Blogi

Näin auditointi tehdään 7 askeleella

Miten auditointi tehdään? Olemme laatineet 7 askeleen tiekartan, jolla pääset alkuun auditointimatkallasi.

1. askel: Määrittele auditoinnin tarkoitus

Määrittele, miksi auditointia lähdetään tekemään. Syynä voi olla esimerkiksi viranomais- tai standardivaatimuksien täyttämisen osoittaminen tai merkittvän asiakkaan toive. Auditoinnin toteuttaminen voi olla myös keino kehittää toimintaa ja hankkia tietoa organisaation vahvuuksista ja kehityskohteista.

2. askel: Valitse auditoijat

Kokoa auditointitiimi. Auditoijan rooli on huomattava onnistuneen auditoinnin kannalta ja onnistumisen kannalta auditoijan tärkeitä ominaisuuksia ovat haastattelu-, kuuntelu- ja havainnointitaidot sekä taito kysyä oikeita kysymyksiä. Sanotaankin, että hyvällä auditoijalla on pieni suu ja suuret korvat.

Auditointitiimiltä vaaditaan kokemusta, toimialatuntemusta sekä auditoinnin teknistä osaamista. Auditoijilla on oltava pätevyys tehtävän suorittamiseen ja etenkin pääauditoijalla on suositeltavaa olla koulutus aiheesta. Tiimiä valittaessa on varmistettava auditoinnin riippumattomuus. Nyrkkisääntönä on, että kukaan ei auditoi omaa työtään.

3. askel: Tee vuosisuunnitelma

Auditointeja suunnitellaan sekä vuositasolla että yksittäisten auditointien tasolla. Tee ensin vuosisuunnitelma, joka perustuu yrityksen strategisiin tavoitteisiin: mitä asioita tulee siis kehittää, jotta yritys pääsisi tavoitteisiinsa. Strategisiin tavoitteisiin peilaten voidaan tehdä esimerkiksi tuote-, prosessi- tai toimintoauditointeja. Laadi auditointien aikataulusta vuosikello sekä aseta auditoinneille teema.

4. askel: Valmistaudu auditointiin

Valitse lähestymistapa auditointiin – lähdetäänkö siis tekemään tuoteauditointia, prosessiauditointia vai esimerkiksi järjestelmäauditointia (lisätietoja auditointien mahdollista painopisteitä tästä artikkelista). Päätä, ketä auditointiin osallistuu ja mitä tehtäviä siihen liittyy. Selvitä, mistä tarvittava materiaali löytyy. Suunnittele aikataulu, laadi auditointikysymykset ja jaa vastuut. Muista informoida kaikkia osapuolia perusteellisesti etukäteen.

5. askel: Toteuta auditointi

Auditointiprosessi pysyy hyppysissä, kun sen jakaa selkeisiin osiin. Pidä mielessä neljä tärkeintä osa-aluetta auditoinnin toteuttamisen kannalta:

  • Avauspalaveri. Osallista palaveriin auditoitavan alueen vastuuhenkilöitä ja tee tarvittaessa päivityksiä auditointisuunnitelmaan.
  • Kenttäkierros, keskustelut ja havainnot. Tämä on auditoinnin ydintä ja merkittävä keino saada kohteesta arvokasta tietoa.
  • Muistiinpanot. Muistiinpanot, valokuvat ja kopiot asiakirjoista ovat auditoinnin kannalta kriittistä todistusaineistoa.
  • Johtopäätökset. Kehityskohteiden tunnistaminen on auditoinnin tärkein tehtävä, joiden avulla organisaation toiminnan kehitys mahdollistuu.

6. askel: Tee yhteenveto ja raportoi

Järjestä päätöskokous ja raportoi auditoinnissa esiin tulleet asiat selkeästi ja ytimekkäästi, jotta niiden pohjalta olisi mahdollisimman helppo lähteä tekemään kehitystoimenpiteitä. Raporttiin tulee kirjata auditoidun kohteen vahvuudet, kehityskohteet ja poikkeamat. Syyllisiä ei etsitä eikä auditoinnissa arvioida yksittäisten henkilöiden toimintaa, vaan tarkastellaan prosessien ja toimintatapojen oikeellisuutta.

7. askel: Suunnittele kehitystoimenpiteet

Auditointi on paljastanut kehityspotentiaalin, joten suunnittele löydöksiin sopivat kehitystoimenpiteet. Ennen auditointiprosessin sulkemista löydökset tulee korjata ja parantamispotentiaalit käsitellä. Laadi siis kehitystoimenpiteille selkeä aikataulu, varmista resurssit sekä jaa vastuut. Seuraa toteutusta ja varmista auditoinnille onnistunut päätös.

Kirjoittaja

Greete vastaa Arterilla asiakastuesta ja asiakassuhteiden kehittämisestä. Toiminnan kehittäminen, haasteiden ratkaisu juurisyitä myöten ja aidot kohtaamiset ovat hänen sydäntään lähellä. Toisin sanoin asiakkaiden menestys on Greetelle työn suola! Hän on myös innokas asiantuntijatyön leanaaja, ja puhuu tutkittuun tietoon perustuvan päätöksenteon, systemaattisen työskentelyn ja jatkuvan parantamisen puolesta. Työn ulkopuolella Greeteen voi törmätä niin laavulla kuin konserttilavallakin.

Liittyvät materiaalit