoa mitä pitäisi tehdä tai vaan kopioida valmis laatujärjestelmä omaan käyttöön.

Vaikeus tulee siinä, että ISO 9001 -standardin perusajatus on, että organisaation tulee itse määrittää riittävät keinot vastata eri sidosryhmien tarpeisiin ja odotuksiin.

Kopioimalla tulee rakentaneeksi naapurin järjestelmän omaan organisaatioon. Ne eivät tunnetusti toimi tai tuntuvat oudolta byrokratialta.

  1. Ensin organisaation pitää määritellä, missä toimintaympäristössä toimii ja, mitkä tahot ovat niitä keskeisimpiä sidosryhmiä. Siis tahoja, joihin haluamme omalla toiminnallamme vaikuttaa tai jotka haluavat toimintaamme ohjata tai valvoa.
  2. Kun tämän sisäistää, alkaa helpottaa ja lakkaa kaipaamasta valmista järjestelmää tai listaa.

Oma ainutlaatuisuutemme on todennäköisesti se syy, miksi organisaatiomme on olemassa ja siksi myös laatuvaatimukset pitää ymmärtää oman toiminnan laatuun ja laajuuteen perustuen.

Tunnista ISO-standardeissa käytetyt verbimuodot

Lukuteknisesti kaikki standardit tarjoilevat melko helposti ne vaatimukset. Eli verbimuoto paljastaa onko kyseessä vaatimus vai suositus.

ISO-standardi itsessään määrittää vaatimuksen ja suosituksen eron seuraavanlaisesti:

  • Tekstissä oleva “on tehtävä” rakenne merkitsee vaatimusta.
  • Tekstissä oleva “olisi tehtävä” merkitsee suositusta.

Esimerkiksi ISO 9001 -standardin kohdassa 8.3.6 sanotaan, että organisaation on säilytettävä dokumentoitua tietoa suunnittelun ja kehittämisen muutoksiin, katselmointien tuloksiin, muutosten valtuutuksiin ja toimenpiteisiin, joilla haitalliset vaikutukset on pyritty estämään.

Voi kuulostaa ensi lukemalla vaikealta, mutta kun nostaa katsetta hieman ylemmäs niin huomaa, että isossa kuvassa ollaan kohdassa Toiminta (8) ja tarkemmin ottaen kohdassa Tuotteiden ja palveluiden suunnittelu ja kehittäminen (8.3). Sen jälkeen tuntuukin loogiselta, että jos tuotteiden tai palveluiden suunnittelua tai kehittämistä muutetaan, on edellä mainitut asiat järkevää dokumentoida.

Standardi ei vaadi mitään tai ainakaan mitään järjetöntä – vaatimukset tulevat sidosryhmiltä

Usein käytetty väite ISO-standardeihin liittyen on, koska standardi vaatii. Silloin on hyvä muistuttaa itselleen, että standardi ei varsinaisesti vaadi yhtään mitään.

Sidosryhmät, eli asiakkaat, omistajat, rahoittajat, viranomaiset, yhteistyökumppanit ja henkilöstö ovat niitä olemassa olevia tahoja, joiden odotuksia ja vaatimuksia laatujärjestelmän avulla pidetään hallinnassa.

ISO 9001 mukaisesti rakennetussa laatujärjestelmässä organisaatiossa on toimintamalleja, joilla varmistetaan, että sidosryhmien odotukset ja vaatimukset ovat selvillä ja toimintaa suunnitellaan, toteutetaan, seurataan ja kehitetään näiden vaatimusten mukaisesti.

Standardit ja varsinkaan ISO 9001 ei vaadi mitään järjetöntä. Päin vastoin, kaikki se mitä sisällytämme laatu-, johtamis- tai toimintajärjestelmäämme, pitää olla järkevää ja tarkoituksenmukaista, jotta se olisi standardin perusperiaatteiden mukaista. Siksi ylitulkitseminen ei kannata.

Jatkuvuuden kannalta minimivaatimuksien perässä juokseminen ei kannata

Toive, että käytäisiin vain minimivaatimukset läpi tai rakennettaisiin vain minimivaatimukset täyttävä laatujärjestelmä puolestaan tuntuu usein siltä järjettömältä vaihtoehdolta.

Laatu, ympäristö ja turvallisuus ovat asioita, joiden vaatimukset menevät koko ajan edellä karkuun.

Keskittymällä varmistelemaan sitä, että ei tulisi tehneeksi mitään ylimääräistä laatunsa eteen, voi olla jatkuvuuden kannalta iso virhe.

