ASIAKKAANA VUODESTA 2015
KÄYTÖSSÄ OLEVA OHJELMISTO

Yhtenäinen toimintajärjestelmä toimintaansa kehittävälle Mehiläiselle

Yli 100- vuotias Mehiläinen on tunnettu yksityinen terveys- ja sosiaalipalveluiden tuottaja Suomessa. Sen palveluita käyttää noin kaksi miljoonaa suomalaista. Keväällä 2015 Mehiläinen päätti siirtyä aikaisemmasta toimintajärjestelmästä uuteen IMS järjestelmään. IMS otettiin Mehiläisen laatupäällikkö Jaana Ikosen mukaan käyttöön, koska Mehiläinen tarvitsi yhden yhtenäisen valtakunnallisen toimintakonseptin. Uudistus päätettiin tehdä samassa yhteydessä Intranet -uudistuksen kanssa.  

Toimintajärjestelmä haluttiin luoda yhtenäiselle alustalle – tavoitteena on sähköinen järjestelmä, jossa ohjeistus olisi saman näköinen Helsingistä Ouluun, sanoo Ikonen.

Lisäksi Mehiläinen tavoitteli konsernin laajuisesti ISO 9001 ja ISO 14001 -sertifikaatteja.

IMS järjestelmän valitsemisen taustatekijöitä

Mehiläinen -konsernilla oli ollut toimintajärjestelmä käytössä jo vuodesta 2000, mutta aikaisemmat järjestelmät eivät olleet yhtä toiminnallisesti monipuolisia kuin IMS. Aikaisemmin prosessikuvauksia oli luotu FlowChartilla ja laatudokumentit löytyivät erillisestä dokumenttipankista. Samoin osa toimintaa kuvaavasta materiaalista oli toisaalla Intranetissä.  IMS mahdollistaa Mehiläiselle kaiken tämän materiaalin keskittämisen yhteen paikkaan, johon henkilöstöllä on helppo pääsy.

Samoin toivotut toiminnallisuudet, kuten dokumenttien hallinta ja mittaristo olivat IMS:ssä valmiina. Muina valintaan vaikuttavina tekijänä Ikonen mainitsee järkevän hinnoittelun sekä sen, että IMS oli jo käytössä julkis- ja terveydenhoitopuolella.

Käyttöönoton vaatimien toimien jakaminen tärkeää

IMS toimintajärjestelmä on tällä hetkellä Mehiläisellä käyttöönottovaiheessa ja pääsy IMS:in on toistaiseksi vain pienellä joukolla henkilökuntaa. IMS on kuitenkin osoittanut jo käyttöönottovaiheessa etunsa, kun esimerkiksi alakohtaisten prosessikuvausten laatimisen voi vastuuttaa eri henkilöille.

Samalla minulla kuitenkin säilyy kokonaisnäkyvyys ja voin valvoa miten kuvaukset ja niiden laatiminen edistyy, toteaa Ikonen.  

Jatkuvan parantamisen toimintamalli

Mehiläisellä on käytössä ns. ”jatkuvan parantamisen toimintamalli”, johon IMS helppokäyttöisyytensä ja tehtävien vastuuttamismahdollisuuksiensa vuoksi soveltuu hyvin. ”Aikaisemman toimintajärjestelmän ongelma oli se, ettei prosessikuvauksia päivitetty vastaamaan muutoksia”, sanoo Ikonen.  Hän uskoo, että Mehiläisessä IMS tulee aktiiviseen käyttöön ja hän toivoo myös, että ohjelmistoa jatkokehitetään. Kehityssuunnista hän mainitsee muun muassa pilvipalvelut ja niiden käyttäjien huomioinnin, joilla ei ole käytössään muita kuin ilmaisohjelmia.

Ikonen toivoo hyödyntävänsä IMS:iä myös ns. ”pitkien prosessien selvittämisessä”. Esimerkkinä hän mainitsee laskutusprosessin. ”Meillä voi asiakkaan laskutusprosessi hyvinkin pitkä. Kokonaisuus alkaa siitä kun asiakas ensimmäisen kerran tulee vastaanotolle. Sen jälkeen voi olla useita vaiheita kuten lääkärikäyntejä tai testejä. Kaikki tämä kuitenkin tulee näkyä selkeästi ja oikeellisesti asiakaslaskussa. Tähän Ikonen toivoo IMS:n tuovan näkyvyyttä. Hän haluaa pitää IMS:n hyvin käytännönläheisenä Mehiläisen työntekijöitä ja heidän perehdyttämistään ajatellen.  Toiveena on, että uusi henkilö löytää helposti tarvitsemansa dokumentaation ja oma rooli osana organisaatiota hahmottuu selkeästi.

IMS:n käyttöönoton suhteen Ikonen sanoo IMS:n rakentaminen lähteneen ruohonjuuritasolta – asiakasprosesseista. Hallinto tulee seuraavana, sitten tukipalvelut ja keväällä 2016 tulee johdon osuus. 

”Tarkoitus on julkaista IMS henkilökunnalle keväällä 2016”, summaa Ikonen Mehiläisen tavoitteita toimintajärjestelmän kehittämisen suhteen.