ASIAKKAANA VUODESTA 2006
KÄYTÖSSÄ OLEVA OHJELMISTO

IMS toi neljä valtionhallinnon organisaatiota saman katon alle Liikenteen turvallisuusvirastossa

Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi vastaa liikennejärjestelmän viranomaistehtävistä, kehittää sen turvallisuutta ja edistää ympäristöystävällisyyttä. Neljän aiemmin erillisinä organisaatioina toimineista eri liikennemuotoihin keskittyneistä virastoista yhdistetyn organisaation yhtyeensaattaminen on monivaiheinen prosessi, jossa myös johtamis- ja laadunhallintajärjestelmällä on oma, tärkeä roolinsa.

Merenkulun puolella on jo pitkään vaadittu laatustandardien käyttöä ja nyt haluttiin saada laatustandardi koko organisaatiolle, sanoo kehityspäällikkö Aino Varhimo Trafista. Tähän päästiinkin kohtuullisin panoksin, jatkaa Varhimo. IMS on järjestelmänä tarjonnut läpinäkyvyyttä ja selkeyttänyt laatu- ja prosessitoimintaa.

Toiminnan läpinäkyvyys on tärkeää, koska näin saadaan esiin niitä heikkoja signaaleja joihin voi puuttua jo omassa sisäisessä auditissa, sanoo Varhimo. Lisäksi auditoinnissa löydetyt poikkeamat tuodaan IMS:in ja käsitellään siellä.

IMS:n sisältö muuttuu ja kehittyy Trafin toiminnan mukana

Varhimo korostaa, että IMS on heillä aktiivisessa käytössä ja prosesseja ja työohjeita katselmoidaan määräaikoina vastamaan käytännön toimintaa. Alkuvuodesta Trafilla on tarkoitus päivittää nykyistä ylätason prosessikarttaa ja tähän IMS onkin erinomainen työväline. Linkit päivittyvät automaattisesti ja version hallinta auttaa palaamaan vanhaan versioon tarpeen vaatiessa. Varhimo uskoo, että yhdistämällä palvelut selkeämmin osaksi prosessikarttaan toiminta jalkautuu helpommin ja myös prosessien kehittäminen on sujuvampaa.

Pääsy järjestelmään on luotu Trafin intranetin etusivulta ja uuden työntekijän tullessa organisaatioon järjestelmän käyttöoikeuksien saaminen on ensimmäisiä perehtymisvaiheeseen liittyviä toimenpiteitä. Myös toiminnan ohjauksessa viitataan laajasti juuri IMS Ohjelmistosta löytyvään tietoon.

Keskitettynä toimintajärjestelmänä IMS tarjoaa hyvän mahdollisuuden toiminnan yhtenäistämiseen Trafin eri toimipisteiden välillä, sanoo Aino Varhimo. Hän tuo esille myös sen, että selainpohjaisena ratkaisuna IMS mahdollistaa käytön yhtälailla Trafin toimipisteestä kuin etätyössä.

Workshop –päivien kautta syvempään toiminnan hahmottamiseen ja ymmärtämiseen

Trafilla on käytetty myös aktiivisesti IMS:n liittyviä palveluita.Sisällöntuotannon workshopit ovat olleet erittäin antoisia ajattelun selkeyttämisen ja teknisen osaamisen karttumisen kannalta ja aiomme käyttää niitä jatkossakin, kehuu puolestaan kehityspäällikkö Petri Öhrmark.

Workshopit ovatkin Öhrmarkin mukaan sekä yhteisiä oppimistilanteita että yhteishengen luomisen foorumeita samanaikaisesti.

IMS:n parhaista puolista Öhrmark nostaa esiin piirtotyökalun käyttäjäystävällisyyden. ”Piirtäminen ja prosesseilla käytetyn merkintätavan omaksuminen on tehty helpoksi”, toteaa Öhrmark. Samoin Varhimo antaa tunnustusta IMS:n helppokäyttöisyydestä. Öhrmark kiteyttää seuraavasti:

IMS on antanut hahmon Trafin toiminnalle ja konkretisoinut organisaatiossa tapahtuvat asiat ja niiden dokumentaation sekä tavoitteet.