Mallit ja työkalut auttavat ja nopeuttavat oppimista – ISO 9001 -template apunasi

Me Arterilla olemme sitä mieltä, että jokaisen, joka toimii omassa organisaatiossaan johtamis- tai kehittämistehtävissä on hyvä tuntea ISO 9001 -standardin perusteet. Emme kuitenkaan halua, että perusteiden sisäistäminen olisi vaikeaa.

Siksi tavoitteemme on, että koulutusmateriaaleissa ja IMS-ohjelmistossa on mahdollisimman paljon tulkintaa ja standardin perusteiden ymmärtämistä helpottavaa materiaalia.

Uusin tuotteemme on IMS-ohjelmistossa sijaitseva ISO 9001 -template. Sen avulla ensimmäistä kertaa laatujärjestelmää rakentava säästää aikaa ja voi hyödyntää malleja ja oppeja, joita meillä on vuosien varrella kertynyt.

Ja kyllä sieltä templatesta ja materiaaleista niitä tsekkilistojakin löytyy, vaikka blogin alussa niitä vähättelin. Kunhan ensin on aidosti tunnistanut ja ymmärtänyt oman toimintaympäristön vaatimukset, listojen ja mallien avulla voi nopeuttaa työtä ja varmistaa, että olennaiset kohdat omassa järjestelmässä on huomioitu.

Jos edustamallasi yrityksellä on niin sanottu “Savolainen laatujärjestelmä”, eli tekemistä vaille valamista, niin soittele tai laita viestiä. Arvioidaan tilanne ja katsotaan olisiko uudesta ISO 9001 -templatesta hyötyä teille.

ISO 9001 -template eli mallipohja, Arter Oy
IMS-ohjelmistossa sijaitsevan ISO 9001 -templaten etusivunäkymä. KLIKKAA KUVA ISOMMAKSI.

Näitä asioita ISO 9001 -template sisältää

  • Selkokielelle käännetty ISO 9001 –standardi ja sen vähimmäisvaatimukset.
  • Malli organisaation prosessikarttalle.
  • Valmiita prosessikuvauksia – sisäiset auditoinnit, johdonkatselmukset, laatupolun rakentaminen.
  • Auditointiohjelman suunnittelun tueksi tarkoitettu dokumenttipohja.
  • ISO 9001 –standardin mukaisen laatukäsikirjan valmis sisällysluettelo.
  • Raporttipohjia – auditointi, havainto/poikkeama, asiakaspalaute, kehitysehdotus ja läheltäpiti.
  • Riskienhallinta – riskienjaottelu strategiset, operatiiviset, turvallisuus- ja vahinko, taloudelliset ja määrittelemättömät riskit.
  • ISO 9001 –templaten etuisvunäkymän, joka on PDCA-mallin mukainen. Näkymä kerää dokumentoidun tiedon organisaation toiminnasta yhteen PDCA-mallin mukaisiin kokonaisuuksiin: suunnitteluun, toimintaan, arviointiin ja johtamiseen.

Suosittelen sinulle näitä sisältöjä:

👉 Näin rakennat ISO 9001 mukaisen laatujärjestelmän | ladattava pikaopas
👉 Kuinka vastata ISO 9001 -standardin vaatimuksiin? | blogi
👉 Tutustu ISO 9001- templateen ja tilaa demo

Kirjoittaja

Elina vastaa Arterin asiantuntijapalveluista. KM Elina Mäkinen on toiminut liiketoiminnan ja laadun kehittämistehtävissä yli 20 vuotta. Hän on EFQM:n akkreditoima arvioijakouluttaja ja EFQM -pääarvioija, ISO9001 Lead Auditor sekä EFQM Sustainability Assessor.

Elinalla on erittäin laaja tietämys erilaisten prosessi-, laatu-, arviointi-, riskienhallinta- ja innovointityökaluista. Hän omaa vahvaa osaamista myös kokonaisarkkitehtuurissa ja palvelumuotoilussa sekä IMS- ja ARC -ohjelmistojen hyödyntämisessä kehittämisen ja johtamisen välineinä. Käytännön kokemusta kokonaisvaltaiseen toiminnan kehittämiseen on kertynyt yli 200:n asiakasorganisaation kanssa työskentelystä. Ominaista Elinan vetämille työpajoille on se, että niissä ei junnata teorioissa, vaan tehdään yhdessä asioita eteenpäin.